В 2026 году институт трудовых книжек в России претерпел значительные изменения, перейдя преимущественно в цифровой формат. Однако вопрос о том, когда и как заводится этот документ, остается критически важным как для работодателей, так и для сотрудников. Ниже представлен подробный разбор правил оформления трудовой книжки при приеме на работу, основанный на действующем законодательстве РФ.
Когда заводится трудовая книжка?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, который проработал у него свыше пяти дней, при условии, что данная работа является для сотрудника основной. Это правило действует для всех организаций и индивидуальных предпринимателей.
Важно отметить ключевые условия начала ведения документа:
- Сотрудник должен отработать более 5 дней.
- Работа должна быть основной (не по совместительству, если работник не изъявил желания внести запись об этом).
- Работодатель не является физическим лицом, не имеющим статуса ИП.
Бумажная или электронная: что выбирают в 2026 году?
С 1 января 2021 года (а для впервые устраивающихся на работу — с 2022 года) в России действует правило: для граждан, впервые вступающих в трудовые отношения, бумажная трудовая книжка не заводится. Сведения об их трудовой деятельности формируются исключительно в электронном виде.
Ситуация с бумажными книжками в 2026 году выглядит следующим образом:
- Для новых сотрудников: Если человек устраивается на работу впервые после 1 января 2022 года, ему выдается только электронная трудовая книжка (ЭТК). Бумажный бланк ему не оформляется.
- Для сотрудников с бумажной книжкой: Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка (заведенная ранее), она сохраняется у него на руках или у работодателя (по согласованию), и записи в нее продолжают вноситься наравне с электронным учетом.
- Замена бланков: С 1 января 2023 года в случае утери или повреждения бумажной трудовой книжки заводится новая книжка только нового образца. Старые бланки обмену не подлежат, но если они были заведены ранее и находятся на руках у работника, они сохраняют свою силу.
Сроки оформления документов
Законодательство устанавливает четкие временные рамки для внесения записей:
Срок внесения записи о приеме
Запись в трудовую книжку (бумажную) и передача сведений в Пенсионный фонд России (для формирования электронной версии) должны быть произведены не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу или заключения трудового договора. Ранее этот срок составлял до недели, но современные требования ужесточились для обеспечения актуальности данных в реестре.
Срок ознакомления работника
Внесение записи в бумажную трудовую книжку (если она ведется) производится работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу, однако фактическая передача данных в информационную систему происходит быстрее.
Порядок действий при приеме на работу
Процесс оформления зависит от статуса сотрудника:
Сценарий 1: Сотрудник устраивается впервые
Работодатель не запрашивает бумажную трудовую книжку, так как она не заводилась. На основании паспорта и СНИЛС работодатель подает отчетность в Социальный фонд России (СФР), где и открывается электронный профиль трудовой деятельности гражданина.
Сценарий 2: Сотрудник имеет бумажную трудовую книжку
Работник предоставляет бумажную книжку работодателю. Работодатель:
- Вносит запись о приеме на работу в бумажный бланк (не позднее следующего рабочего дня после приказа).
- Заверяет запись подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).
- Подает сведения в СФР для обновления электронной версии.
Хранение и выдача
Бумажные трудовые книжки хранятся у работодателя как документы строгой отчетности. Они должны быть внесены в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей.
При увольнении трудовая книжка выдается работнику на руки в день увольнения. Если работник подал заявление о выдаче книжки после увольнения (например, забрать ее сразу не получилось), работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления.
В 2026 году фраза «трудовая книжка заводится при приеме на работу» требует уточнения: бумажная книжка заводится только тем, у кого ее не было до 2022 года и кто по каким-то исключительным причинам еще не перешел на цифровой формат (хотя для новых работников это уже невозможно), либо вносятся записи в уже существующий бумажный документ. Для абсолютного большинства новых сотрудников «заведение» означает создание записи в электронной трудовой книжке, что происходит автоматически при оформлении трудовых отношений.
Работодателям следует внимательно следить за сроками подачи отчетности, так как нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек может повлечь административную ответственность.