Трудовая книжка — это главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный вариант продолжает играть важную роль в трудовых отношениях. Вокруг этого документа существует множество мифов, а незнание законов часто приводит к конфликтам между работником и работодателем. В этой статье мы подробно разберем, какие права и обязанности имеют обе стороны в отношении трудовой книжки.

Общие положения: что говорит закон?

Согласно Трудовому кодексу РФ (ТК РФ) и Постановлению Правительства РФ № 225, трудовая книжка является основным документом, подтверждающим стаж и трудовую деятельность; Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, если это основное место работы.

Права и обязанности работника

Работник, это владелец трудовой книжки, однако на время работы этот документ находится на ответственном хранении у работодателя. Разберем, на что имеет право сотрудник и что он обязан делать.

Права работника:

• Право на внесение записей. Работник имеет право на то, чтобы все его достижения, переводы, повышения и увольнения были корректно и своевременно зафиксированы в документе.
• Право на получение дубликата. В случае утери, порчи трудовой книжки (по любой причине) работник имеет право обратиться к работодателю с заявлением о выдаче дубликата.
• Право на получение книжки при увольнении. В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку.
• Право на получение выписок и копий. По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней выдать копию трудовой книжки или выписку из нее, заверенную надлежащим образом (эта услуга предоставляется бесплатно).
• Право на выбор формата. С 2020 года работники получили право выбрать: вести только электронную трудовую книжку (ЭТК) или сохранить бумажную.

Обязанности работника:

1. Предоставление документа при трудоустройстве. При заключении трудового договора работник обязан предъявить трудовую книжку (если он не устраивается на работу впервые или не является совместителем).
2. Информирование о выборе формата. При поступлении на новую работу сотрудник должен предоставить сведения о выборе формы ведения трудовой книжки (СТД-Р или бумажный вариант).
3. Ответственность за сохранность в период до устройства на работу. Пока работник не трудоустроен, ответственность за сохранность бумажной трудовой книжки лежит исключительно на нем.
4. Возврат документа при увольнении. Работник обязан забрать свою трудовую книжку в день увольнения, расписавшись в книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

Права и обязанности работодателя

Работодатель несет огромную ответственность за трудовые книжки своих сотрудников. За нарушения в этой сфере предусмотрены серьезные штрафы.

Обязанности работодателя:

• Прием и хранение. Работодатель обязан принять трудовую книжку от работника и обеспечить ее безопасное хранение в сейфе или несгораемом шкафу.
• Ведение записей. Все записи должны вноситься аккуратно, без помарок, в строгом соответствии с инструкцией и приказами о приеме, переводе или увольнении. Записи должны быть пронумерованы и заверены подписью работодателя и печатью (при наличии).
• Ознакомление работника. Работодатель обязан под роспись знакомить работника со всеми вносимыми в трудовую книжку записями (в разделе «Сведения о работе» и в личной карточке).
• Выдача при увольнении. Это ключевая обязанность. В день увольнения работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку на руки. Если выдать невозможно (работник отсутствует или отказывается забирать), работодатель обязан направить уведомление о необходимости явиться за книжкой или дать согласие на отправку ее почтой.
• Возмещение ущерба. Если работодатель задержит выдачу трудовой книжки при увольнении, он обязан возместить работнику неполученный заработок за все время задержки (день увольнения в этом случае переносится на день выдачи документа).

Права работодателя:

1. Право на удержание бланка. Если работник впервые устраивается на работу, работодатель имеет право удержать из заработной платы работника стоимость выданного бланка трудовой книжки (исключение — массовая утрата книжек по вине работодателя).
2. Право не выдавать книжку без росписи. Работодатель имеет право не выдавать трудовую книжку до тех пор, пока работник не ознакомится под роспись с внесенными записями.
3. Право на отправку почтой. Работодатель имеет право переслать трудовую книжку по почте, но только после получения письменного согласия работника на это действие;

Особенности электронных трудовых книжек (ЭТК)

С введением ЭТК права и обязанности сторон немного трансформировались:

• Работодатель обязан ежемесячно до 15-го числа сдавать отчет по форме ЕФС-1 в Социальный фонд России (СФР), где отражаются все кадровые изменения.
• Работник имеет право в любой момент запросить у работодателя выписку из электронной трудовой книжки по форме СТД-Р (при увольнении она выдается обязательно).
• Если работник перешел на ЭТК и отказался от бумажной, работодатель не имеет права продолжать вести бумажный вариант.

Ответственность за нарушение прав

Несоблюдение правил ведения, хранения и выдачи трудовых книжек влечет за собой административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц и ИП: штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для юридических лиц: штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Повторное нарушение может повлечь дисквалификацию руководителя на срок от 1 года до 3 лет. Кроме того, если из-за незаконной задержки выдачи трудовой книжки работник не смог устроиться на новую работу, работодатель обязан будет выплатить ему средний заработок за весь период вынужденного прогула, а также компенсировать моральный вред, если таковой будет доказан в суде;

Трудовая книжка — это не просто формальность, а важнейший документ, защищающий интересы как работника, так и работодателя. Знание своих прав и обязанностей позволяет сотрудникам вовремя получать необходимые документы для пенсии и кредитов, а работодателям — избегать серьезных штрафов и судебных разбирательств. Главное правило: все действия с трудовой книжкой должны быть прозрачными, своевременными и строго регламентированными законодательством.