Увольнение сотрудника, это не только финальный расчет и передача дел, но и строгое соблюдение документооборота. Одним из самых критичных моментов является выдача трудовой книжки. Ошибки в этом процессе могут стоить работодателю серьезных штрафов и компенсаций. В данной статье мы подробно разберем актуальные правила, сроки и алгоритмы действий, основываясь на законодательстве РФ и актуальной практике 2026 года.
Когда работодатель обязан выдать трудовую книжку?
Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения. Последним днем работы считается именно тот день, который указан в приказе об увольнении как дата прекращения трудового договора.
Важные нюансы сроков:
- Стандартная ситуация: Книжка выдается в последний рабочий день сотрудника.
- Если сотрудник в отпуске: Если увольнение происходит во время отпуска, датой увольнения считается последний день отпуска. Именно в этот день (или заранее, по согласованию) должна быть произведена выдача.
- Запрос сведений о трудовой деятельности: Если работник подал заявление о выдаче сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р) менее чем за три рабочих дня до увольнения, работодатель обязан выдать этот документ не позднее дня увольнения.
Алгоритм действий при выдаче бумажной трудовой книжки
Чтобы избежать ошибок и последующих споров, рекомендуется придерживаться следующего пошагового алгоритма:
- Внесение записи: В трудовую книжку вносится запись об увольнении. Она должна полностью соответствовать тексту приказа.
- Указывается порядковый номер записи (арабскими цифрами).
- Проставляется дата увольнения (должна совпадать с последним днем работы).
- Указывается причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ.
- Заверение записи: Запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется).
- Ознакомление сотрудника: Работник должен собственноручно подписать запись в трудовой книжке, подтверждая свое ознакомление.
- Фиксация выдачи: Факт получения трудовой книжки фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей. Сотрудник ставит свою подпись в графе «О получении трудовой книжки».
- Выдача на руки: Документ передается лично сотруднику.
Что делать, если сотрудник не забрал трудовую книжку?
Ситуации, когда работник не является в день увольнения или отказывается забирать документ, встречаются часто. Действия работодателя в этом случае строго регламентированы:
Сотрудник отсутствует в день увольнения
Если работник не пришел за трудовой книжкой, работодатель обязан направить ему письменное уведомление о необходимости явиться за документом либо дать согласие на отправку его по почте. Уведомление направляется по известному адресу проживания сотрудника (лучше заказным письмом с описью вложения).
Сотрудник дал согласие на почтовую отправку
Только получив письменное согласие, работодатель имеет право отправить трудовую книжку почтой. В этом случае обязанность по выдаче считается исполненной с момента отправки письма.
Сотрудник отказывается забирать книжку или не дает согласия на почту
Если работник игнорирует уведомления или прямо отказывается от получения документа:
- Составляется акт об отказе в получении трудовой книжки. Акт подписывается работодателем и минимум двумя свидетелями (коллегами).
- Трудовая книжка хранится у работодателя до момента ее востребования сотрудником.
- Срок хранения в этом случае не ограничен общим правилом в 50/75 лет, а действует до фактического получения или до истечения срока исковой давности, однако рекомендуется хранить ее до востребования.
Важно! С 2023 года для всех работников (независимо от способа ведения трудовой — бумажной или электронной) при увольнении по их заявлению выдаются сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Если заявление подано в день увольнения, форма СТД-Р также выдается в этот день.
Ответственность за задержку выдачи
Нарушение сроков выдачи трудовой книжки влечет за собой материальную ответственность работодателя. Согласно статье 234 ТК РФ, работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки выдачи документа.
Кроме того, возможны административные штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц: от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей.
- При повторном нарушении штрафы значительно выше.
Чек-лист для кадровика в день увольнения
Чтобы ничего не забыть, используйте этот краткий список:
- [ ] Запись в трудовой книжке внесена верно и заверена.
- [ ] Сотрудник ознакомлен с записью под роспись.
- [ ] Выдана копия приказа об увольнении (по требованию сотрудника).
- [ ] Сотрудник расписался в Книге учета движения трудовых книжек.
- [ ] Трудовая книжка (или форма СТД-Р) передана сотруднику на руки.
- [ ] В случае неявки — отправлено уведомление о необходимости получить документ.
Соблюдение этих простых, но важных правил защитит компанию от судебных исков и проверок трудовой инспекции, а сотруднику позволит вовремя оформить новые отношения с будущим работодателем.