Дата актуализации:  г․ 01:05:06

Содержание

1. Законодательная база и новые формы (с 2024 г․)
2. Общие требования к заполнению
3. Пошаговая инструкция
4. Образцы записей для типовых ситуаций
5. Типичные ошибки и как их избежать
6. Контрольный список перед подписью
7. Готовые шаблоны для скачивания

Законодательная база и новые формы (с 2024 г․)

С 1 января 2023 г․ (Постановление Правительства РФ от  N 2022) введён новый образец трудовой книжки․ С 2024 г․ бланки может выпускать не только ОАО «Гознак», но и другие предприятия, отвечающие требованиям ГОЗНАК‑К․ Список аккредитованных производителей публикуется на официальном сайте Гознак․

Важно помнить:

• Старый образец не подлежит обязательной замене․ Если работник пришёл с книжкой старого образца, работодатель продолжает вести её в обычном порядке․
• При утрате книжки можно оформить дубликат на новом бланке или использовать чистый старый бланк, приобретённый до 2024 г․
• Все записи вносятся от руки чёрными чернильными ручками, без исправлений․ При ошибке запись аннулируется штампом «Аннулировано» и делается новая․

Общие требования к заполнению

Согласно приказу Минтруда РФ N 320н (2021 г․) и последующим инструкциям (2025‑2026 гг․), запись в трудовой книжке должна включать:

• Полные ФИО работника (как в паспорте)․
• Точные даты (день‑месяц‑год) начала и окончания действия записи․
• Наименование организации‑работодателя в полном официальном виде․
• Код ОКВЭД (вид экономической деятельности) и ОКТМО (территориальный код)․
• Должность, разряд, условия труда (полный/неполный рабочий день, сменный график и т․п․)․
• Подпись уполномоченного лица (директор, главный бухгалтер, специалист отдела кадров) и печать организации․

Все поля, где нет информации, оставляются пустыми – не ставьте тире или «—», иначе запись считается ошибочной․

Пошаговая инструкция

1. Подготовьте необходимые документы:
   • Трудовой договор (или приказ о приёме/увольнении);
   • Справка о прохождении военной службы (если требуется);
   • Свидетельство о браке/разводе (для изменения ФИО);
   • Документы, подтверждающие изменение реквизитов организации (устав, решение о переименовании)․
2. Определите тип записи (приём, перевод, изменение ФИО, увольнение и т․д․)․
3. Заполните строку записи в соответствии с образцом (см․ ниже)․ Пишите чётко, без сокращений, прописными буквами․
4. Проверьте правильность дат․ Дата начала – первый рабочий день, дата окончания – последний день работы (или «по настоящее время»)․
5. Подпишите запись и поставьте печать․ Если запись вносит руководитель, его подпись ставится в графе «Подпись лица, ответственного за ведение трудовой книжки»․
6. Проверьте запись на отсутствие ошибок (орфография, цифры, названия)․
7. Сохраните копию приказа/договора в личном деле сотрудника․

Образцы записей для типовых ситуаций

4․1 Приём на работу (первый раз)

4․2 Увольнение по собственному желанию

4․3 Изменение фамилии (по свидетельству о браке)

4․4 Перевод внутри организации (смена подразделения)

4․5 Запись о прохождении военной службы

Типичные ошибки и как их избежать

• Неправильный формат даты․ Должно быть ДД․ММ․ГГГГ․ Формат MM/DD/YYYY считается ошибкой․
• Сокращения в названиях организаций․ Пишут полное официальное название, без аббревиатур (например, «Общество с ограниченной ответственностью «ТехноСервис»»);
• Отсутствие печати․ Без печати запись считается недействительной․
• Исправления черновыми знаками․ Любое исправление должно быть аннулировано штампом «Аннулировано» и выполнено заново․
• Пропуск обязательных полей․ Поля «ОКВЭД», «ОКТМО», «Условия труда» обязательны в новых бланках․

Контрольный список перед подписью

1. Все данные (ФИО, даты, названия) проверены в оригиналах․
2. Запись выполнена чёрной чернильной ручкой, прописными буквами․
3. Указаны коды ОКВЭД и ОКТМО․
4. Подписана и поставлена печать уполномоченного лица․
5. Отсутствуют лишние линии, пробелы, «—» в пустых полях․
6. Копия приказа/договора приложена к личному делу․

Готовые шаблоны для скачивания

Ниже представлены ссылки на бесплатные шаблоны в формате DOCX и PDF․ Вы можете скачать их, распечатать и использовать в работе․

• Запись о приёме на работу (DOCX)
• Запись об увольнении (PDF)
• Запись об изменении ФИО (DOCX)
• Запись о переводе внутри организации (PDF)
• Запись о прохождении военной службы (DOCX)

Все шаблоны соответствуют требованиям приказа Минтруда РФ N 320н и актуальны на 2026 год․

Правильное ведение трудовой книжки – важный элемент трудовых отношений․ С 2024 года допускается использование новых бланков, однако требования к содержанию записей остались прежними: точность, полнота и отсутствие исправлений․ Следуя приведённой инструкции и используя готовые образцы, вы сможете оформить любую запись без риска отказа со стороны инспекции труда․

Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому учёту или в отдел юридической службы вашей организации․