Потеря трудовой книжки – частая ситуация, с которой сталкиваются как работники, так и работодатели. В статье подробно рассматривается процедура получения дубликата, необходимые документы, сроки и ответственные лица.

Когда требуется дубликат трудовой книжки?

Дубликат оформляется в следующих случаях:

• Утеря оригинального документа;
• Порча, обгорание, испачканность страниц;
• Массовая утрата (например, при ликвидации организации);
• Внесение записи об увольнении или переводе, признанной недействительной;

Кто выдает дубликат?

По пунктам 31‑33 Правил, утвержденным Постановлением Правительства от №225, дубликат выдается:

1. Работодателем, в котором сотрудник был последним;
2. Новым работодателем, если прежняя организация ликвидирована;
3. Возместившееся лицо (например, в случае смены работодателя).

Как оформить дубликат?

Подача заявления

Работник, утративший трудовую книжку, обязан написать письменное заявление в отдел кадров или в бухгалтерию. В заявлении указываются:

• ФИО работника;
• Номер и серия оригинальной трудовой книжки (если известны);
• Дата и место потери;
• Сведения о предыдущих местах работы (при необходимости).

Заявление подается в течение 15 календарных дней с момента обнаружения потери.

Сбор подтверждающих документов

Для оформления дубликата требуется предоставить копии (или выписки) следующих документов:

• Копия паспорта;
• Трудовая книжка (если есть копия);
• Справка о работе в последней организации (форма 2‑НДФЛ или справка о доходах);
• Трудовой договор или приказ о приёме на работу;
• Документы, подтверждающие даты работы (трудовая книжка старой организации, приказы о переводе и т.д.).

Выдача дубликата

Работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 рабочих дней со дня подачи полного пакета документов. При этом в дубликате указываются все сведения, содержащиеся в оригинале, а также отметка о том, что документ выдан в связи с утерей.

Сроки и ответственность

Согласно Приказу Минтруда РФ от №320н, основаниями для выдачи дубликата являются:

1. Утеря трудовой книжки сотрудником;
2. Порча, обгорание, испачканность документа;
3. Массовая утрата;
4. Внесение записи об увольнении, признанной недействительной.

Работодатель, не выполнивший обязательство по выдаче дубликата в установленный срок, подлежит административному наказанию в соответствии с ТК РФ.

Пример заполнения дубликата

Ниже приведен образец заполнения дубликата трудовой книжки (2026 год):

Дубликат трудовой книжки

№ ___________ от «__» __________ 20__
ФИО: _______________________________
Дата рождения: «__» __________ 19__
Место рождения: ______________________
Паспорт: серия ___ № __________, выдан «__» __________ 20__ в ОУФМС России по __________
Последнее место работы: _______________________________
Дата увольнения: «__» __________ 20__
Причина выдачи дубликата: утеря оригинального документа
Подпись работника: ______________________ Дата: «__» __________ 20__
Подпись руководителя: ___________________ Дата: «__» __________ 20__

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли оформить дубликат без акта комиссии? – Да, согласно пункту 7 Правил, акт специальной комиссии не требуется, если утеря документа подтверждена.
• Кто платит за бланк дубликата? – Работник самостоятельно оплачивает стоимость бланка, если иное не предусмотрено коллективным договором.
• Можно ли получить дубликат в другом отделении? – Да, при наличии письменного запроса и подтверждающих документов.
• Что делать, если работодатель отказывается выдавать дубликат? – Обратиться в отдел трудовой инспекции или в суд с требованием о выплате компенсации и выдаче документа.

Юридические ссылки

Для более детального ознакомления с нормативными актами рекомендуем обратиться к следующим источникам:

• Постановление Правительства РФ от №225 «Об утверждении Правил оформления и содержания Трудовой книжки»;
• Приказ Минтруда РФ от №320н «Об утверждении Положения о порядке выдачи дубликата трудовой книжки»;
• Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь (раздел «Трудовая книжка»);
• КонсультантПлюс – раздел «Восстановление и оформление дубликата трудовой книжки».

Получение дубликата трудовой книжки – процедура, регулируемая строгими нормами ТК РФ и специальными правилами Минтруда. При своевременном подаче заявления и предоставлении подтверждающих документов работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 рабочих дней. Соблюдение этих сроков защищает права работника и позволяет избежать юридических конфликтов.

Если у вас возникнут сложности в процессе оформления дубликата, рекомендуется обратиться к квалифицированному юристу или в отдел кадров вашей организации.

Дата публикации: