С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Бумажная трудовая книжка (ТК) больше не является обязательным документом для большинства работников. Однако на практике многие соискатели и даже кадровики до сих пор сталкиваются с ситуацией, когда в приеме на работу отказывают именно из-за отсутствия «зеленой папки». Это часто является нарушением трудового законодательства.
Главный принцип: Отказ в приеме на работу только на том основании, что у кандидата нет бумажной трудовой книжки, неправомерен.
—
Что говорит закон? Основные положения ТК РФ
Право работника на выбор
Согласно части 6 статьи 312.2 ТК РФ, при приеме на работу работник вправе:
- Предоставить сведения о трудовой деятельности в форме электронного документа (выписку из ЭТК, СЗВ-ТД или на портале Госуслуг).
- Отказаться от ведения бумажной трудовой книжки.
- Предоставить бумажную трудовую книжку, если она у него есть.
Важно: Закон не обязывает работника предоставлять именно бумажный документ.
Обязанности работодателя
Работодатель обязан:
Принять от работника заявление о переходе на ЭТК (если тот хочет) или заявление об отказе от ведения бумажной ТК.
В случае, если работник предоставляет только электронные сведения, внести в его бумажную трудовую книжку (если она у него есть) две записи подряд:
- Запись о приеме на работу.
- Запись об отказе работника от ведения бумажной трудовой книжки.
Вернуть бумажную трудовую книжку работнику под расписку.
Если бумажная ТК у работника отсутствует (утрачена), а он не хочет переходить на ЭТК, оформить приказ о приеме на работу и в дальнейшем вести его личное дело, но не отказывать в приеме.
—
Типичные ошибки работодателей и кадровиков
| Ошибка работодателя | Почему это неправомерно? | Как должно быть |
| :— | :— | :— |
| Требовать обязательно бумажную ТК | Нарушает право работника на выбор формы учета трудовой деятельности (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ). | Принять любую из трех форм: бумажную ТК, выписку из ЭТК или заявление об отказе от бумажной ТК. |
| Отказывать в приеме из-за отсутствия бумажной ТК | Прямое нарушение закона. Отсутствие бумажного документа не является препятствием для трудоустройства. | Принять работника, оформить приказ и внести необходимые записи в его бумажную ТК (если она есть) или вести ЭТК. |
| Не просить заявление об отказе от бумажной ТК | Без этого документа у работодателя не будет подтверждения, что работник добровольно отказался от бумажного носителя. Это создает риски при проверках. | Обязательно запросить и получить письменное заявление работника об отказе от ведения бумажной трудовой книжки. |
| Не внести запись об отказе в бумажную ТК | Если у работника есть бумажная ТК, а он переходит на ЭТК, закон требует сделать в ней две последовательные записи. Их отсутствие — ошибка. | Внести в бумажную ТК: 1) запись о приеме; 2) запись об отказе от ведения бумажной ТК. |
—
Права работника: что делать, если вам отказали?
Если вам отказали в приеме на работу по мотиву «нет трудовой книжки», ваши действия:
Запросите письменный отказ. Идеально — получить официальный отказ на бланке организации с подписью и печатью.
Обратитесь в Государственную инспекцию труда (ГИТ). Подайте жалобу на незаконный отказ. ГИТ проверит работодателя и выдаст предписание устранить нарушение.
Обратитесь в суд. Можно подать иск о восстановлении нарушенного права (признании отказа незаконным) и компенсации за вынужденный прогул (если уже был выходной день по графику). Суды, как правило, встают на сторону работника в таких спорах (см. практику ГАРАНТ.РУ).
Напомните работодателю: Предоставление сведений о трудовой деятельности в электронной форме (выписка из ЭТК) — это полноценный документ, равнозначный бумажной трудовой книжке.
—
Порядок действий при приеме на работу: пошаговая инструкция
Сценарий А: У работника есть бумажная ТК, и он не против ее ведения
Примите бумажную трудовую книжку.
Внесите в нее стандартную запись о приеме на работу.
Верните книжку работнику под расписку.
Сценарий Б: У работника есть бумажная ТК, и он хочет перейти на ЭТК (самый частый случай «отказа»)
Примите от работника заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки.
В его бумажную трудовую книжку внесите ДВЕ записи подряд:
- Запись о приеме на работу.
- Запись: «Работник [ФИО] <дата> подал заявление о переходе на ведение сведений о трудовой деятельности в форме электронного документа (электронную трудовую книжку)».
Верните бумажную трудовую книжку работнику под расписку.
Начните вести для него электронную трудовую книжку в системе СЗВ-ТД.
Сценарий В: У работника нет бумажной ТК (утрачена), и он не хочет ЭТК (редкий случай)
Примите от работника заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки.
Оформите приказ о приеме на работу.
В дальнейшем храните в его личном деле все документы, подтверждающие трудовую деятельность (приказы, договоры, СЗВ-ТД). Отказывать в приеме нельзя.
Сценарий Г: У работника нет бумажной ТК, но есть выписка из ЭТК (с Госуслуг или из СЗВ-ТД)
Примите выписку из электронной трудовой книжки. Этого документа достаточно для оформления.
Запросите заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки.
Оформите прием на работу. Бумажную ТК вносить нечего.
—
Особые случаи
- Потерянная бумажная ТК: Если работник потерял бумажную книжку, но не хочет переходить на ЭТК, работодатель должен запросить у него заявление об отказе от бумажной ТК и принять на работу. В будущем, если работник захочет восстановить бумажную ТК, он может это сделать через МФЦ, но его трудоустройство уже оформлено легитимно.
- Работник старше 50 лет: Возраст не имеет значения. Правила одинаковы для всех. Отказ по этому мотиву — дискриминация.
- «Я не знаю про ЭТК»: Обязанность работодателя — разъяснить работнику его право на выбор. Дать ему время подумать и предоставить необходимые бланки заявлений.
—
Краткий вывод для соискателя
У вас нет бумажной трудовой книжки? Это нормально. Вы можете представить выписку из электронной трудовой книжки.
Вам отказали из-за этого? Отказ незаконен. Требуйте письменный отказ и обращайтесь в ГИТ или суд.
Что предоставлять при трудоустройстве? Лучший вариант, выписка из ЭТК + заявление об отказе от бумажной ТК. Если бумажная ТК есть, ее тоже нужно принести, чтобы в нее внесли записи.
Запомните: Ваш стаж и опыт — это информация, а не бумажный документ. Закон защищает ваше право на труд, а не на папку с печатями.
Полезная ссылка: Образец заявления об отказе от ведения бумажной трудовой книжки можно найти на сайте Минтруда или в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, ГАРАНТ).