Краткий ответ: Да, бухгалтер может подписывать и вносить записи в трудовую книжку, но только в том случае, если ему официально возложена ответственность за ведение трудовых книжек (приказом руководителя организации)․ В остальных ситуациях подпись допускается только у уполномоченных лиц – руководителя, специалиста по кадрам, секретаря или иного лица, которому предоставлено соответствующее право․
Правовая основа
Трудовая книжка регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и Приказом Минтруда России от № 228н «Об утверждении Положения о порядке ведения, хранения и учета трудовых книжек»․ Основные положения, которые определяют право подписи:
- Пункт 2․2 Приказа Минтруда № 228н – подпись на ьном листе ставит руководитель организации (или лицо, уполномоченное им)․
- Пункт 35 Правил ведения трудовых книжек – допускает назначение ответственного лица (секретаря, главного бухгалтера, специалиста по кадрам) приказом работодателя․
- Трудовой кодекс (ст․ 71) указывает, что запись в трудовую книжку должна делаться уполномоченными лицами, а подпись подтверждает законность внесения записи․
Кто имеет право подписывать трудовую книжку?
Согласно нормативным документам, подпись в трудовой книжке может ставить:
- Руководитель организации (директор, генеральный директор)․
- Специалист отдела кадров (кадровик)․
- Секретарь организации, если ему предоставлено соответствующее полномочие․
- Главный бухгалтер – но только после официального назначения (приказом) на выполнение функций по ведению, хранению и учёту трудовых книжек․
Как оформить полномочия бухгалтера?
Для того чтобы бухгалтер мог подписывать трудовую книжку, необходимо:
- Подготовить приказ работодателя о возложении обязанностей по ведению трудовых книжек на главного бухгалтера․
- Указать в приказе:
- ФИО и должность (главный бухгалтер)․
- Перечень полномочий: ведение, хранение, учет, внесение записей, подпись ьного листа․
- Дата вступления приказа в силу․
- Обеспечить наличие печати организации (если она используется) и подписи руководителя рядом с подписью бухгалтера․
Подпись на ьном листе трудовой книжки
ьный лист (первая страница) заполняется один раз – при приёме на работу․ В ней указываются:
- Наименование организации․
- ЕГРЮЛ/ОГРН․
- Дата выдачи первой записи;
- Подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации․
Если в организации нет отдельного кадровика, ьный лист может подписать главный бухгалтер, но только после получения соответствующего приказа․
Внесение записей в трудовую книжку
Записи (приём, перевод, увольнение, изменение условий труда) вносятся в соответствии с ТК РФ․ При этом:
- Запись вносит уполномоченное лицо (бухгалтер, кадровик, секретарь)․
- Подпись сопровождается расшифровкой должности (например, «Главный бухгалтер»)․
- Если в организации есть печать кадровой службы, её ставят после подписи․
Заверение копий трудовой книжки
Копию трудовой книжки может заверять:
- Руководитель организации․
- Главный бухгалтер (при наличии приказа)․
- Специалист отдела кадров․
- Секретарь (при наличии соответствующего полномочия)․
Образец заверения копии (2026 г․):
Верно Главный бухгалтер ______________________ (Иванов И․И․)
Практические рекомендации для работодателей
- Определите ответственного за трудовые книжки в штатном расписании․ Если кадровика нет – назначьте главного бухгалтера․
- Сформируйте приказ о возложении обязанностей и разместите его в кадровом деле․
- Обеспечьте наличие печати организации (если она используется) и регламентируйте порядок её использования․
- Обучите уполномоченное лицо (бухгалтера) правилам заполнения трудовых книжек, чтобы избежать ошибок․
- Регулярно проверяйте соответствие записей фактическим данным о трудовых отношениях․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Может ли бухгалтер подписать трудовую книжку без приказа?
Нет․ Без официального приказа о возложении ответственности подпись будет считаться недействительной․
Вопрос: Кто подписывает трудовую книжку при увольнении?
Запись об увольнении вносит уполномоченное лицо (бухгалтер, кадровик, секретарь), а подпись ставит руководитель или лицо, которому он делегировал эту функцию․
Вопрос: Нужно ли ставить печать организации на каждую запись?
Печать ставится только в том случае, если в организации есть печать кадровой службы․ Если печати нет, достаточно подписи уполномоченного лица․
Вопрос: Можно ли использовать электронную трудовую книжку?
Электронные трудовые книжки (ЭТК) вводятся постепенно․ Вопрос подписи в таком случае решается через электронную подпись, но полномочия остаются теми же – их назначает приказ․
Бухгалтер может подписывать и вносить записи в трудовую книжку, но только после официального назначения на эту функцию приказом работодателя․ В отсутствие такого приказа подпись считается недействительной, а ответственность за правильность ведения трудовых книжек ложится на руководителя или специалиста по кадрам․ Поэтому каждый работодатель должен четко регламентировать, кто именно уполномочен вести трудовые книжки, и оформить это в виде приказа, чтобы избежать юридических рисков․
Дата публикации: