Важно! С 1 сентября 2021 года вступили в силу новые Правила ведения трудовых книжек․ Исправления теперь вносятся строго по новым правилам․ Зачеркивание, подчистки и исправления «вручную» в старых записях не допускаются и могут привести к признанию документа недействительным․
Общий порядок исправления ошибок
При обнаружении ошибки в уже внесённой записи (как в заголовке, так и в разделе «Сведения о работе») действует следующий алгоритм:
- Не зачёркивайте и не подчищайте старую запись․ Это прямое нарушение․
- На внутренней стороне обложки трудовой книжки (или на отдельном листе, если обложка заполнена) указываются:
- Реквизиты документа-основания для исправления (номер и дата приказа, распоряжения)․
- Текст исправления с ссылкой на номер и дату исправляемой записи․
- Подпись руководителя организации или уполномоченного лица․
- Печать организации (при её наличии)․
- Сама запись в разделе «Сведения о работе» переписывается заново, полностью, с правильными данными․ При этом указывается номер и дата приказа об исправлении․
Ключевое требование п․ 7 Правил: Все исправления и изменения заверяются подписью и печатью (если печать есть) на внутренней стороне обложки․ Без этого исправление не имеет силы․
Типичные ошибки и их исправление (с примерами)
Ошибка в заголовке (титульном листе)
Если допущена ошибка в ФИО, дате рождения, СНИЛС, страховому номеру (ИНН) и т․д․
Ситуация: В графе «Фамилия, имя, отчество» ошибочно написано «Иванов Петр Сергеевич» вместо «Иванов Сергей Петрович»․
Решение:
- На внутренней стороне обложки делаем запись: «В связи с ошибкой в заголовке трудовой книжки (стр․ 1) на основании приказа № 123-к от «Об исправлении записи в трудовой книжке Иванова С․П․» внесены следующие исправления:»․
- Подпись, печать․
- На титульном листе (или на отдельном листе, если титульный испорчен) заново заполняем заголовок с правильными данными․
Ошибка в записи о приёме на работу (раздел «Сведения о работе»)
Наиболее частая ошибка — неправильное указание наименования организации, даты, должности, номера приказа․
Ситуация: В записи №1: «Принят на работу столяром ․ Приказ № 45-к от »․ Ошибка: дата приказа раньше даты приёма․
Решение:
- На внутренней стороне обложки: «Запись №1 не соответствует действительности․ На основании приказа № 77-к от «Об исправлении записи в трудовой книжке» внесена правильная запись;»
- Подпись, печать;
- В разделе «Сведения о работе» полностью переписываем запись №1: «Принят на работу столяром ․ Приказ № 45-к от ․»
Несколько ошибок подряд (в нескольких последовательных записях)
Если ошибки допущены в записях, идущих подряд (например, №1, №2, №3), их можно исправить одной общей записью․
Ситуация: Записи №1, 2, 3 contain ошибки в датах или наименованиях организаций․
Решение:
- На внутренней стороне обложки: «Записи за номерами 1, 2, 3 недействительны․ На основании приказа № 88-к от «Об исправлении записей в трудовой книжке» внесены следующие правильные записи:»
- Подпись, печать․
- В разделе «Сведения о работе» заново, с правильными данными, переписываем все три записи под своими исходными номерами (1, 2, 3)․
Изменение фамилии (в связи с замужеством, сменой паспорта и т․д․)
Это не ошибка, а изменение персональных данных․ Порядок тот же․
Ситуация: Работница сменила фамилию после замужества․ В старых записях указана девичья фамилия․
Решение:
- На внутренней стороне обложки: «В связи с изменением фамилии (с «Петрова» на «Иванову») на основании приказа № 55-к от «Об изменении фамилии работника» вносятся следующие изменения в записи трудовой книжки:»
- Подпись, печать․
- В разделе «Сведения о работе» не переписываем старые записи полностью․ В каждой из них, где указана фамилия, делаем дополнительную запись напротив неё: «Фамилия изменена на Иванова (свидетельство о браке №․․․ от ․․․)»․ Или переписываем запись с новой фамилией, если это удобнее․
Когда исправить запись НЕВОЗМОЖНО? (Замена на дубликат)
Существуют ситуации, когда исправление по вышеописанной схеме невозможно или недопустимо:
- Исправление вторым или последующим работодателем․ Если ошибку обнаружил не тот работодатель, который вносил запись, а новый, он не имеет права вносить исправления в старые записи․ Единственный выход — заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с исправленными данными․
- Запись внесена с грубыми нарушениями (например, без номера и даты приказа, с подделкой)․ Такая запись признаётся недействительной․ Для подтверждения трудового стажа может потребоваться суд или выдача дубликата․
- Трудовая книжка утеряна или уничтожена․ В этом случае выдаётся дубликат․
Алгоритм действий работнику при обнаружении ошибки
- Немедленно обратитесь к своему текущему работодателю (в отдел кадров или к бухгалтеру) с письменным заявлением об исправлении ошибки․ Приложите копии документов, подтверждающих правильные данные (например, паспорт при ошибке в ФИО, приказы о приёме/увольнении)․
- Работодатель на основании вашего заявления и имеющихся документов издает приказ (распоряжение) об исправлении записи․
- Специалист отдела кадров вносит исправление в трудовую книжку строго по правилам (заново переписывает запись, делает отметку на обложке)․
- Убедитесь, что исправление заверено: подпись ответственного лица и печать организации на внутренней стороне обложки;
- Проверьте исправленную запись․ Если ошибка исправлена не полностью, требуйте доработки․
Не делайте исправления самостоятельно! Любая попытка зачеркнуть, подчистить или вписать правильные данные поверх старых без оформления приказа и отметки на обложке аннулирует действие всей трудовой книжки․ Это создаст огромные проблемы при оформлении пенсии, получении пособий или при трудоустройстве․
Образец оформления исправления (шаблон для внутренней стороны обложки)
На внутренней стороне обложки трудовой книжки: «В связи с обнаружением ошибки в записи № [номер] от [дата записи] (указать, в чём именно ошибка: например, «в наименовании организации» или «в дате приказа») на основании приказа [наименование организации] № [номер приказа] от [дата приказа] «Об исправлении записи в трудовой книжке [ФИО работника]» внесены следующие изменения: Запись № [номер] изложить в следующей редакции: «[Правильный текст записи полностью, с правильными датами, названиями, номерами приказов]»․ Руководитель организации: _________________ / [ФИО] / (подпись) Печать организации
Исправление записей в трудовой книжке — строго регламентированная процедура․ Её цель — обеспечить достоверность и юридическую чистоту документа, который является основным подтверждением вашего трудового стажа․ Помните:
- Исправляйте ошибки как можно скорее после их обнаружения․
- Все действия должны быть оформлены приказом и заверены на обложке․
- При невозможности исправления текущим работодателем — действуйте через дубликат․
- Всегда храните копии приказов об исправлениях для себя․
Соблюдение этих правил защитит ваши трудовые права на протяжении всей жизни․