Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональный путь работника. Правильное внесение сведений о работе в трудовую книжку является важнейшей обязанностью работодателя. Ошибки или неточности в заполнении могут привести к серьезным проблемам при назначении пенсии или трудоустройстве на новое место. В данной статье мы подробно разберем правила, сроки и нюансы внесения записей о работе.

Основные правила и сроки внесения записей

Согласно действующему законодательству (в частности, Порядку № 320н), все записи в трудовую книжку должны вноситься строго на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя. При этом необходимо соблюдать следующие сроки:

• О приеме на работу, переводе, квалификации и награждениях — записи вносятся не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа.
• Об увольнении — запись вносится строго в день увольнения работника.

Все записи должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) и вноситься в хронологическом порядке. Важно помнить, что сведения о дисциплинарных взысканиях не вносятся в трудовую книжку, за исключением случаев, когда само взыскание выражается в форме увольнения.

Какие сведения подлежат внесению

В раздел «Сведения о работе» вносится информация о:

1. Выполняемой работе (приеме на работу).
2. Переводе на другую постоянную работу.
3. Увольнении работника, а также об основаниях прекращения трудового договора.
4. Квалификации и награждениях за успехи в работе.

Следует учитывать важное условие: в трудовую книжку вносятся сведения только по основному месту работы. Однако, по желанию работника, сведения о работе по совместительству могут быть внесены в трудовую книжку по месту его основной работы. Для этого работник должен предоставить документ, подтверждающий работу по совместительству.

Порядок заполнения граф в разделе «Сведения о работе»

При внесении записи о приеме на работу заполняются следующие графы:

• Графа 1, ставится порядковый номер записи (сквозная нумерация).
• Графа 2 — указывается дата внесения записи (дата приема на работу).
• Графа 3 — делается запись о приеме на работу (вносится наименование должности, профессии, структурного подразделения).
• Графа 4, заносятся сведения о документе, на основании которого работник принят на работу (дата и номер приказа/распоряжения).

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С введением электронных трудовых книжек процедура оформления немного изменилась. Если работник решает перейти на ЭТК, работодатель должен:

1. Сначала принять бумажную трудовую книжку от работника.
2. Внести в нее запись о приеме на работу (если это новое трудоустройство).
3. Сделать специальную отметку о том, что работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку.

До выдачи бумажной книжки на руки в неё вносится следующая запись: «Подано письменное заявление (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (часть 2 статьи 2 ФЗ от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ)».

Внесение изменений на ьном листе

Часто у работников возникает вопрос о том, как отразить получение нового образования или смену профессии. Изменение (дополнение) на первой странице (ьном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей или заполнения соответствующих пустых строк. Ранее внесенные записи зачеркивать категорически запрещено!

Особые случаи: незачет стажа

В некоторых случаях, установленных законодательством, время работы не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. В таком случае в разделе «Сведения о работе» делается особая отметка:

В графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 — дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж».

Что делать, если в трудовой книжке мало свободных строк?

Если в разделе «Сведения о работе» закончилось свободное место, работодатель не имеет права продолжать записи на других страницах или в иных разделах. В этом случае в трудовую книжку вкладывается специальный вкладыш, который вшивается в книжку и нумеруется вместе с ней. Записи во вкладыш продолжаются в том же порядке, что и в самой трудовой книжке.

Инструкция по заполнению трудовых книжек и актуальный Порядок четко регламентируют процедуру внесения информации. Работодателю следует проявлять максимальную внимательность при работе с этим документом, так как любые неточности могут создать для работника серьезные трудности в будущем. Соблюдение сроков, хронологии и точное соответствие приказам — это залог правильного ведения трудовой книжки.