С 1 января 2021 года в Российской Федерации начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако законодательство оставило возможность для многих работников сохранять бумажный вариант. В данной статье мы подробно рассмотрим, кто обязан вести бумажную трудовую книжку, кто может выбрать формат, какие плюсы и минусы у каждого варианта, а также дадим практические рекомендации по ведению документа в 2026 году.

Нормативная база и ключевые даты

• – с этой даты при приёме на работу впервые оформляются только электронные трудовые книжки.
• Работники с трудовым стажем до – имеют право выбрать: полностью перейти на ЭТК либо продолжать вести бумажную книжку параллельно.
• Письмо ПФР С-4583-08/7697 – подтверждает, что до подачи заявления о переходе на электронный формат кадровый специалист обязан вносить записи в бумажный вариант.
• – при приёме на работу бумажная трудовая книжка принимается только если в предъявляемом документе есть закрывающая запись (т.е. работник решил сохранить бумажный вариант).

Таким образом, законодательство не запрещает вести бумажную трудовую книжку, но чётко delimитирует случаи, когда это обязательно или необязательно.

Кто обязан вести бумажную трудовую книжку?

Согласно действующим нормам, бумажную трудовую книжку обязательно вести:

1. Работники, у которых трудовая книжка была открыта до и они не подали заявление о переходе на электронный формат.
2. Лица, у которых в бумажной книжке есть закрывающая запись (например, запись об увольнении) и они продолжают работать у того же работодателя.
3. Сотрудники, получившие бумажную трудовую книжку от предыдущего работодателя и не перешедшие на ЭТК по своей инициативе.

Во всех остальных случаях ведение бумажного варианта является правом, а не обязанностью.

Преимущества и недостатки бумажной трудовой книжки

Преимущества

• Юридическая значимость – бумажный документ всё ещё признаётся судом и государственными органами как первичный источник сведений о трудовой деятельности.
• Независимость от технических сбоев – нет риска потери данных из‑за сбоя в информационной системе или кибератаки.
• Удобство для старшего поколения – многие работники привыкли к бумажному формату и чувствуют себя увереннее, имея физический документ.
• Возможность ручного заверения – печать и подпись кадрового специалиста могут быть необходимы для некоторых государственных процедур (например, получение льгот, пенсионных выплат).

Недостатки

• Трудоёмкость ведения – требуется ручное заполнение, проверка и хранение бланков.
• Риск повреждения или утери – бумага может испортиться, потеряться, быть украдена.
• Ограниченный доступ – работник не может мгновенно предоставить выписку из трудовой книжки удалённому работодателю или в госорган без физической передачи документа.
• Дублирование работы – при ведении одновременно бумажной и электронной книжки увеличивается нагрузка на кадровую службу.

Как правильно вести бумажную трудовую книжку в 2026 году

Если вы решили оставить бумажный вариант, соблюдайте следующие правила:

1. Используйте официальный бланк – бланк трудовой книжки и вкладыша хранятся в организации как бланки строгой отчетности (п. 41 Порядка ведения трудовых книжек).
2. Заполняйте только на государственном языке РФ – записи делаются на русском языке; допускается дублирование на языке субъекта РФ, но основной текст должен быть на русском.
3. Следуйте стандартному алгоритму – в графе 1 указывается номер записи, в графе 2 – дата внесения записи, в графе 3 – сведения о приёме, переводе, увольнении и т.д., в графе 4 – подпись уполномоченного лица и печать организации.
4. Не делайте пометок о дистанционной работе – если работа выполняется удалённо, в трудовой книжке это не отражается (запись делается по стандартному алгоритму без указания режима работы).
5. При переходе на электронный формат – сотрудник подаёт заявление работодателю; в день подачи заявления работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку с заверенными записями. После этого в бумажном варианте делается запись об окончании ведения (номер записи, дата выдачи).

Пример записи о приёме на работу:

– принят на работу в ООО «Пример» на должность инженера‑программиста.

Подпись: _____________________ Печать организации


Практические рекомендации для работников и работодателей
Для работников

Определите, нужен ли вам бумажный вариант: если вы планируете получать государственные услуги, требующие предъявления трудовой книжки (например, оформление пенсии, льгот), оставьте бумажный экземпляр.
Если вы впервые устроились на работу после , бумажная книжка не оформляется – храните только электронную выписку из СФР.
При желании перейти на ЭТК подайте заявление работодателю и получите заверенную бумажную книжку на день подачи заявления.

Для работодателей

Ведите реестр сотрудников, выбравших бумажный формат, чтобы своевременно вносить записи и избегать штрафов за несвоевременное ведение трудовой книжки.
Обеспечьте хранение бланков трудовой книжки в условиях, исключающих повреждение (сухое, темное место, доступ ограничен уполномоченным лицам).
При приёме на работу проверяйте наличие закрывающей записи в предъявляемой бумажной трудовой книжке; если её нет – оформляйте только электронную трудовую книжку.
Обучайте кадровых специалистов правилам заполнения бумажных книжек, чтобы избежать ошибок, которые могут привести к спорам при проверках.


Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?
Да, работник, оформивший трудовую книжку до , имеет право вести оба формата параллельно. Однако это увеличивает нагрузку на кадровую службу и требует тщательной синхронизации записей.
Что делать, если я потерял бумажную трудовую книжку?
Необходимо обратиться к последнему работодателю, который вносил записи, и запросить выдачу дубликата с заверенными записями. Если работодатель больше не существует, восстановить записи можно через СФР, предоставив справки о периодах работы.
Нужно ли нотариально заверять записи в бумажной трудовой книжке?
Нет, достаточно подписи уполномоченного лица организации и печати организации. Нотариальное заверение требуется только в особых случаях, предусмотренных законодательством (например, при оформлении документов для зарубежных органов).
Можно ли сделать запись о дистанционной работе в трудовой книжке?
Согласно действующим правилам, в трудовой книжке не указывается режим работы (дистанционный, гибридный и т.д.). Запись делается по стандартному алгоритму без дополнительных пометок.


Выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой в 2026 году зависит от нескольких факторов: даты начала трудовой деятельности, личных предпочтений, планов получения государственных услуг и готовности работодателя к ведению двух форматов одновременно. Для большинства работников, впервые устроившихся на работу после , электронный формат является обязательным и наиболее удобным. Тем же, у кого трудовая книжка открыта до этой даты, предоставлено право сохранить бумажный вариант как дополнительный гарант надёжности и юридической значимости.
Помните, что главное – своевременно вносить актуальные сведения, соблюдать требования к языку и оформлению записей, а также хранить документ в условиях, исключающих его повреждение. Тогда независимо от выбранного формата ваша трудовая книжка будет надёжно отражать ваш профессиональный путь.