Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника.
Правильное хранение и учёт этих книг не только соблюдает требования законодательства, но и защищает интересы как работодателя, так и сотрудника.
В этой статье мы разберём правила хранения, особенности работы с бланками Komus и практические рекомендации по организации учёта.
Что такое трудовая книжка и почему важно её хранить?
- Официальный документ, подтверждающий стаж и квалификацию.
- Обязателен для всех работников, включая временных и контрактных сотрудников.
- Нарушение правил хранения может привести к штрафам и юридическим рискам.
Правила хранения согласно приказу Минтруда 320н (2025‑2026)
Приказ Минтруда 320н устанавливает следующие ключевые требования:
- Книга учёта движения трудовых книжек должна быть заполнена и храниться в защищённом месте.
- Каждая принятая трудовая книжка регистрируется в этой книге вместе с вкладышем.
- Ответственный за хранение назначается руководителем отдела кадров.
- Срок хранения: минимум 10 лет после увольнения работника.
- При передаче работника в другой отдел/подразделение оформляется акт передачи.
Важно помнить, что в случае проверки налоговых или трудовых инспекций, отсутствие надлежащего учёта может привести к штрафу до 100 000 ₽.
Особенности хранения в системе Komus
Komus — производитель бланков трудовых книжек и вкладышей. В системе Komus применяются дополнительные требования:
- Бланки Komus имеют уникальный штрих‑код, который упрощает учёт в электронных системах.
- Для каждой новой книги необходимо получить серийный номер от производителя.
- Вкладки в Komus‑книги должны быть вырезаны по шаблону, указанному в инструкции производителя.
- При хранении в сейфе отдела кадров рекомендуется использовать отдельный ящик с датой поступления.
Практические рекомендации по организации учёта
Оформление книги учёта
В книге учёта фиксируются:
- Дата получения книги.
- Серийный номер и штрих‑код.
- ФИО работника, дата рождения, место работы.
- Дата передачи книги в отдел кадров.
- Подпись ответственного лица.
Хранение в сейфе
Рекомендуется использовать сейф с датой и номером ящика. Внутри сейфа книги размещаются в папках с разделителями по алфавиту ФИО.
Электронный учёт
Современные системы, такие как HR‑модуль Komus, позволяют сканировать штрих‑коды и вести учёт в базе данных. Это ускоряет поиск и снижает риск потери документов.
Ответственность и контроль
Ответственный за хранение обязан:
- Проводить ежеквартальные проверки наличия всех книг.
- Обеспечивать своевременное обновление данных в системе.
- Составлять отчётность для руководства и контролирующих органов.
- Обучать персонал правилам обращения с трудовыми книжками.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли хранить книги в офисном шкафу? Нет, по приказу Минтруда 320н книги должны храниться в защищённом месте, например, сейфе отдела кадров.
- Что делать, если работник уволился и не вернул книгу? В такой ситуации оформляется акт «неполучения» и в системе фиксируется факт утраты. При необходимости можно запросить у работника копию.
- Как быстро восстановить книгу в случае кражи? В случае кражи необходимо сообщить в полицию и оформить акт утери. Далее в системе фиксируется факт утраты, а работник получает новую книгу по бланку Komus.
- Можно ли использовать электронные версии трудовых книжек? На данный момент законодательство требует наличия бумажной копии, но электронные версии могут использоваться в качестве вспомогательного средства.
Правильное хранение трудовых книжек в системе Komus — это не просто формальность, а важный элемент управления персоналом и соблюдения законодательства. Соблюдение указанных правил, использование сертифицированных бланков Komus и внедрение электронного учёта помогут избежать штрафов, ускорить работу с документами и повысить прозрачность процессов в компании.
Если у вас возникли вопросы по конкретным аспектам учёта, не стесняйтесь обращаться к специалистам по кадровому учёту или в службу поддержки Komus.