Вкладыш в трудовую книжку – это официальный документ‚ который дополняет основной трудовой журнал сотрудника. Он содержит актуальные сведения о работнике (образование‚ фамилия‚ имя‚ дата рождения‚ семейное положение и т.д.) и служит подтверждением того‚ что данные в трудовой книжке актуальны. В данной статье рассматриваются правила оформления‚ учета и перемещения вкладышей в трудовой книжке в 2026 году‚ а также новые требования‚ принятые с 1 января 2023 года.
Правовая база
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Порядок № 32‚ 2023 г.)
- Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н – утверждение нового образца трудовой книжки с г.
- Трудовой кодекс РФ (ст. 28‚ 29‚ 30)
- Федеральный закон «О бухгалтерском учете» (ст. 7‚
Новый образец трудовой книжки (с г.)
Новый образец трудовой книжки отличается от прежнего тем‚ что:
- вшивание вкладыша не является обязательным с 1 сентября 2021 г.;
- вкладыш оформляется в соответствии с новыми требованиями к дизайну и содержанию;
- на ьном листе вкладыша ставится фактическая дата его заполнения‚ а не дата заведения трудовой книжки;
- вкладыш должен быть выдан с штампом «Выдан вкладыш» и указанием серии и номера.
Как выглядит новый вкладыш
Вкладыш представляет собой отдельный лист‚ который можно вставлять в трудовую книжку‚ если в документе не осталось свободных строк. Он содержит следующие поля:
- Фамилия‚ имя‚ отчество
- Дата и место рождения
- Семейное положение
- Образование
- Профессиональная квалификация
- Номер и серия вкладыша
- Дата выдачи
Кто покупает вкладыш и как осуществляется его учет
Согласно рекомендациям КонсультантПлюс и Минфина‚ приобретение вкладышей в трудовую книжку должно осуществляться работодателем. Однако в 2026 году есть несколько нюансов:
- Работодатель обязан купить вкладыши заблаговременно‚ но не обязательно в момент приёма сотрудника.
- Приобретение должно происходить в порядке‚ утверждающем Министерством финансов РФ (п. 32 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
- В случае‚ если сотрудник имеет вкладыш‚ оформленный до 1 сентября 2021 г.‚ но не вшитый в трудовую книжку‚ рекомендуется вшить его‚ чтобы избежать претензий проверяющих.
Учет вкладышей в приходно-расходной книге
При оформлении вкладыша впервые необходимо зарегистрировать его в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладышей. В учётной записи указываются:
- Серия и номер вкладыша
- Дата приобретения
- Стоимость
- Поставщик (производитель)
Пример записи в приходно-расходной книге:
№ Дата Серия-номер Стоимость Поставщик 1 2026-01-12 1234-5678 1500 руб ООО «Трудовые решения»
Оформление вкладыша в трудовую книжку
Процесс оформления вкладыша состоит из нескольких этапов:
- Подготовка вкладыша. Включает в себя заполнение всех полей‚ печать штампа «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера.
- Вшивание (если необходимо). При отсутствии свободных строк в трудовой книжке вкладыш вшивается в соответствующий раздел.
- Указание даты. На ьном листе вкладыша ставится фактическая дата заполнения‚ а не дата заведения трудовой книжки.
- Сохранение копии. Работодатель хранит копию вкладыша в бухгалтерском учёте.
Штамп и подпись
Штамп «Выдан вкладыш» должен содержать:
- Серийный номер
- Номер вкладыша
- Дата выдачи
Подпись руководителя отдела кадров подтверждает правильность данных.
Перемещение вкладышей (движение)
Вкладыш может перемещаться в трудовой книжке в следующих случаях:
- При переходе сотрудника на другую должность в рамках одного предприятия (обновление квалификации).
- При смене фамилии‚ имени или отчества (например‚ после брака).
- При получении дополнительного образования.
- При переходе сотрудника на другую организацию (в таком случае новый вкладыш выдается в новой трудовой книжке).
В каждом случае необходимо:
- Заполнить новый вкладыш с актуальными данными;
- Вшить его в трудовую книжку (если свободных строк нет);
- Отметить в приходно-расходной книге новый выпуск вкладыша.
Пример записи в трудовой книжке при выдаче второго вкладыша
Если в трудовой книжке не осталось свободных строк‚ выдается второй вкладыш. В таком случае на ьном листе книжки делается запись:
№ Дата Серия-номер Фамилия Имя Отчество 2 2026-01-12 1234-5678 Иванов Иван Иванович
После этого вшивается второй вкладыш с актуальными данными сотрудника.
Бухгалтерские проводки по учету вкладышей
При покупке и вшивании вкладышей бухгалтер проводит следующие операции:
- Дебет 62 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» – стоимость вкладыша
- Кредит 51 «Расчётный счёт» – сумма оплаты
- При вшивании вкладыша в трудовую книжку – дебет 20 «Основные средства» (если считается как часть трудовой книжки) и кредит 62 «Расчёты с поставщиками»
Практические рекомендации
- Покупайте вкладыши у официальных поставщиков‚ чтобы избежать недействительных документов.
- Храните копии всех выпущенных вкладышей в электронном виде.
- Периодически проверяйте‚ что в трудовой книжке нет пустых строк; при необходимости выдавайте новые вкладыши.
- Обучайте сотрудников отдела кадров правилам оформления вкладышей‚ чтобы избежать ошибок.
Вкладыш в трудовой книжке – это важный элемент кадрового учёта‚ который обеспечивает актуальность данных о сотруднике. С 2023 года вшивание вкладыша не является обязательным‚ однако его наличие повышает надёжность документации и снижает риск претензий со стороны проверяющих органов. Работодатель отвечает за приобретение‚ учет и правильное оформление вкладышей‚ а бухгалтерия – за учёт расходов и правильное отражение операций в учётной системе.
Следуя приведённым рекомендациям‚ вы сможете обеспечить корректное движение вкладышей в трудовой книжке и соблюдение всех нормативных требований.