Трудовая книжка совместителя – это документ, фиксирующий трудовые отношения как по основной работе, так и по совместительству. Правильное хранение и оформление этой книги регулируется Трудовым кодексом РФ и рядом нормативных актов. Ниже подробно рассматривается, где должна находиться трудовая книжка совместителя и какие правила к её хранению предъявляются.
Основные принципы хранения
Согласно практике Роструда и Приказа № 320н, трудовая книжка всегда хранится у работодателя по месту основной работы. Это правило действует независимо от того, где сотрудник официально числится как совместитель.
- Хранить книжку в двух местах невозможно – она физически находится только в одном месте.
- Возможность внесения записей о работе по совместительству осуществляется по желанию работника и только на основании соответствующего документа.
- Записи о совместительстве вносятся в трудовую книжку по месту основной работы, а не в книжку, оформленную в организации‑совместителе.
Кто имеет право хранить трудовую книжку?
По Приказу № 320н и пункту 1 Приложения № 2 «Порядок ведения и хранения трудовых книжек», право хранить и обслуживать трудовые книжки имеет только основной работодатель. Поэтому:
- Предприятие, где работает совместитель, не имеет права заводить и хранить отдельную трудовую книжку для него.
- Трудовая книжка всегда остается у организации, где оформлена основная работа (т. е. у того работодателя, который нанял сотрудника на основной ставке).
- Если совместитель не работает нигде, но хочет зафиксировать факт совместительства, запись всё равно вносится в книжку по месту основной работы, если такая работа есть.
Как оформляется запись о совместительстве в книжке
Для внесения сведений о работе по совместительству необходимо:
- Получить справку о трудовой деятельности с текущего места работы совместителя.
- Предъявить в кадровый отдел основного работодателя оригинал и копию паспорта, а также, при необходимости, документы об образовании.
- Подать заявление о записи в трудовую книжку (по желанию работника).
После этого кадровик внесёт запись в трудовую книжку по месту основной работы на основании представленного документа, подтверждающего совместительство.
Что делать, если книжка утеряна или испорчена?
В случае потери, порчи или кражи трудовой книжки работник может запросить дубликат. По Приложению № 2 дубликат оформляется в том же месте, где хранится оригинал – у основного работодателя. При этом в новый документ могут быть перенесены все необходимые записи, включая сведения о совместительстве.
Особенности хранения в сейфе или специальном помещении
По требованиям Порядка ведения и хранения трудовых книжек, трудовые книжки должны быть сохранены в условиях, обеспечивающих их сохранность. На практике это обычно:
- Сейф или специально отведённое помещение организации.
- Обеспечение условий, предотвращающих повреждение (влажность, температура, доступ посторонних).
Некоторые организации используют обособленные подразделения (например, головной офис) для хранения книжек сотрудников, работающих в разных филиалах, однако это исключение, а не правило.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Можно ли хранить трудовую книжку совместителя в отдельном отделе компании?
Ответ: Да, но только в том случае, когда это обособленное подразделение принадлежит основному работодателю и обеспечивает надлежащую защиту документа.
Вопрос: Кто может вносить записи о совместительстве в книжку?
Ответ: Записи вносятся по желанию работника и только после предоставления документа, подтверждающего факт совместительства. Самостоятельно вносить записи в книжку у совместителя запрещено.
Вопрос: Что делать, если у совместителя нет основной работы, но он хочет зафиксировать совместительство?
Ответ: В этом случае запись делается в книжке по месту основной работы, если она существует. Если работы нет, то книжка может не оформляться, но тогда подтверждать опыт работы будет невозможно.
Итак, трудовая книжка совместителя должна храниться у основного работодателя, то есть в той организации, где сотрудник имеет основное место работы. Хранение в другом месте невозможно, а записи о совместительстве вносятся только по месту основной работы на основании соответствующего документа. Соблюдение этих правил гарантирует юридическую корректность и сохранность важнейшего документа, подтверждающего опыт и стаж работы сотрудника.