Первая страница трудовой книжки (или её электронного аналога) содержит основные сведения о работнике и служит «лицом» документа․ Ошибки на этом этапе могут привести к затруднениям при оформлении пенсии, подтверждении стажа или при трудоустройстве․ Ниже – пошаговое руководство, актуальное на 2026 год, с учётом требований ТК РФ, постановления Минтруда России от 10 октября 2003 г․ и нормативов по электронным трудовым книжкам (ЭТК)․

Что находится на первой странице?

• Личные данные работника – фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; пол; серия и номер паспорта (или другого документа, удостоверяющего личность)․
• Образование – уровень (начальное, среднее, высшее и т․д․), наименование учебного заведения, специальность, год окончания․
• Профессия, специальность, квалификация – указывается согласно трудовому договору (или первой записи о приёме на работу)․
• Дата приёма на работу – день, месяц, год первого трудоустройства по данной трудовой книжке․
• Подписи – подпись работника и подпись уполномоченного лица от работодателя (кадровик, руководитель отдела кадров) с расшифровкой и датой․

В электронной трудовой книжке эти же поля присутствуют в виде полей формы ЕФС-1 (Сведения о трудовой деятельности)․ При заполнении в 1С:ЗУП или другой системе данные автоматически попадают в соответствующие реквизиты․

Пошаговая инструкция по заполнению первой страницы (бумажная форма)

1. Подготовьте бланк․ Используйте официальный бланк трудовой книжки, утверждённый постановлением Минтруда России № 69 от ․ Бланк имеет чётко размеченные поля․
2. Заполните личные данные․
   • Фамилия, имя, отчество – пишутся полностью, без сокращений․
   • Дата рождения – в формате ДД․ММ․ГГГГ (например, )․
   • Место рождения – город, область/край, страна (если не Россия)․
   • Пол – указывается «м» или «ж»․
   • Серия и номер паспорта – серия (4 цифры) и номер (6 цифр) через пробел, например 45 12 345678․ При отсутствии паспорта можно указать иной документ (военный билет, вид на жительство)․
3. Укажите образование․
   • Наименование учебного заведения – полностью, без аббревиатур (если только они общеприняты)․
   • Специальность – как указано в дипломе․
   • Год окончания – четырехзначный год․
4. Внесите профессию, специальность и квалификацию․ Эти данные берутся из трудового договора или первого приказа о приёме на работу․ Если работник принимается на должность, не совпадающую с его дипломной специальностью, в графе указывается фактически выполняемая работа․
5. Укажите дату приёма на работу․ Это дата, с которой начинается трудовая деятельность по данной книжке; Для первого empleo – дата подписания трудового договора․
6. Подписи․
   • Работник расписывается в графе «Подпись работника» и расшифровывает свою подпись (ФИО)․
   • Уполномоченное лицо (кадровик, руководитель отдела кадров) ставит свою подпись, расшифровку и указывает дату заполнения․
7. Проверьте․ Перепроверьте все поля на наличие опечаток, соответствие паспортным данным и трудовому договору․ Ошибки в первой странице часто приводят к необходимости выдачи дубликата․

Особенности заполнения первой страницы электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 1 января 2020 года в России действует обязательный формат ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде․ При оформлении первой страницы ЭТК порядок действий аналогичен бумажному варианту, но реализуется через информационные системы․

Основные шаги в 1С:ЗУП (или аналогичной системе)

1. Создайте карточку сотрудника (Справочники → Физические лица)․
2. Заполните вкладку Личные данные:
   • ФИО, дата и место рождения, пол․
   • Серия и номер паспорта (или иного документа)․
3. Перейдите на вкладку Образование и укажите:
   • Наименование учебного заведения․
   • Специальность․
   • Год окончания․
4. В разделе Трудовая деятельность создайте первую запись:
   • Дата приёма – день, месяц, год․
   • Профессия/должность․
   • Трудовой договор (номер и дата)․
   • Основание приёма (приказ № … от …)․
5. Сохраните изменения․ Система автоматически сформирует XML‑файл формы ЕФС-1, который будет отправлен в СФР․
6. При необходимости распечатайте выписку из ЭТК (формат PDF) для предоставления сотруднику․

Важно: при переходе с бумажной на электронную форму первая страница бумажной книжки считается «архивной» и больше не заполняется․ Все новые сведения вносятся исключительно в ЭТК․

Частые ошибки и как их избежать

Пример заполненной первой страницы (бумажная форма)

-----------------------------------------------------------------
| Фамилия: Иванов |
| Имя: Иван |
| Отчество: Иванович |
| Дата рождения: |
| Место рождения: г․ Москва, Россия |
| Пол: м |
| Паспорт: 45 12 345678 |
| |
| Образование: Высшее |
| Московский государственный университет |
| Специальность: Информатика и вычислительная техника |
| Год окончания: 2012 |
| |
| Профессия, специальность, квалификация: |
| Инженер-программист, 1‑й квалификационный уровень |
| |
| Дата приёма на работу: |
| || Подпись работника: _____________________ Иванов И․И․ |
| Подпись кадровика: _____________________ Петрова С․В․ |
| Дата заполнения: |
-----------------------------------------------------------------

В электронном виде эти же данные будут отражены в полях формы ЕФС-1:

• Surname – Иванов
• Name – Иван
• Patronymic – Иванович
• BirthDate – 1990-03-12
• BirthPlace – г․ Москва, Россия
• Gender – M
• PassportSeries – 45
• PassportNumber – 12345678
• EducationLevel – Высшее
• EducationInstitution – Московский государственный университет
• EducationSpecialty – Информатика и вычислительная техника
• EducationYear – 2012
• Profession – Инженер-программист
• Qualification – 1‑й уровень
• HireDate – 2023-09-01

Полезные советы

• Храните пустой бланк трудовой книжки в отдельной папке от заполненных – так легче избежать подмены страниц․
• При оформлении первой страницы для нового сотрудника делайте копию заполненного бланка и храните её в личном деле работника (это упрощает восстановление при утере)․
• Если работник уже имеет электронную трудовую книжку, но требуется бумажная выписка (например, для посольства), распечатайте форму ЕФС-1 и заверьте её подписью уполномоченного лица и печатью организации․
• Регулярно обновляйте справочники ОКЗ и ОКВЭД в 1С:ЗУП – это обеспечит корректность кодов профессий и видов деятельности при формировании ЕФС-1․
• При переходе с бумажной на электронную форму не забудьте внести в ЭТК все предыдущие записи из бумажной книжки (перенос делается через функцию «Перенос данных» в 1С или аналогичный модуль)․

Правильное заполнение первой страницы трудовой книжки – фундамент для всей дальнейшей трудовой истории работника․ Следуя представленной инструкции, вы minimизируете риск ошибок, обеспечите соответствие законодательству и упростите взаимодействие с ПФР, СФР и другими государственными органами․ Независимо от того, ведёте ли вы бумажную или электронную трудовую книжку, ключевые принципы остаются теми же: точность данных, полнота информации и своевременное оформление подписей․

Если у вас остались вопросы по конкретным случаям (например, заполнение для совместителей, иностранных работников или при восстановлении утерянной книжки), обращайтесь к специалистам отдела кадров или юристу по трудовому праву – они помогут адаптировать общие рекомендации под вашу ситуацию․