Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. В Казахстане её учёт, хранение и выдача регулируются нормативными актами Трудового кодекса РК, а также отдельными приказами и постановлениями Министерства труда и социальной защиты населения. Ниже представлен подробный обзор актуальных правил хранения трудовых книжек, действующих в 2026 году.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Республики Казахстан (статья 31, подпункт 25 статьи 16) – устанавливает обязанность работодателя вести учёт движения трудовых книжек и выдавать работнику обязательство о возврате принятого на хранение оригинала документа.
• Приказ Министра здравоохранения и социального развития РК от  № 929 «Об утверждении формы, Правил ведения и хранения трудовых книжек» – вводит в действие с 1 января 2016 года форму трудовой книжки и соответствующие правила.
• Постановление Правительства РК от  № 1167 – утверждает Правила ведения и хранения трудовых книжек, действующие до настоящего времени (с учётом последующих изменений).
• Письма и разъяснения Министерства труда и социальной защиты населения РК (например, письмо от ) – уточняют порядок ведения книги учёта движения трудовых книжек и книги по учёту бланков.

Кто отвечает за хранение?

Согласно пункту 3 статьи 31 ТК РК, ответственность за организацию работы по ведению, хранению и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Он самостоятельно определяет:

• место хранения (сейф, металлический шкаф, специальное помещение);
• порядок доступа к документам (кто имеет право выдавать и принимать книжки);
• форму ведения книги учёта движения трудовых книжек (бумажный или электронный носитель).

Если работник приносит трудовую книжку лишь для внесения записей и не оставляет её на хранении у работодателя, оснований для регистрации документа в книге учёта движения нет. В этом случае работодатель обязан выдать работнику обязательство о возврате принятого на хранение оригинала.

Книга учёта движения трудовых книжек

Книга учёта движения (журнал) ведётся на бумажном носителе и содержит следующие сведения:

1. Дата приёма трудовой книжки (или бланка).
2. ФИО работника, его табельный номер.
3. Основание приёма (приём на работу, перевод, увольнение и т.д.).
4. Дата выдачи книжки работнику.
5. Подпись работника при получении книжки на руки (графа 13 в образце журнала).
6. Примечания (например, переход на электронный формат).

В журнале отражают не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, которые впоследствии будут оформлены на сотрудников. Это позволяет контролировать наличие и движение всех документов в организации.

Хранение бумажных трудовых книжек

Правила ведения и хранения трудовых книжек предписывают следующее:

• Место хранения – сейф или металлический шкаф, обеспечивающий защиту от пожара, влаги и несанкционированного доступа.
• Сопроводительная документация – рядом с трудовыми книжками должна находиться книга учёта движения и карточки с информацией о работниках (продублированные записи из трудовых книжек).
• Доступ – только уполномоченные лица (кадровик, бухгалтер, руководитель отдела кадров) могут выдавать и принимать документы.
• Ответственность – за утрату, повреждение или несанкционированное раскрытие данных работодатель несёт административную и, при наличии умысла, уголовную ответственность.

В случае, если работник согласен на хранение подлинника трудовой книжки у работодателя (или временное оставление для выполнения установленных законодательством действий), порядок хранения определяется внутренними локальными актами организации, но должен соответствовать вышеуказанным требованиям.

Электронная трудовая книжка

С 2021 года в Казахстане допускается ведение трудовой книжки в электронном виде. Основные положения:

• Электронная трудовая книжка имеет равную юридическую силу с бумажной.
• Хранение и доступ к данным осуществляются через защищённые информационные системы работодателя (например, кадровые модули ERP‑систем).
• При переходе на электронный формат в книге учёта движения делается отметка о дате, с которой бумажный документ передаётся сотруднику на хранение.
• Работник имеет право получить бумажную копию электронной трудовой книжки по своему требованию.

Электронный формат значительно упрощает процесс учёта, снижает риск потери документа и обеспечивает оперативный доступ к данным при необходимости (например, при назначении пенсии или при трудоустройстве).

Сроки хранения кадровых документов, включая трудовые книжки

Согласно разъяснениям Министерства труда и социальной защиты населения РК (письмо от ), сроки хранения кадровых документов строго регламентированы:

По истечении установленного срока документы подлежат уничтожению в порядке, установленном внутренними нормативными актами организации и законодательством о защите персональных данных.

Практические рекомендации для работодателей

1. Утвердить локальный нормативный акт (Положение о хранении трудовых книжек), который будет регламентировать место, порядок доступа, ответственных лиц и процедуру выдачи/приёма документов.
2. Обеспечить надёжное техническое средство хранения (сертифицированный сейф или металлический шкаф с классом защиты не ниже II).
3. Вести книгу учёта движения строго по форме, утверждённой Приказом № 929, и регулярно проводить её сверку с фактическим наличием документов.
4. Обучить сотрудников кадровой службы правилам работы с трудовыми книжками и ответственности за их сохранность.
5. При переходе на электронный формат обеспечить защиту информации (шифрование, резервное копирование, ограничение доступа) и своевременно вносить отметки в книгу учёта движения о дате перехода.
6. Соблюдать сроки хранения и организовывать уничтожение документов только после истечения установленного периода и получения соответствующего разрешения (если требуется).

Хранение трудовых книжек в Казахстане регулируется чёткой нормативной базой, которая возлагает на работодателя ответственность за надёжное сохранение этого важного документа. Соблюдение требований по месту хранения, ведению книги учёта движения, обеспечению доступа только уполномоченным лицам и соблюдению установленных сроков позволяет избежать административных штрафов, защищает права работников и обеспечивает прозрачность кадрового учёта. При наличии возможности переход на электронную форму трудовой книжки значительно упрощает процесс хранения и повышает уровень защиты персональных данных.

Следуя изложенным рекомендациям и регулярно обновляя внутренние нормативные акты в соответствии с изменениями законодательства, организация сможет эффективно управлять процессом хранения трудовых книжек и минимизировать риски, связанные с их утратой или неправильным использованием.