Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. С развитием цифровых технологий в России происходит постепенный переход от бумажных форм к электронным трудовым книжкам (ЭТК); Ниже представлен подробный обзор актуальных правил, особенностей оформления и практических рекомендаций для работодателей и сотрудников.
Краткая история и современное состояние
- Советский период – трудовая книжка вводилась как обязательный учётный документ для всех наёмных работников.
- 1990‑е годы – сохранение бумажного формата, но появление первых нормативных актов о ведении электронных записей в отдельных отраслях.
- 2021 год – вступил в силу Федеральный закон № 439‑ФЗ, обязывающий кадровые службы при приёме на работу заполнять только электронные трудовые книжки.
- 2023 год – введены новые бланки бумажных трудовых книжек (форма ТД‑2) для тех случаев, когда бумажный вариант всё ещё допускается.
- 1 января 2026 года – завершается переходный период: с этой даты все трудовые отношения должны оформляться исключительно в электронном виде, а бумажные книжки сохраняются только как архивные документы.
Кому действительно нужна бумажная трудовая книжка?
По мнению эксперта А. Сафонова, для молодёжи, устраивающейся на работу впервые, бумажная трудовая книжка может быть излишней, поскольку их трудовой стаж ещё не сформирован и вся информация будет храниться в ЭТК. Тем не менее, закон допускает выдачу бумажного варианта в следующих ситуациях:
- Работник ранее вёл бумажную трудовую книжку и предпочитает продолжать её использование (например, при переходе к новому работодателю, который ещё не полностью перешёл на ЭТК).
- Иностранный гражданин, у которого нет российской трудовой книжки, но работодатель обязан выдать форму СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности) при приёме на работу.
- Архивные цели: хранение трудовых книжек уволенных сотрудников в течение 50 лет после увольнения.
В остальных случаях с 2021 года кадровые службы обязаны заполнять только электронный вариант.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): как заполнять и когда
Когда заполнять ЭТК?
- При приёме на работу – сразу после подписания трудового договора (или гражданско‑правового договора, если он предусматривает ведение трудовой книжки).
- При изменении данных – перевод на другую должность, изменение оклада, присвоение звания, награды, отпуск по уходу за ребёнком и т.д.
- При увольнении – формирование окончательной записи о дате расторжения трудового договора и причине увольнения.
Как заполнять ЭТК?
Электронная трудовая книжка ведётся в единой государственной информационной системе «Трудовая книжка» (ЕГИСЗ). Основные шаги:
- Авторизация – ответственный специалист по кадрам входит в систему с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) или учётной записи на портале госуслуг.
- Создание записи о приёме – указываются:
- ФИО сотрудника;
- Дата рождения;
- СНИЛС;
- ИНН (при наличии);
- Наименование и ИНН работодателя;
- Дата приёма;
- Должность, профессия, подразделение;
- Условия оплаты (оклад, тарифная ставка).
- Внесение изменений – при каждом событии (перевод, повышение, отпуск, больничный и т.д.) создаётся новая запись с указанием даты и сути изменения.
- Завершение трудовой деятельности – при увольнении вносится запись о дате расторжения договора, основании (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.п.) и выдаётся форма СТД‑Р в электронном виде (можно распечатать для сотрудника).
Что делать при утере или повреждении ЭТК?
Поскольку данные хранятся в централизованной базе, утеря «физического» носителя не приводит к потере информации. Сотрудник может:
- Получить выписку из ЭТК через личный кабинет на портале госуслуг (запрос form‑2‑НДФЛ или выписка о трудовой деятельности).
- Обратиться к работодателю с запросом о выдаче дубликата выписки (работодатель обязан предоставить её в течение трёх рабочих дней).
Бумажные трудовые книжки: актуальные требования (2023‑2026)
Несмотря на переход к электронному учету, бумажные трудовые книжки всё ещё могут использоваться в ограниченных случаях. С 2023 года действуют новые бланки (форма ТД‑2), которые отличаются:
- Обновлённым полем для СНИЛС и ИНН;
- Наличием QR‑кода, содержащего ссылку на электронную запись в ЕГИСЗ (для проверки подлинности);
- Уточнённым порядком заполнения разделов о наградах и поощрениях.
Заполнение бумажной книжки производится следующим образом:
- В разделе «Личные данные» указываются ФИО, дата рождения, СНИЛС, паспортные данные.
- В разделе «Сведения о работе» – каждое место работы оформляется отдельной строкой: дата приёма, дата увольнения, наименование организации, должность, основание приёма и увольнения (приказ, договор).
- При увольнении ставится отметка «Уволен» с указанием причины и номера приказа.
- Все записи заверяются подписью ответственного специалиста по кадрам и печатью организации (если она предусмотрена уставом).
Важно: с 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки больше не могут быть основным документом для подтверждения трудового стажа при назначении пенсии или социальных выплат – в этих случаях требуется выписка из ЭТК.
Особенности оформления для иностранных работников
Если организация принимает на работу гражданина другой страны (например, Республики Узбекистан), то:
- У иностранного работника может отсутствовать российская трудовая книжка.
- При приёме на работу кадровая служба обязана выдать форму СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности) в электронном виде, а также предоставить возможность оформить ЭТК через личный кабинет на портале госуслуг (требуется подтверждение identity через миграционный учёт).
- Если работник ранее работал в России и имел бумажную трудовую книжку, её данные переносятся в ЭТК при первом трудоустройстве после 2021 года.
В случае, если иностранный гражданин не может получить доступ к ЕГИСЗ (например, из‑за отсутствия СНИЛС), работодатель ведёт временный учёт на бумажном носителе, но обязан в течение 30 дней оформить электронную запись после получения необходимых документов.
Практические рекомендации для работодателей
- Обучите кадровый персонал работе с ЕГИСЗ и использованию ЭЦП – это сократит время оформления и минимизирует ошибки.
- Ведите журнал регистрации всех действий в ЭТК (приём, перевод, увольнение) – это упростит подготовку к проверкам трудовой инспекции.
- Храните резервные копии выписок из ЭТК в защищённом электронном архиве (не менее 5 лет).
- Информируйте сотрудников о возможности получения выписки из ЭТК через личный кабинет госуслуг и о порядке выдачи дубликата при утере.
- Следите за обновлением нормативных актов – изменения в порядке ведения ЭТК могут происходить ежегодно (например, корректировки полей в форме СТД‑Р).
Трудовая книжка – это не просто формальность, а важный инструмент подтверждения трудового стажа, который напрямую влияет на право на пенсию, социальные выплаты и карьерный рост. С 2021 года основной формой учёта является электронная трудовая книжка, а с 1 января 2026 года она становится обязательной для всех трудовых отношений в России. Бумажные варианты сохраняются лишь в качестве вспомогательного средства или для архивных целей.
Соблюдение актуальных требований по ведению ЭТК, своевременное внесение изменений и грамотное взаимодействие с государственными информационными системами помогут избежать штрафов, обеспечат прозрачность трудовых отношений и защитят права как работодателей, так и сотрудников.
Помните: правильно оформленная трудовая книжка – это гарантия законности и стабильности вашей профессиональной деятельности;