Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. От правильности оформления этого документа напрямую зависит будущая пенсия работника, а любые, даже самые незначительные на первый взгляд неточности, могут привести к серьезным проблемам при ее назначении. Одним из самых частых вопросов, возникающих при оформлении трудовых книжек, является вопрос о цвете печати. Разберемся во всех тонкостях этого требования.
Какого цвета должна быть печать?
Согласно сложившейся практике и требованиям к оформлению официальных документов, печать в трудовой книжке должна быть синего или фиолетового цвета. Именно эти цвета традиционно используются для гербовых и круглых печатей организаций на территории Российской Федерации.
Использование синей или фиолетовой мастки является негласным стандартом делопроизводства. Это связано с тем, что такие оттенки обеспечивают хорошую читаемость текста на печати и легко поддаются визуальной проверке подлинности.
Почему другие цвета недопустимы?
Использование печатей других цветов (например, красного, зеленого или черного) крайне не рекомендуется и может быть признано нарушением:
- Красная печать — традиционно используется для штампов с реквизитами организации (угловые штампы), но не для круглой печати, заверяющей записи в трудовой.
- Черная печать — может сливаться с основным текстом записи, что затрудняет визуальное отделение оттиска печати от текста и делает документ трудным для чтения.
- Другие цвета, выглядят неофициально и могут вызвать обоснованные сомнения у сотрудников Социального фонда России (СФР) или будущих работодателей при подсчете стажа.
Кто и когда должен ставить печать?
Как напомнили в Роструде, в трудовой книжке пишут наименование подведомственного учреждения и ставят его печать. Печать является обязательным атрибутом, заверяющим подлинность внесенной записи. Оттиск ставится в следующих случаях:
- При приеме на работу — на ьном листе трудовой книжки (впервые заведенной) или при выдаче вкладыша.
- При увольнении работника — печать ставится после записи об увольнении в разделе сведений о работе.
- При изменении персональных данных, на ьном листе при смене фамилии, имени или отчества.
- При получении работником новой профессии или специальности, а также при присвоении нового разряда.
Важное правило при увольнении
При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации. Если организация использует несколько печатей (например, печать отдела кадров и гербовую печать компании), для заверения записей в трудовой книжке должна применяться именно основная (гербовая) печать работодателя.
Чем грозят ошибки в трудовой книжке?
Трудовая книжка остается главным документом, подтверждающим стаж гражданина. Ошибки, допущенные в записях, могут обернуться заниженными пенсионными выплатами или даже отказом в учете определенного периода работы. Об этом предупреждают эксперты, в т.ч. заслуженный юрист России Иван Соловьев.
Даже если печать поставлена правильного цвета, но она:
- Нечитаемая (смазана, смазана или набила текст);
- Поставлена не на свое место (захватывает текст, перекрывает подпись);
- Принадлежит не тому учреждению (например, печать филиала вместо головной организации, если это не согласовано);
все это может привести к тому, что Пенсионный фонд (или СФР) не зачтет этот период в страховой стаж.
Что делать, если организация ликвидирована?
Частая проблема: в трудовой книжке работника была неверно указана его должность или печать поставлена с ошибкой, но организация уже ликвидирована. В таком случае самостоятельное исправление недопустимо. Сотруднику необходимо обратиться в государственный архив по месту нахождения бывшего работодателя. Архив выдаст соответствующую справку, которая станет официальным подтверждением стажа и позволит внести корректные изменения в трудовую книжку.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и печати
Важно помнить, что даже самые незначительные неточности в бумажной трудовой книжке, как и в электронной, могут привести к отказу в признании стажа. Однако в электронной трудовой книжке понятие физической печати отсутствует — заверение записей происходит с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП) работодателя. Это исключает проблему цвета, нечитаемости или смазанности оттиска.