Потерят ли вы трудовую книжку при устройстве на новую работу? В 2025‑2026 годах ситуация с восстановлением утраченного документа стала более понятной благодаря разъяснениям Роструда, МФЦ, Пенсионного фонда и КонсультантПлюс. Ниже – подробный гид, который поможет и работодателю, и самому сотруднику действовать правильно.
Кто обязан оформить дубликат трудовой книжки?
Согласно практике Бухгалтерии.ru и разъяснениям государственных органов, дубликат должен выдавать предыдущий работодатель. Если сотрудник уже уволился и подаёт заявление в новый place of work, последний не обязан оформить дубликат, если в его документах нет упоминания о необходимости восстановления.
- Если у сотрудника есть запись в электронной трудовой, дубликат может не требоваться.
- Если у сотрудника две и более трудовой книжки или их вовсе нет, новый работодатель может оформить новую.
- В случае утери после увольнения последний работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 рабочих дней.
Что требуется от сотрудника при утере?
Перед тем как обращаться к работодателю, необходимо подготовить несколько документов и письменного заявления.
- Письменное заявление о потере (или повреждении) трудовой книжки. В нём указываются:
- ФИО сотрудника;
- Номер и серия (если известны);
- Причина потери (утрата, кража, пожар и т.д.);
- Сведения о последнем месте работы.
- Копия трудовой книжки (если есть хотя бы одна страница с отметками).
- Документы, подтверждающие стаж работы (трудовые договоры, приказы, выписки из Электронной трудовой).
- Если требуется документ о стаже для Пенсионного фонда – копия Справки о заработке или Трудовая инспекция‑выдача.
Как восстановить трудовую книжку через госуслуги и МФЦ?
С 2025 года процесс восстановления упрощён:
- Заполнить заявление на портале Госуслуги (раздел «Восстановление трудовой книжки»).
- Предоставить сканы всех подтверждающих документов.
- Оплатить государственную пошлину (примерно 350 ₽).
- Получить подтверждение и направить его в последний работодатель или в МФЦ для выдачи дубликата.
В МФЦ можно также подать оригиналы документов и получить готовый дубликат в течение 1‑2 дней.
Как оформить дубликат в новом месте работы?
Если новый работодатель соглашается оформить дубликат, следует выполнить следующие шаги:
- Сотрудник предоставляет заявление и все подтверждающие документы.
- Работодатель проверяет данные в Электронной трудовой (если она ведётся).
- На основании полученной информации кадровик вносит записи в новый бланк.
- На ьном листе ставится штамп «Дубликат» и указывается номер оригинального документа.
- Документ подписывается обеими сторонами и вносится в персональный кабинет сотрудника.
Что делать, если утеряна несколько трудовой книжки?
В случае, когда у сотрудника есть две и более книжки или вовсе их нет, следует:
- Собрать все имеющиеся записи о работе из разных источников.
- Подать в Пенсионный фонд запрос на подтверждение стажа.
- Оформить новую трудовую книжку в новом месте работы, указав в ней все найденные сведения.
- После получения дубликата старой книжки (если она найдена) оформить её как архивный документ и передать в кадровый отдел.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Нужно ли оформлять новую книжку, если утеряна после увольнения?
Ответ: Да, если у сотрудника нет записей в электронной трудовой, новый работодатель может оформить дубликат, но только после получения заявления от предыдущего работодателя. - Вопрос: Сколько времени занимает выдача дубликата?
Ответ: По закону – не более 15 рабочих дней с момента подачи полного пакета документов. - Вопрос: Можно ли восстановить книжку без обращения в Пенсионный фонд?
Ответ: Только если у сотрудника есть полные сведения о всех местах работы, подтверждённые приказами и выписками. - Вопрос: Что делать, если утеряна книжка, а электронная трудовая не ведётся?
Ответ: В этом случае необходимо собрать бумажные подтверждения (трудовые договоры, приказы) и подать их в последний работодатель для оформления дубликата.
Практический пример
Ситуация: Иван Иванов уволился с компании «А» в марте 2025 года. При устройстве в компанию «Б» он обнаружил, что трудовая книжка утеряна.
Действия Ивана:
- Подготовил письменное заявление о потере.
- Собрал копии трудового договора, приказов о повышении и выписок из Электронной трудовой компании «А».
- Подал заявление в последний работодатель (компания «А») через МФЦ.
- Через 10 рабочих дней получил дубликат с отметкой «Дубликат № 1».
- Передал дубликат в отдел кадров компании «Б», где его ввели в учёт и оформили новую запись о работе.
Таким образом, Иван успешно восстановил свой стаж и получил возможность оформить все необходимые выплаты.
Потеря трудовой книжки – не приговор. Главное помнить:
- Дубликат оформляется последним работодателем или через Госуслуги/МФЦ.
- Необходимо подготовить заявление и подтверждающие документы.
- Новый работодатель может оформить новую книжку, но только после получения всех нужных данных.
- Электронная трудовая упрощает процесс, однако при её отсутствии требуется собрать всю информацию вручную.
Соблюдая эти рекомендации, и сотрудник, и работодатель смогут быстро решить вопрос с восстановлением утраченной трудовой книжки и избежать задержек в выплатах и оформлении новых трудовых отношений.