Потеря трудовой книжки – ситуация, с которой сталкиваются многие соискатели. Важно знать, какие действия следует предпринять как сотруднику, так и новому работодателю, чтобы оформить трудовые отношения без задержек и в соответствии с законодательством РФ.

Что говорит законодательство

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65) требует при приёме на работу предъявления документа, подтверждающего трудовую деятельность (трудовая книжка или её дубликат);
• Приказ Минтруда России от № 320н утвердил новую форму трудовой книжки и порядок её заполнения, хранения и выдачи дубликатов.
• Если у работника отсутствует трудовая книжка по причине её утери, новый работодатель обязан оформить и выдать новую трудовую книжку на основании письменного заявления сотрудника (см. разъяснения Пенсионного фонда, КонсультантПлюс и других официальных источников).
• Срок выдачи дубликата (или новой книжки) – не позднее 15 рабочих дней со дня получения заявления от работника.

Действия сотрудника при утере трудовой книжки

1. Составить письменное заявление о утрате трудовой книжки. В заявлении указать:
   • ФИО, дату рождения, паспортные данные;
   • причину отсутствия документа (утеря, порча и т.д.);
   • просьбу оформить новую трудовую книжку (или дубликат) для трудоустройства.
2. Предоставить подтверждающие документы (по возможности):
   • копии трудовых договоров с предыдущими местами работы;
   • справки о стаже и должности (можно запросить у бывших работодателей);
   • выписки из Пенсионного фонда о страховом стаже;
   • иные документы, подтверждающие трудовую деятельность (например, приказы о приёме/увольнении, трудовые книжки в электронном виде, если они ведутся).
3. Подать заявление новому работодателю в день собеседования или сразу после получения предложения о работе.
4. Сохранить копию заявления и все приложения для собственного контроля.

Обязанности нового работодателя

• При получении заявления о утрате трудовой книжки принять его к рассмотрению и выдать сотруднику расписку о получении.
• В течение 15 рабочих дней оформить и выдать новую трудовую книжку (не дубликат старой, если оригинал утерян irreversibly).
• Заполнить первую страницу новой книжки данными сотрудника (ФИО, дата рождения, профессия, специальность, образование).
• Внести записи о предыдущей трудовой деятельности на основании предоставленных сотрудником документов (копий договоров, справок, выписок из ПФР и т.п.). Если таких документов нет, запись делается с пометкой «сведения предоставлены работником на основании его заявления».
• Поставить подпись уполномоченного лица и печать организации.
• Если организация ведёт электронную трудовую книжку (ЕТК), то после выдачи бумажного варианта необходимо также внести сведения в ЕТК через личный кабинет на портале «Работа в России» или через систему СФР.

Дубликат vs новая трудовая книжка

Согласно Приказу № 320н:

• Дубликат выдаётся, если оригинальная книжка повреждена, но её данные можно восстановить (например, при частичной утрате страниц).
• Новая трудовая книжка оформляется, когда оригинал полностью утерян или пришед в негодность и восстановление невозможно. В этом случае первая страница заполняется заново, а последующие страницы заполняются сведениями о трудовой деятельности, предоставленными работником.

В случае утери трудовой книжки при приёме на работу новому сотруднику обычно выдают новую трудовую книжку, а не дубликат, поскольку оригинал отсутствует полностью.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Получить от сотрудника письменное заявление об утрате трудовой книжки.
2. Проверить комплект приложенных документов (копии договоров, справки, выписки).
3. Составить акт о приёме на работу, указав, что трудовая книжка отсутствует и будет оформлена новая.
4. Оформить новую трудовую книжку:
   • Заполнить ьный лист.
   • Внести сведения о предыдущих местах работы (по документам сотрудника).
   • Поставить дату выдачи и подпись ответственного лица.
5. Выдать готовую книжку сотруднику под расписку.
6. Внести соответствующие сведения в электронную трудовую книжку (если ведётся).
7. Архивировать копию заявления и всех приложений в личном деле сотрудника.

Что делать, если предыдущий работодатель отказывает в помощи

Согласно разъяснениям Пенсионного фонда и судебной практики, бывший работодатель обязан способствовать сотруднику в получении документов, подтверждающих его трудовой стаж (справки, выписки, копии договоров). Если он отказывает:

• Написать претензию с требованием предоставить необходимые документы в течение 10 рабочих дней.
• При отсутствии ответа – обратиться в трудовую инспекцию или суд с иском о возмещении ущерба и compelled предоставлении справок.
• Одновременно можно запросить выписку из ПФР о страховом стаже – она принимается как подтверждение трудовой деятельности.

Особенности электронной трудовой книжки (ЕТК)

С 2021 года ведение ЕТК является обязательным для большинства работодателей. При утере бумажной книжки:

• Сотрудник предоставляет заявление и подтверждающие документы.
• Работодатель вносит сведения о предыдущей работе в ЕТК на основании этих документов.
• Бумажная трудовая книжка выдаётся как дубликат/новый документ только для случаев, когда требуется бумажный вариант (например, для подачи в ПФР при назначении пенсии).

Примерный текст заявления сотрудника

Заявление
Я, Иванов Иван Иванович, паспорт № 1234 567890, выдан ОВД г; Москвы , проживающий по адресу: г. Москва, ул. Примерная, д. 10, кв. 5,
прошу оформить новую трудовую книжку в связи с утратой предыдущей трудовой книжки (утеряна при переезде ).
Прилагаю копии трудовых договоров с ООО «Альфа» ( – ) и ИП «Бета» ( – ), справку о стаже из Пенсионного фонда РФ и выписку из электронной трудовой книжки.
Подпись: _____________ /Иванов И.И./

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли принять на работу без трудовой книжки?

Да, если сотрудник предоставил письменное заявление об утрате и подтверждающие документы. Работодатель обязан оформить новую книжку в течение 15 рабочих дней.

Нужно ли платить штраф за отсутствие трудовой книжки при приёме?

Штраф не предусмотрен, если работодатель своевременно оформил новую книжку и соблюл процедуру. За задержку выдачи может быть применён административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

Что делать, если у сотрудника нет никаких документов о предыдущей работе?

В этом случае в новой трудовой книжке делается запись о том, что сведения о стаже предоставлены работником на основании его заявления, с пометкой «подтверждающие документы отсутствуют». При необходимости можно запросить выписку из ПФР о страховом стаже.

Срок хранения копий заявления и приложений?

Документы хранятся в личном деле сотрудника не менее 50 лет после окончания трудовой деятельности (в соответствии с Федеральным законом «О трудовых книжках»).

Утеря трудовой книжки – не повод отказывать кандидату в приёме на работу. Чёткое соблюдение процедуры: получение письменного заявления, проверка предоставленных документов, оформление новой трудовой книжки в установленный срок и внесение сведений в электронную трудовую книжку – гарантирует соблюдение прав как сотрудника, так и работодателя и исключает риски административных штрафов и трудовых споров.

Помните: главное – действовать прозрачно, фиксировать все этапы письменно и руководствоваться актуальными нормативными актами (ТК РФ, Приказ Минтруда № 320н, разъяснения ПФР и судебной практики).