Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданаря. С 2026 года в России действует ряд новых правил, касающихся её оформления, заполнения и вкладыша. В этой статье мы разберём, как правильно подшить (вшить) вкладыш в трудовую книжку, какие формы использовать и где получить электронную версию.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются сведения о:

• паспортных данных работника;
• периоде работы у каждого работодателя;
• выплатах, надбавках и отпуске;
• дополнительных трудовых отношениях (совместительство, вахтовый график и т.д.).

С 2026 года возможна как бумажная, так и электронная форма. Приём в работу без бумажной версии возможен, если у сотрудника нет трудового стажа.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК оформляется через Госуслуги и хранится в личном кабинете. Она полностью заменяет бумажный вариант, но иногда работодатели всё ещё используют вкладыш для удобства.

Как оформить трудовую книжку впервые?

Если у новичка нет трудового стажа, оформление начинается с сбора следующих документов:

1. паспорт;
2. СНИЛС;
3. ИНН;
4. документы об образовании;
5. приказ о приёме на работу;
6. трудовой договор.

После этого вносятся данные в трудовую книжку (или в ЭТК). Оформление оформляеться в Госуслуги или в отделении ПФР.

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш – отдельный лист, который позволяет добавить дополнительные записи (например, сведения о совместительстве, вахтовом графике, дополнительных отпусках). Правильный порядок действий описан ниже.

Подготовка вкладыша

• Заполнить все необходимые поля до подшивки – так проще контролировать заполнение.
• Убедиться, что вкладыш имеет стандартный размер A5 (или размер, указанный в форме 1‑ТК).
• При необходимости распечатать форму в 2026 году – актуальные образцы доступны в КонсультантПлюс.

Где вшить вкладыш?

В законодательстве нет строго регламентированного места для вкладыша, поэтому вы можете выбрать любой удобный способ:

• В начало – удобно, если планируется много дополнительных записей.
• В конец – традиционный вариант, когда вкладыш размещается после последней страницы.
• В середину – технически оптимально, так как разделит основной раздел и дополнительные записи.

На практике большинство организаций используют конец трудовой книжки, чтобы не нарушать порядок страниц.

Техника вшивания

Для вшивания:

1. Подготовьте книжку и вкладыш.
2. Сделайте небольшие отверстия в верхнем левом углу листа вкладыша.
3. Вставьте в отверстия пластиковую или металлическую скорлупку (бумажный вкладыш часто фиксируется скрепкой или клеем).
4. Убедитесь, что лист не смещается и страницы открываются без затруднений.

Если используете пластиковую вставку, её можно закрепить скобами, которые продаются в канцелярском отделе.

Образцы заполнения вкладыша

Ниже представлен типовой пример заполнения вкладыша (формат 2026 года).

Эти данные вносятся вручную или в электронный документ, если используется ЭТК.

Как получить и оформить электронную трудовую книжку в 2025‑2026 годах?

ЭТК можно получить следующими способами:

• Через личный кабинет на Госуслуги – раздел «Трудовая книжка».
• В МФЦ – при личном обращении с паспортом.
• В ПФР – по запросу в подразделении по месту жительства.

Для получения выписки из ЭТК достаточно выбрать «Просмотр сведений» и нажать «Экспортировать». Выписка может быть использована в банках, при оформлении кредитов и т.д.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли обойтись без бумажной трудовой книжки в 2026 году? Да. При отсутствии трудового стажа работодатель может сразу оформить ЭТК.
2. Нужна ли подпись работодателя на вкладыше? Подпись не обязательна, но рекомендуется для подтверждения достоверности записей.
3. Сколько стоит вкладыш? Стоимость варьируется от 30 р. до 150 р. в зависимости от типографии и формата.
4. Можно ли вшить несколько вкладышей? Да, но каждый новый лист должен быть пронумерован и подписан.
5. Как правильно хранить вкладыш? Вкладыш следует хранить в той же обложке, что и основной документ, чтобы не потерять.

Подшивка (вшивание) вкладыша в трудовую книжку – простая, но важная процедура, позволяющая дополнить основной документ сведениями, которые не помещаются в обычный раздел. Главное помнить:

• Заполнять вкладыш до вшивания.
• Выбирать место вставки (конец, начало или середина) по удобству.
• Соблюдать требования к оформлению (формат A5, правильные поля).
• При необходимости использовать электронную форму – она полностью заменяет бумажный вариант.

Соблюдая эти рекомендации, вы сможете правильно оформить трудовую книжку, избежать ошибок при аудите и обеспечить прозрачность трудовой деятельности для всех сторон.