Обновлено: 22 мая 2026 года
Очень важно: Использовать только официальную печать организации, которая закреплена в её учредительных документах.
Почему печать в трудовой книжке необходима?
Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, записи в ней должны заверяться подписью ответственного лица и печатью организации (если таковая имеется).
Отсутствие печати может быть расценено как нарушение порядка ведения трудовой книжки, что в некоторых случаях может повлиять на юридическую силу документа при его предъявлении в государственные органы или при трудоустройстве в другую организацию.
Какую печать можно использовать для заверения записей?
Основная печать организации
Это круглая печать, которая содержит полное наименование организации, её ИНН, ОГРН и другие реквизиты. Такая печать должна быть закреплена в уставе компании и использоваться для заверения всех официальных документов.
Печать кадровой службы
Некоторые организации используют специализированные печати для кадровых документов. Такая печать может содержать надпись «Кадровая служба» или «Отдел кадров». Если такая печать закреплена в локальных нормативных актах компании, её также можно использовать для заверения трудовой книжки.
Штамп «Для документов»
Если у организации нет основной печати, но есть штамп с надписью «Для документов», его также можно использовать для заверения копий трудовой книжки или вкладышей. Однако такой штамп не заменяет основную печать для заверения оригинальных записей.
Когда и как ставить печать в трудовой книжке?
При приёме на работу
При заполнении трудовой книжки нового сотрудника на ьном листе ставится:
- Подпись ответственного лица (как правило, кадровика или руководителя);
- Печать организации (если таковая имеется).
При внесении записей об увольнении
Запись об увольнении также должна быть заверена печатью организации. Это подтверждает, что запись внесена законно и с согласия работодателя.
При выдаче копии трудовой книжки
Если сотрудник просит выдать копию трудовой книжки для предоставления в другую организацию или государственный орган, копия должна быть:
- Заверена основной печатью организации;
- Прошнурована и скреплена печатью (если копия предоставляется в виде прошитого документа);
- Содержать все страницы трудовой книжки, включая пустые.
При выдаче вкладыша
Если трудовая книжка испорчена или заполнена не полностью, работодатель обязан выдать вкладыш. Вкладыш должен быть:
- Заверен печатью организации;
- Содержать надпись «Вкладыш выдан» с указанием его серийного и порядкового номера;
- Действителен только совместно с основной трудовой книжкой.
Что делать, если печать отсутствует?
Согласно письму Роструда от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1, работодатель не обязан иметь печать. Однако если печать у организации есть, её необходимо использовать для заверения записей в трудовой книжке.
Если печать отсутствует, записи в трудовой книжке заверяются только подписью ответственного лица. В этом случае при предъявлении трудовой книжки в другие организации могут возникнуть вопросы о её подлинности.
Какие ошибки чаще всего допускают работодатели?
- Использование неофициальной печати: Например, печати «Для документов» для заверения оригинальных записей.
- Отсутствие печати при наличии: Если у организации есть печать, но её не используют для заверения трудовой книжки.
- Неправильное заверение копий: Копии трудовой книжки не прошиваются и не скрепляются печатью.
- Отсутствие печати на ьном листе: При приёме на работу не заверяется ьный лист трудовой книжки.
Ответственность за нарушения
За нарушение порядка ведения трудовой книжки, в т.ч. за отсутствие печати при её наличии, работодатель может быть привлечён к административной ответственности по статье 5;27 КоАП РФ.
В случае судебных споров отсутствие печати может быть расценено как нарушение прав работника, что может повлечь за собой:
- Возмещение морального вреда;
- Признание записи недействительной;
- Штрафные санкции для работодателя.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли использовать печать «Для документов» для заверения трудовой книжки?
Нет. Печать «Для документов» не является официальной печатью организации и не может использоваться для заверения оригинальных записей в трудовой книжке. Она подходит только для копий документов.
Что делать, если печать организации утеряна?
Необходимо изготовить новую печать в соответствии с уставом организации. После этого все записи в трудовой книжке должны быть заверены новой печатью.
Можно ли заверять записи в трудовой книжке электронной подписью?
Да, если это предусмотрено локальными нормативными актами организации. Однако для бумажных трудовой книжки всё равно требуется печать.
Что делать, если работодатель отказывается ставить печать?
В этом случае можно обратиться в трудовую инспекцию или в суд с требованием об обязании работодателя заверять записи в трудовой книжке печатью.
Печать в трудовой книжке — это важный элемент, подтверждающий подлинность записей. Если у организации есть печать, её необходимо использовать для заверения всех записей. Если печати нет, записи заверяются только подписью ответственного лица.
Следуя рекомендациям из этой статьи, вы сможете избежать ошибок и обеспечить правильное ведение трудовой книжки в вашей организации.
Если у вас остались вопросы, обратитесь к юристу или в кадровую службу вашей организации.