Трудовая книжка, один из самых важных документов, подтверждающих трудовой стаж работника. Вопрос о том, когда именно работодатель должен вносить записи в трудовую книжку, регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативными актами. В этой статье мы подробно рассмотрим все нюансы, связанные с внесением записей в трудовую книжку в 2026 году.

Общие правила ведения трудовых книжек

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель (за исключением работодателей-физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если эта работа является для него основной.

Сроки внесения записей о приеме на работу

Согласно действующему законодательству, записи в трудовую книжку должны вноситься:

• Не позднее 5 рабочих дней с момента издания приказа о приеме на работу;
• В день увольнения — при расторжении трудового договора;
• В течение недельного срока — если запись связана с изменением условий труда или переводом на другую должность.

Особенности внесения записей для совместителей

Если сотрудник работает по совместительству, записи в трудовую книжку вносятся:

• Только по заявлению самого работника;
• Только основным работодателем — тот, у кого хранится трудовая книжка;
• Не позднее 5 рабочих дней с момента издания приказа о приеме на работу по совместительству.

Правила исправления ошибок в трудовой книжке

Если в трудовую книжку была внесена неверная запись, она подлежит исправлению:

• Работодателем по основному месту работы — если сотрудник еще работает;
• Работодателем по совместительству — если сотрудник уже уволился и трудовая книжка у него на руках;
• На основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя;
• В течение недельного срока с момента обнаружения ошибки.

Современные тенденции: электронные трудовые книжки

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что:

• Трудовой стаж будет учитываться на основании данных, внесенных в систему Пенсионного фонда России;
• Работодатели должны будут вносить записи в ЭТК в те же сроки, что и в бумажные трудовые книжки;
• Если работник не отказался от бумажной трудовой книжки, работодатель продолжает вести ее по общим правилам;
• Записи в ЭТК вносятся на основании приказов (распоряжений) работодателя не позднее 5 рабочих дней с момента издания приказа.

Что делать, если работодатель нарушает сроки внесения записей?

Если работодатель не вносит записи в трудовую книжку в установленные сроки, работник имеет право:

1. Обратиться к работодателю с письменным требованием внести запись;
2. Подать жалобу в Государственную инспекцию труда;
3. Обратиться в суд с иском о внесении записи в трудовую книжку;
4. Получить дубликат трудовой книжки, если оригинал утерян по вине работодателя.

В 2026 году правила внесения записей в трудовую книжку остаются строгими и регламентируются Трудовым кодексом РФ. Основные моменты, которые нужно помнить:

• Записи в трудовую книжку вносятся не позднее 5 рабочих дней с момента издания приказа о приеме на работу;
• Для совместителей записи вносятся только по заявлению работника и только основным работодателем;
• Исправления в трудовую книжку вносятся на основании приказа и в установленные сроки;
• Работодатели обязаны вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего свыше пяти дней;
• Нарушение сроков внесения записей может повлечь административную ответственность для работодателя.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли внести запись в трудовую книжку раньше 5 дней?

Да, можно. Законодательство не запрещает вносить записи раньше установленного срока. Однако оптимально делать это на пятый рабочий день, чтобы избежать ошибок.

Обязан ли работодатель вносить запись в трудовую книжку, если сотрудник отработал менее 5 дней?

Нет, не обязан. Если сотрудник отработал менее 5 дней, запись в трудовую книжку вносить не обязательно.

Кто должен вносить запись о совместительстве в трудовую книжку?

Запись о совместительстве вносится только основным работодателем и только по заявлению работника.

Что делать, если работодатель отказывается вносить запись в трудовую книжку?

В этом случае работник может обратиться в Государственную инспекцию труда или в суд с требованием о внесении записи.

Нужно ли менять старую трудовую книжку на новую?

Нет, не нужно. Если при приеме на работу гражданин принес трудовую книжку старого образца, работодатель обязан вносить в нее записи в стандартном порядке.

Если у вас остались вопросы по теме, обращайтесь к специалистам или в Государственную инспекцию труда. Помните, что правильное ведение трудовой книжки, это залог вашего трудового стажа и уверенности в будущем!