Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую историю сотрудника. Иногда работнику требуется лишь копия этого документа (например‚ для подачи заявления в банк‚ на загранпаспорт‚ в суд и т.п.). В статье рассмотрим‚ какие права есть у работника‚ какие обязанности возлагаются на работодателя‚ как правильно оформить заявление и как заверить копию.

Правовая база

Основные нормативные акты‚ регулирующие выдачу копий трудовой книжки:

1. Трудовой кодекс РФ‚ статья 62 – «Выдача документов‚ связанных с работой‚ и их копий». В ней закреплено право работника на получение копии трудовой книжки по письменному заявлению.
2. Приказ Минтруда России № 320н (в ред. от 2022‑12‑15) – определяет порядок оформления‚ выдачи и заверения копий трудовых книжек.
3. ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (и его актуальная редакция) – регламентирует форму и порядок заверения копий официальных документов.
4. Федеральный закон «Об электронной трудовой книжке» (от № 311‑ФЗ) – устанавливает правила работы с электронными версиями и их копиями.

Права работника

• Получить копию любой заполненной страницы трудовой книжки.
• Требовать заверенную копию (если это необходимо для представления в государственные органы‚ банки‚ суд).
• Подать письменное заявление в любой удобной форме – от руки‚ в электронном виде или через портал Госуслуг.
• Получить копию не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 62 ТК РФ).

Обязанности работодателя

Согласно статье 62 ТК РФ и приказу № 320н‚ работодатель обязан:

• Принять заявление работника и зарегистрировать его в журнале входящих заявлений.
• В течение трёх рабочих дней подготовить копию трудовой книжки.
• Если требуется‚ заверить копию подписью и печатью организации (или электронной подписью‚ если используется электронная трудовая книжка).
• Выдать копию работнику лично либо отправить её заказным письмом (при отсутствии возможности личного получения).
• Сохранить оригинал трудовой книжки в надлежащем виде и обеспечить её конфиденциальность.

Как оформить заявление работника

Заявление может быть составлено в свободной форме‚ однако рекомендуется использовать проверенный образец‚ чтобы избежать недоразумений.

Образец заявления (2025 год)

Заявление
«О выдаче копии трудовой книжки»

Я‚ ФИО полностью‚ паспорт: серия‚ номер‚ кем выдан‚
трудовой договор № _____ от дд.мм.гггг‚
прошу выдать мне копию трудовой книжки (заверенную/незаверенную) в

соответствии со ст. 62 Трудового кодекса РФ.

В заявлении указываются:

• ФИО работника (полностью‚ как в трудовой книжке);
• паспортные данные;
• номер и дату трудового договора (если есть);
• какой тип копии нужен – обычный или заверенный;
• подпись и дату.

Как оформить копию трудовой книжки

Для того чтобы копия была признана действительной‚ необходимо соблюсти следующие требования (по ГОСТ Р 7.0.97‑2016):

1. Копировать все заполненные страницы трудовой книжки‚ включая листы с записью о приёме‚ переводе‚ увольнении.
2. Копия должна быть полноцветной (или чёрно‑белой‚ если оригинал чёрно‑белый)‚ без искажений‚ пятен и разрывов.
3. На обороте каждой копии ставится отметка «Копия»‚ подпись ответственного лица и печать организации.
4. Если копия предоставляется в прошитом виде‚ на обороте указывается «Копия‚ заверенная в прошитом виде» и ставится подпись с указанием даты.
5. Для электронных копий – подпись ЭП (электронная подпись) в соответствии с ФЗ «Об электронной подписи».

Пример заверения (ручной способ)

«Копия трудовой книжки‚ заверенная в соответствии с приказом Минтруда РФ № 320н от .
Подпись руководителя: ___________ /Иванов И.И./
М.П. (печать организации)»

Электронная трудовая книжка и её копия

С 2019 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). При работе с ЭТК:

• Копию можно получить через портал Госуслуг – она автоматически заверяется электронной подписью работодателя.
• Если требуется бумажный вариант‚ работодатель печатает документ и ставит подпись/печать‚ как обычную копию.
• Для официальных целей (банк‚ суд) обычно достаточно электронной заверенной копии‚ но в некоторых случаях (например‚ в зарубежных учреждениях) могут потребовать печатный вариант.

Частые ошибки при заверении копии

Практические рекомендации

Для работника

• Составьте заявление заранее‚ укажите точный тип копии.
• Если копия нужна в срочном порядке‚ уточните у работодателя возможность ускоренного выдачи.
• Сохраняйте копию заявления и подтверждение его получения (подписанный лист в журнале).
• При получении копии проверьте‚ что все страницы присутствуют и копия заверена.

Для работодателя

• Разработайте внутренний регламент (шаблоны заявлений‚ порядок регистрации).
• Назначьте ответственного за выдачу копий (например‚ HR‑менеджера).
• Обеспечьте наличие необходимого оборудования (сканер‚ принтер‚ программное обеспечение для ЭП).
• Ведите журнал выдачи копий‚ фиксируя даты и подписи.
• Периодически проверяйте соответствие процесса требованиям ГОСТ и приказа 320н.

Требование работника о предоставлении копии трудовой книжки – обычная и полностью законодательно регламентированная процедура. Работодатель обязан выдать копию в течение трех рабочих дней‚ а при необходимости – заверить её в соответствии с ГОСТ и приказом Минтруда. Соблюдение всех формальностей (правильное заявление‚ полная копия‚ подпись и печать) гарантирует‚ что документ будет принят в любой государственной или финансовой организации.

Помните: правильное оформление экономит время обеих сторон и исключает риск отказа в приёме документов.