Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовой стаж работника. С 2024‑2026 годами в законодательстве и нормативных актах России появились уточнения‚ касающиеся подписей в трудовой книжке. В статье рассмотрим‚ какие изменения вступили в силу‚ кто и где обязан ставить подпись‚ какие документы требуют заверения и какие типичные ошибки следует избегать.

Правовая база

Новые требования регулируются следующими нормативными актами:

1. Инструкция по ведению трудовых книжек (пункт 2.2‑2.5) – определяет порядок заполнения ьного листа‚ вкладыша и полей для подписи.
2. Трудовой кодекс РФ (ст. 71‑73) – фиксирует обязательность ознакомления работника с записью и его подпись в определённых случаях.
3. Приказ Минтруда России от № 264н – разъясняет‚ где ставится подпись ответственного лица и печать организации.
4. Постановления и разъяснения от 2025‑2026 годов‚ опубликованные на официальных порталах Гарант.ру и КонсультантПлюс.

Ключевые изменения

• Обязанность ознакомления работника с каждой записью в трудовой книжке и получения его подписи в личной карточке‑вкладыше.
• Подпись ответственного за ведение трудовых книжек (кадровика) теперь обязательна не только на ьном листе‚ но и в полях «Подпись ответственного лица» рядом с каждой записью.
• Печать организации ставится в обязательном порядке‚ если у работодателя есть печать кадровой службы; в случае её отсутствия допускается электронная подпись (по новому приказу Минтруда от 2025 г.).
• При изменении ФИО (браки‚ разводы) в ьном листе прежние данные зачеркиваются‚ а новые вносятся без необходимости подписи работника – это не предусмотрено правилами.

Кто и где ставит подпись?

2.1 ьный лист (первая страница)

После выдачи новой трудовой книжки (или её переоформления) лицо‚ ответственное за выдачу (обычно руководитель отдела кадров) подписывает ьный лист и ставит печать организации; Пример оформления:

Трудовая книжка № ______
ФИО работника: ______________________
Дата рождения: ______________________
;..Подпись ответственного лица: ___________ Дата: __.__.____
Печать организации: [печать]

2.2 Вкладыш (карточка работника)

При каждой записи (приём‚ перевод‚ увольнение‚ изменение ФИО) работник обязан ознакомиться с записью и поставить подпись в специальном поле вкладыша. Это подтверждает‚ что работник получил информацию о своих правах и обязанностях.

2.3 Записи о приёме‚ переводе‚ увольнении

Запись в трудовой книжке делается на основании приказа/распоряжения работодателя. После внесения записи в книжку:

• Ответственный за ведение книжки ставит подпись и печать в полях «Подпись ответственного лица» и «Печать».
• Работник ставит подпись в поле «Подпись работника (ознакомлен)» в личной карточке‑вкладыше.

Пример записи о приёме на работу

Пошаговая инструкция по оформлению подписи в 2026 году

1. Подготовка приказа/распоряжения – документ должен быть подписан руководителем и иметь печать.
2. Заполнение записи в трудовой книжке – кадровик вносит данные в соответствии с инструкцией (шрифт‚ порядок полей‚ зачёркивание старых данных).
3. Подпись кадровика – ставится в поле «Подпись ответственного лица»‚ рядом ставится печать организации.
4. Ознакомление работника – работнику показывают запись‚ объясняют её содержание.
5. Подпись работника в вкладыше – работник ставит подпись в поле «Подпись работника (ознакомлен)» и указывает дату.
6. Хранение оригинала – оригинальная трудовая книжка хранится у работодателя в отделе кадров; копии (если нужны) заверяются тем же способом.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

4.1 Нужно ли ставить подпись работника на ьном листе?

Нет. По текущим правилам подпись работника ставится только в личной карточке‑вкладыше при ознакомлении с каждой записью. ьный лист подписывает только ответственный за выдачу книжки.

4.2 Что делать‚ если работник отказывается ставить подпись?

Работодатель обязан предоставить работнику возможность ознакомиться с записью. Если работник отказывается‚ необходимо оформить акт отказа с указанием причины и подписью обеих сторон. Этот акт хранится вместе с трудовой книжкой.

4.3 Можно ли ставить подпись в электронном виде?

Да. С 2025 года допускается использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) как у работодателя‚ так и у работника. При этом в бумажной копии указывается «ЭП» и номер сертификата.

4.4 Как оформить изменение фамилии в трудовой книжке?

Старую фамилию зачеркивают одной линией‚ вносят новую фамилию‚ указывают дату изменения и ставят подпись ответственного лица с печатью. Подпись работника не требуется‚ так как изменение происходит в ьном листе‚ а не в записи о приёме/увольнении.

4.5 Где ставится печать организации?

Печать ставится в поле «Печать» рядом с подписью ответственного лица. Если печать отсутствует‚ в поле вносят отметку «Отсутствует» и используют электронную подпись.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи работника – всегда проверяйте наличие подписи в вкладыше сразу после внесения записи.
• Неправильный порядок полей – используйте шаблоны‚ утверждённые Минтрудом‚ чтобы не нарушить структуру.
• Зачёркивание без указания даты – при изменении данных (ФИО‚ дата рождения) обязательно указывайте дату изменения.
• Отсутствие печати – если у организации нет печати‚ оформляйте электронную подпись и фиксируйте это в примечании.
• Заполнение записи без приказа – запись в книжку возможна только на основании официального приказа/распоряжения.

Пример заполнения «ьного листа» нового бланка (2026)

Трудовая книжка (образец 2026)
№ __________
ФИО работника: ______________________________
Дата рождения: ______________________________

Гражданство: ________________________________
Образование: ________________________________
Серия и номер паспорта: _____________________
Дата выдачи: ________________________________
Кем выдан: _________________________________
Подпись работника (при получении): ___________ Дата: __.__.____
Подпись ответственного лица: ___________________ Дата: __.__.____
Печать организации: [печать] (или ЭП № __________)

С 2024‑2026 годами в правилах оформления трудовых книжек произошли существенные изменения‚ направленные на повышение прозрачности и ответственности обеих сторон – работодателя и работника. Ключевыми моментами являются обязательное ознакомление работника с каждой записью‚ подпись в личной карточке‑вкладыше и обязательное присутствие подписи ответственного лица с печатью (или ЭП) рядом с каждой записью.

Соблюдение этих требований помогает избежать споров в трудовых отношениях‚ упрощает проверку со стороны государственных органов и гарантирует корректное отражение трудового стажа в официальных документах.

Если у вас возникли вопросы по конкретному случаю‚ рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.

Дата актуализации статьи: