Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. От правильности её ведения зависит расчёт пенсии, получение льгот и подтверждение опыта работы; Поэтому крайне важно знать и строго соблюдать установленные правила её оформления, заполнения и хранения.
ьный лист и выдаче трудовой книжки
Первая страница (ьный лист) заполняется при выдаче документа работнику. На ней указываются:
- ФИО работника (полностью, без сокращений).
- Дата рождения.
- Сведения о профессиональном образовании (если есть).
- Дата выдачи трудовой книжки.
Ключевое требование: ьный лист подписывается лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек (обычно это сотрудник кадровой службы или руководитель организации). После подписи ставится печать организации (чаще всего, печать кадровой службы или общая печать организации). Если печать отсутствует, это не является основанием для признания документа недействительным, но её наличие желательно.
Основные правила ведения трудовой книжки
Записи о работе вносятся на основании приказов о приёме, переводе и увольнении. Соблюдение следующих норм обязательно:
Запрет на исправления и помарки
Трудовая книжка не должна содержать неправильных, нечетких или подчищенных записей. Любая ошибка, опечатка или неверно указанная дата должны быть исправлены только путём зачёркивания неверной записи (одной жирной чертой) и оформления новой записи рядом. Под исправлением обязательны подпись ответственного лица и дата исправления. Использование correction fluid (шариковой жидкости) или замена листа недопустимы.
Формулировки записей
Записи должны быть:
- Полными и точными: указывается полное наименование организации (без сокращений, если это не прямо предусмотрено), структурное подразделение, должность.
- С датами: день, месяц, год приёма, перевода и увольнения.
- С подписями: подпись руководителя организации (или уполномоченного лица) и подпись работника, ознакомленного с записью. Подпись работника подтверждает, что он получил копию приказа и с ним ознакомлен.
Заполнение при увольнении
В последней записи об увольнении обязательно указывается основание увольнения со ссылкой на конкретную статью или пункт Трудового кодекса РФ (например, «п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» или «ст. 81 ТК РФ»). Формулировка должна точно соответствовать тексту приказа об увольнении.
Правила хранения трудовых книжек
Хранение у работодателя
Трудовые книжки работников, находящихся в отпуске, командировке или временно не выполняющих работу, хранятся у работодателя в запертом помещении (например, в сейфе или шкафу), доступ к которому ограничен. Ответственность за сохранность несёт организация.
Выдача работнику
Трудовая книжка выдается работнику:
- При увольнении (в день увольнения или по письменному заявлению — не позднее трёх рабочих дней).
- По письменному заявлению для предъявления в государственные органы (например, для оформления пенсии).
При выдаче составляется расписка в двух экземплярах: один остаётся у работодателя, второй — у работника. В расписке указываются дата выдачи, номер трудовой книжки, ФИО работника, подписи сторон.
Возврат после использования
После использования (например, при оформлении пенсии) работник обязан вернуть трудовую книжку работодателю в течение трёх рабочих дней. При возврате также составляется расписка.
Утрата трудовой книжки
В случае утраты работник обязан:
- Немедленно заявить об этом работодателю.
- Обратиться в органы внутренних дел (полицию) для получения справки об утере.
- Написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.
Работодатель на основании заявления, справки из полиции и имеющихся в организации документов (приказы, личные карточки) оформляет дубликат трудовой книжки. Все записи в дубликате вносятся на основании оригинальных документов, с обязательной пометкой «Дубликат».
Ответственность за нарушение правил
Нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек влечёт административную ответственность для должностных лиц и юридических лиц (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ). Для работника некорректные записи могут привести к невозможности подтвердить стаж и получить пенсию или льготы.
Трудовая книжка — документ, имеющий огромное юридическое значение на протяжении всей жизни человека. Поэтому и работодатель, и работник должны относиться к её ведению и хранению с максимальной ответственностью: проверять правильность записей, хранить в безопасности и оперативно реагировать на утрату. Строгое соблюдение этих простых правил защищает трудовые права и гарантирует их реализацию в будущем.