Потеря трудовой книжки — это всегда стрессовая ситуация, особенно если документ был утрачен по вине работодателя. К сожалению, случаи, когда сотрудник отдела кадров теряет трудовую книжку, не так уж редки. Переезд офиса, пожар, затопление или обычная человеческая невнимательность могут привести к утрате этого важнейшего документа, подтверждающего стаж. В данной статье мы подробно разберем, как действовать в подобной ситуации, кто несет ответственность и как правильно оформить дубликат.
Кто виноват и кто должен восстанавливать?
Согласно законодательству, работодатель обязан вести трудовые книжки сотрудников и нести ответственность за их сохранность. Если книжка была утеряна в период, когда сотрудник работал в компании, ответственность полностью лежит на работодателе.
Однако на практике ситуация выглядит сложнее. Как ни парадоксально, в нормативных актах (в частности, в п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек) сказано, что работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж. Прямого указания на то, что кадровик должен сам бегать по архивам, часто не хватает, из-за чего бремя сбора справок нередко падает на плечи самого работника. Тем не менее, законные механизмы защиты прав сотрудника существуют.
Пошаговая инструкция для работника
Если при увольнении или в процессе работы выяснилось, что трудовая книжка утеряна отделом кадров, ваши действия должны быть следующими:
- Напишите заявление. Составьте письменное заявление на имя руководителя организации с просьбой выдать дубликат трудовой книжки в связи с ее утратой по вине работодателя.
- Собирайте доказательства. К сожалению, оформить дубликат можно только при наличии подтверждающих документов. Заверенные копии приказов, выписки из архивов, справки с предыдущих мест работы — все это понадобится для внесения записей в дубликат.
- Требуйте содействия. Работодатель обязан помочь вам. С вашего письменного согласия отдел кадров должен разослать запросы всем вашим прежним работодателям для подтверждения стажа.
- Контролируйте сроки. Дубликат должен быть оформлен не позднее 15 дней со дня подачи заявления.
Обязанности работодателя при утере документа
Если вина полностью на работодателе, он должен предпринять следующие шаги:
- Оформить дубликат. Важно понимать: оформить можно только дубликат и только при наличии подтверждающих документов. Заводить новую «чистую» трудовую книжку и делать в ней первую запись о приеме на текущую работу — незаконно. Этот популярный ранее вариант сейчас невозможен.
- Разослать запросы. С письменного согласия сотрудника работодатель должен отправить запросы прежним работодателям для восстановления хронологии стажа.
- Взять расходы на себя. Работодатель обязан взять на себя все расходы, связанные со сбором документов (отправка заказных писем, заверение справок и т.д.).
- Компенсировать ущерб. Если из-за утери книжки сотрудник не смог своевременно устроиться на новую работу или оформить пенсию, он имеет право потребовать через суд возмещения материального ущерба и компенсации морального вреда.
Что делать, если прежний работодатель ликвидирован?
Одна из самых частых проблем при восстановлении стажа — ликвидация компаний, где ранее трудился сотрудник. В этом случае запросы отправлять некому.
В такой ситуации необходимо:
- Обратиться в архив, куда ликвидированная организация обязана была сдать свои документы.
- Если архив не сохранился или компания не сдала документы, подтвердить стаж можно через суд с помощью свидетельских показаний (не менее двух свидетелей, работавших вместе с вами), а также косвенных документов (например, выписок с зарплатного счета).
А если книжку потерял сам сотрудник?
Для сравнения: если трудовая книжка утеряна в период, когда сотрудник не работал (после увольнения), ситуация меняется. В этом случае он должен обратиться за ее дубликатом к работодателю по последнему месту работы. Именно последний работодатель обязан оформить дубликат, но собирать справки со всех предыдущих мест работы сотруднику придется самостоятельно.
Особенности электронных трудовых книжек (ЭТК)
Начиная с 2020 года в России внедрена система электронных трудовых книжек. Данные о стаже с этого момента хранятся в Социальном фонде России (СФР). Если утеряна бумажная книжка, но записи в ней относятся к периоду после 2020 года, восстановить их гораздо проще — достаточно выгрузки из СФР или портала Госуслуг. Однако записи о стаже до 2020 года придется восстанавливать классическим способом — через запросы и архивы.
Резюме
Утрата трудовой книжки сотрудником отдела кадров — это проблема работодателя, но без участия самого работника обойтись сложно. Главное правило: не пускайте ситуацию на самотек. Требуйте от кадровиков направления запросов, содействуйте им в предоставлении контактов прежних работодателей и помните, что выдача дубликата — это не жест доброй воли, а прямая обязанность компании, допустившей утрату вашего документа.