Дата публикации: 21 мая 2026 г․, 17:05

Трудовая книжка — ключевой документ, фиксирующий трудвующую деятельность гражданина․ Её правильное оформление — обязанность как работодателя, так и юриста, отвечающего за кадровые вопросы․ В 2025 году в РФ вступили в силу новые правила (Порядок № 320н), которые изменили подход к заполнению, хранению и исправлению записей․ Ниже — пошаговое руководство, составленное на основе официальных нормативных актов и практического опыта юристов‑кадровых специалистов․

Общие требования к оформлению трудовой книжки

Согласно Порядку № 320н (утверждён 01 сентября 2025 г․), трудовые книжки заполняются в соответствии с следующими принципами:

• Язык заполнения — на языке субъекта РФ, на территории которого находится предприятие (русский, татарский и т․д․)․
• Единый формат — только официально утверждённый бланк, утверждённым Приказом Минфина от 11 апреля 2022 г․ № 55н․
• Отсутствие исправлений — в титульном листе и в остальных полях допускаются только полностью заменённые записи; зачеркивания и «заправки» запрещены․
• Хранение — трудовую книжку следует хранить в оригинальном виде в течение всего срока действия трудовых отношений и после увольнения — не менее 50 лет․

Титульный лист

В titulе указываются:

1. ФИО работника (фамилия, имя, отчество)․
2. Дата рождения․
3. Место рождения (город, страна)․
4. Гражданство․
5. Сведения о семье (при необходимости)․
6. Паспортные данные (серия, номер, дата выдачи, подразделение)․

Важно: в титульном листе нельзя вносить исправления․ При ошибке в данных оформляется новый экземпляр․

Структура внутренних страниц

Каждая страница делится на четыре столбца:

• Столбец 1 — номер записи․
• Столбец 2 — дата записи․
• Столбец 3 — сведения о приёме на работу (должность, место работы, основание)․
• Столбец 4 — сведения об увольнении (дата, причина, основание)․

При совместительстве указываются дополнительные записи в том же столбце 3․

Пошаговый процесс заполнения

Подготовка к заполнению

Перед тем как начать, юрист должен убедиться в следующем:

• Наличие официального бланка, соответствующего требованиям Порядка 320н․
• Наличие подписи работника и работодателя (при необходимости – печати)․
• Реквизиты организации (наименование, ИНН, ОГРН)․

Если работник выбирает электронный вариант, необходимо загрузить его в систему Госуслуг или в корпоративный кадровый портал, соблюдая требования к электронной подписи․

Запись о приёме на работу

В столбце 3 вносятся сведения о приёме:

• Дата начала работы․
• Должность/кадр (в соответствии с tariff‑tariffом)․
• Основание (договор, приказ, справка)․
• Способ занятости (полный рабочий день, частичная занятость, совместительство)․

Пример записи:

Столбец 3: Принят на работу по совместительству в качестве менеджера отдела продаж (приказ № 12 от )․

Печать и подпись ставятся под записью, но не в колонке 3․

Запись об увольнении

При увольнении в столбце 4 указываются:

• Дата увольнения․
• Причина (по собственному желанию, по сокращению, по статье ТК РФ и т․д․)․
• Основание (приказ, соглашение)․

Если в книжке закончились страницы, оформляется вкладыш (вшивается в книгу)․ В нём оформляются те же поля, что и в обычных страницах․

Исправление ошибок

Согласно Порядку 320н, в книжке нельзя делать зачеркивания․ При выявлении ошибки:

1. Оформляется новый лист (или вкладыш)․
2. В него вносится правильная запись․
3. Старый лист с ошибкой уничтожается․

Юрист обязан зафиксировать факт исправления в отдельном протоколе․

Частые юридические ошибки и как их избежать

• Омиссивное указание основания — без указания приказа или договора запись считается недействительной․
• Неправильный язык заполнения — в регионах с официальным языком, отличным от русского, необходимо использовать его․
• Отсутствие подписи работника — приём на работу оформляется только после подписания книги работником․
• Неучёт совместительства — при нескольких местах работы необходимо оформить отдельные записи в каждом столбце․

Электронные трудовые книжки: особенности

С 01 сентября 2025 г․ допускается ведение электронных трудовых книжек․ Основные отличия:

• Записи вносятся в электронную форму, доступную только уполномоченным лицам․
• Для подтверждения правки используется электронная подпись․
• Хранилище должно соответствовать требованиям ФСТЭК (шифрование, резервное копирование)․

Юрист, отвечающий за переход на электронный формат, обязан:

1. Обучить персонал работе с системой․
2. Обеспечить резервное копирование данных не реже одного раза в сутки․
3. Вести журнал доступа к электронным записям․

Чек‑лист для юриста перед выдачей книги работнику

1. Проверена ли соответствие формы Порядку 320н?
2. Все обязательные реквизиты титульного листа заполнены?
3. Записаны ли даты начала и (при необходимости) окончания работы?
4. Указаны ли основания приёма и увольнения?
5. Проверена ли подпись работника и (при необходимости) печать организации?
6. Оформлен ли протокол в случае исправления ошибок?
7. Создан ли вкладыш, если страниц не хватает?
8. Для электронных книг — выполнена ли подпись и проверка доступа?

Правильное заполнение трудовой книжки — это не просто формальный процедурный вопрос, а важный юридический инструмент, который может стать доказательством в случае трудового спора․ Юрист, следящий за тем, чтобы все записи соответствовали требованиям Порядка 320н, защищает интересы как работодателя, так и сотрудника․ Соблюдение перечисленных выше правил позволяет избежать ошибок, которые могут привести к аннулированию записи или к необходимости оформления нового экземпляра книги․

Для более детального изучения рекомендуем:

• Скачать Порядок № 320н․
• Ознакомиться с Инструкцией по заполнению в 2025 году․
• Сохранить образцы заполнения в виде шаблона․

Соблюдайте правила, будьте внимательны к деталям — и ваши трудовые книжки будут образцом правильного оформления․