В 2026 году вопросы, связанные с ведением трудовых книжек, остаются одними из самых обсуждаемых в кадровом делопроизводстве. С момента масштабного перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) прошло уже несколько лет, однако ситуации, когда работник не подал заявление о выборе формата ведения трудовой, встречаються до сих пор. Особенно это касается новых сотрудников или тех, кто долго не работал.
В этой статье мы подробно разберем, как действовать работодателю, если работник не писал заявление на переход на электронную трудовую книжку, какие права он сохраняет и какие обязанности возникают у организации.

Статус бумажной трудовой книжки в 2026 году

Согласно действующему законодательству (в частности, Закону № 439-ФЗ), ключевым моментом перехода стал выбор, который должен был сделать каждый работник до конца 2020 года. Однако законодатель предусмотрел механизмы для тех, кто этот выбор тогда не сделал или не мог сделать.
Главное правило: Если работник не подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку (или о сохранении бумажной), его бумажная трудовая книжка не аннулируется. Она продолжает вестись работодателем на общих основаниях наряду с формированием сведений в электронном виде (СТД-Р).

Это означает, что в 2026 году возможна ситуация, когда у сотрудника ведется и бумажная, и электронная трудовая книжка одновременно. Это происходит в следующих случаях:

• Работник не подавал никаких заявлений в период с 2020 по 2021 год.
• Работник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки.
• Работник устроился на работу впервые после 1 января 2021 года (в этом случае бумажная трудовая не заводится вообще, ведется только ЭТК).

Сценарий 1: Работник принес бумажную трудовую книжку при приеме на работу

Если при трудоустройстве в 2026 году соискатель предоставляет работодателю бумажную трудовую книжку, это является прямым свидетельством того, что он не переходил полностью на электронный формат на предыдущем месте работы.

В этом случае действуют следующие правила:

Параллельное формирование электронных сведений. Независимо от наличия бумажной книжки, работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности сотрудника в Пенсионный фонд России (СФР) в электронном виде.
Отсутствие обязанности выдавать СТД-Р при увольнении. Важный нюанс: если работник не подавал заявления о переходе на ЭТК (то есть выбрал бумажный формат или просто молчал), то при увольнении работодатель не обязан выдавать ему форму СТД-Р (сведения о трудовой деятельности), так как основным документом для него остаеться бумажная книжка. Форма СТД-Р выдается только по письменному заявлению работника.

> Важно: Если работник просит оформить новую бумажную трудовую книжку взамен утерянной, работодателю следует проявить осторожность. Необходимо проверить, не подавал ли ранее этот сотрудник (на другом месте работы) заявление о переходе на электронную трудовую. Если переход состоялся, новая бумажная книжка не заводится — вся история хранится только в цифре.

Сценарий 2: Работник не имел возможности подать заявление ранее

Существует категория граждан, которые имели трудовой стаж до 2020 года, но в период перехода на ЭТК (2020–2021 гг.) не состояли в трудовых отношениях. У них попросту не было работодателя, которому можно было бы подать заявление.

Для таких работников в 2026 году действуют следующие нормы:

• Они сохраняют право подать заявление о выборе формата ведения трудовой книжки первому работодателю, к которому они устроятся.
• До момента подачи такого заявления их бумажные трудовые книжки (если они их сохранили) продолжают считаться действительными.
• Если бумажной книжки на руках нет (утеряна до 2020 года), а заявление о переходе на ЭТК не писалось, восстановление стажа происходит на основании архивных данных, и дальнейшее ведение может осуществляться в электронном формате по умолчанию, либо в бумажном — по выбору работника.

Может ли работник изменить решение в 2026 году?

Один из самых частых вопросов: можно ли вернуться назад или изменить выбор, если заявление не писалось годами?

Если работник ранее выбрал бумажную трудовую (или не выбрал ничего, сохранив статус-кво): Он имеет право в любой момент (в т.ч. в 2026 году) подать письменное заявление работодателю о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

• После подачи такого заявления в бумажную трудовую книжку вносится запись о подаче заявления.
• Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки.
• Возврат обратно невозможен. Once работник забрал бумажную трудовую на руки в связи с переходом на ЭТК, вернуться к ведению бумажного варианта у этого или любого другого работодателя уже нельзя (согласно разъяснениям Минтруда).

Если работник вообще не подавал заявлений: У него сохраняется возможность сделать это позже. Пока заявление не подано, работодатель ведет бумажную трудовую (если она есть на руках) параллельно с электронной отчетностью.

Алгоритм действий для работодателя

Чтобы избежать ошибок и штрафов, кадровым службам в 2026 году рекомендуется придерживаться следующего алгоритма при приеме сотрудника с бумажной трудовой:

Проверка наличия бумажной трудовой. Если сотрудник приносит бумажную книжку, значит, окончательный переход на ЭТК с выдачей книжки на руки еще не произошел.
Запрос информации (опционально). Если есть сомнения, можно попросить работника предоставить форму СТД-Р с предыдущего места работы, чтобы убедиться в отсутствии записей о переходе на ЭТК. Однако наличие бумажной книжки с последними записями обычно является достаточным подтверждением.
Внесение записи о приеме. Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую книжку в обычном порядке.
Электронная отчетность. Сформировать и отправить отчетность в СФР (форма СЗВ-ТД / СТД-Р) в установленные сроки.
Отсутствие принуждения. Не требовать от работника обязательного перехода на ЭТК, если он этого не хочет. Выбор формата (при наличии бумажной книжки) остается за сотрудником.

Частые ошибки и риски

• Отказ в приеме бумажной трудовой. Работодатель не имеет права отказать в приеме на работу или требовать написания заявления на переход на ЭТК как условия трудоустройства, если у человека есть действующая бумажная трудовая.
• Неверная трактовка «молчания». Если работник молчал в 2020 году, это не означает автоматический переход на ЭТК с выдачей книжки на руки. Это означает сохранение бумажного формата.
• Выдача СТД-Р без запроса. Как упоминалось выше, если работник не переходил на ЭТК полностью, выдача ему формы СТД-Р при увольнении без его письменного заявления не является обязательной (хотя и не запрещена).

В 2026 году ситуация с трудовыми книжками стабилизировалась, но требует внимательного отношения к деталям. Если работник не писал заявление на переход на электронную трудовую книжку, его бумажный документ остается действительным и должен вестись работодателем. Основной принцип, параллельное существование форматов до момента, пока сам работник не примет окончательное решение забрать бумажную трудовую на руки, перейдя полностью в «цифру». Работодателю важно фиксировать все заявления письменно и корректно вести двойной учет там, где это требуется законом.