Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. Её хранение регулируется нормативными актами Министерства труда и социальной защиты РФ, а также внутренними положениями организации. Ниже рассмотрены основные обязанности работодателя по хранению трудовых книжек, порядок их ведения, условия хранения и сроки сохранности.
Нормативная база
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек работодателем»;
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые указанным приказом;
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, ст. 67) – регулирует ведение и выдачу трудовых книжек;
- Федеральный закон «О персональных данных» (в части обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в трудовой книжке).
Кто отвечает за хранение?
Согласно пункту 23 Правил ведения и хранения трудовых книжек, трудовая книжка в период действия трудовых отношений хранится у работодателя. Работник получает её только на руки при увольнении, при оформлении отпуска по уходу за ребёнком или в иных случаях, предусмотренных законом.
Обязанности работодателя
- Приём оригинала трудовой книжки от newly‑принятого сотрудника и её регистрация в внутреннем журнале учёта;
- Обеспечение условий хранения, исключающих повреждение, утрату или несанкционированный доступ;
- Ведение вкладыша – неотъемлемой части трудовой книжки, который оформляется и обновляется работодателем в том же порядке, что и сама книжка;
- При необходимости – изготовление копии трудовой книжки для собственных нужд (по желанию работодателя), при этом оригинал остаётся у работника только после прекращения трудовых отношений;
- Оформление акта на уничтожение документов (включая трудовую книжку) по истечении установленного срока хранения.
Условия и места хранения
Правила предписывают хранить трудовые книжки и вкладыши в условиях, обеспечивающих их сохранность:
- В сейфах или металлических шкафах, оборудованных запирающими устройствами;
- В специальных помещениях (архивах), где поддерживается постоянная температура и влажность, исключающие воздействие света, пыли и влаги;
- Доступ к хранилищу ограничен только уполномоченными лицами (кадровики, бухгалтеры, ответственные за ведение трудовых книжек).
- Во время действия трудового договора – бессрочно (до момента увольнения);
- После увольнения – в течение 50 лет с даты последней записи в трудовой книжке (это общепринятый срок для кадровых документов, содержащих сведения о трудовой деятельности).
- Административную ответственность по ст. 19.7 КоАП РФ (нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек) – штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц;
- Гражданско‑правовые последствия – возмещение ущерба работнику в случае утраты или повреждения документа, приведшего к невозможности подтверждения трудового стажа;
- Репутационные риски – потеря доверия со стороны сотрудников и контролирующих органов.
- Проверить наличие приказа № 320н и внутреннего положения о хранении трудовых книжек;
- Обеспечить сейф/металлический шкаф с ограниченным доступом;
- Завести журнал учёта приёма и выдачи трудовых книжек;
- Регулярно (не реже одного раза в год) проводить инвентаризацию хранения;
- При увольнении сотрудника оформить акт передачи оригинала трудовой книжки работнику под расписку;
- При необходимости изготовить дубликат или копию, соблюдая установленный порядок;
- По истечении срока хранения оформить акт на уничтожение и уничтожить документ способом, исключающим восстановление информации (шредер, сжигание и т.д.).
Примерно с декабря 2025 года в практике многих организаций закрепилось требование хранить трудовые книжки в огнеупорных сейфах класса не ниже С1, что дополнительно защищает документы от пожара и несанкционированного доступа.
Сроки хранения
Согласно пункту 70 Инструкции по ведению трудовых книжек, оригинал трудовой книжки подлежит хранению у работодателя:
По истечении указанного срока трудовая книжка подлежит уничтожению в порядке, установленном внутренними нормативными актами организации, с составлением акта об уничтожении.
Дубликат и копия трудовой книжки
Если оригинал трудовой книжки утрачен или повреждён, работодатель обязан выдать дубликат на основании заявления работника и представленных документов (справки о местах работы, выписки из приказов и т.д.). При заполнении дубликата в разделе «Сведения о работе» вносятся все записи, сделанные в оригинале, включая сведения о последнем месте работы.
Копия трудовой книжки может быть изготовлена работодателем по собственной инициативе (например, для внутреннего учёта), однако она не заменяет оригинал и не имеет юридической силы в отношении трудового стажа.
Ответственность за нарушение порядка хранения
Нарушение требований по хранению трудовых книжек может повлечь:
Практический чек‑лист для работодателя
Обязанность хранить трудовые книжки лежит на работодателе и чётко регламентирована нормативными актами; Соблюдение требований по месту, условиям и срокам хранения не только защищает права работников, но и минимизирует риски административной и гражданско‑правовой ответственности для организации. Регулярный контроль, документирование всех операций с трудовыми книжками и использование надёжных средств хранения – залог бесперебойной работы кадровой службы и соблюдения законодательства.