В 2026 году правила оформления трудовых отношений в России претерпели ряд изменений. В этой статье мы разберём, какие документы необходимо предоставить соискателю при приёме на работу, как правильно оформить трудовую книжку (бумажную и электронную), а также какие нюансы стоит учитывать при трудоустройстве несовершеннолетних, иностранных граждан и лиц с инвалидностью.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий стаж работы сотрудника. В ней фиксируются все сведения о трудовой деятельности: даты приёма, увольнения, перевода, а также сведения о заработной плате и отчислениях в фонды. С 2021 г. в большинстве случаев для новых сотрудников формируется электронная трудовая книжка (ЭТК), однако бумажная версия остаётся обязательной для совместителей и при определённых обстоятельствах.

Обязательные документы при приёме на работу (ст. 65 ТК РФ)

• Паспорт гражданина РФ – документ, удостоверяющий личность.
• СНИЛС – страховой номер индивидуального лицевого счёта.
• Трудовая книжка (если сотрудник уже имеет стаж) – в случае отсутствия стажа её оформляют.
• Свидетельство о воинском учёте (для мужчин 18–27 лет) – подтверждает статус военнообязанных.
• Свидетельство о высшем (или среднем) образовании – при необходимости подтверждения квалификации.
• Свидетельство о наличии инвалидности (если требуется).
• Свидетельство о браке (для некоторых должностей, где требуется подтверждение семейного положения).
• Медицинская справка (при необходимости медицинского осмотра).

Для сотрудников, которые впервые устраиваються на работу, обязательными являются только паспорт и СНИЛС. Печатные копии документов хранить запрещено – необходимо хранить оригиналы и, при необходимости, сканы в электронном виде.

Особенности приёма несовершеннолетних

• Для несовершеннолетних (до 18 лет) требуется согласие родителей или законных представителей.
• Необходимо предоставить справку о рождении и, при необходимости, справку о семейном положении.
• Медицинская справка обязательна, если работа связана с физическим трудом;

Особенности приёма иностранных граждан

• Нужен заграничный паспорт и вид на жительство (если применимо).
• В случае работы в России более 6 месяцев требуется разрешение на работу.
• Приём на работу в России для иностранных граждан регулируется отдельными положениями Трудового кодекса и миграционного законодательства.

Особенности приёма лиц с инвалидностью

• Требуется справка о наличии инвалидности и степень тяжести инвалидности.
• Приём на работу должен учитывать требования по обеспечению доступности рабочего места.
• В случае необходимости – предоставление справки о медицинских ограничениях.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 г. в большинстве случаев для новых сотрудников формируется ЭТК. Это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в электронном виде в системе Фонда социального страхования (ФСФР). Ключевые моменты:

• ЭТК создаётся автоматически при приёме нового сотрудника, если у него нет стажа.
• В ней фиксируются все данные о трудовой деятельности, включая даты приёма, увольнения и перевода.
• Сотрудник может получить доступ к своей ЭТК через личный кабинет ФСФР.
• При переводе сотрудника в другую организацию данные автоматически передаются в новую ЭТК.

Порядок оформления трудовой книжки (бумажной и электронной)

1. Проверка документов – работодатель проверяет оригиналы паспортов, СНИЛС, справки о воинском учёте и т.д.
2. Формирование записи – в трудовой книжке записывается ФИО, документ-основание, дата приёма, должность и подразделение.
3. Подпись руководителя – запись подтверждается подписью руководителя или уполномоченного лица.
4. Отправка в ФСФР – при приёме нового сотрудника отправляется отчет ЕФС‑1, который фиксирует данные о трудовой деятельности.
5. Получение электронного подтверждения – сотрудник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет ФСФР.

Частые ошибки при оформлении трудовой книжки

• Неполные записи (не указаны все данные, например, дата приёма).
• Использование копий документов вместо оригиналов.
• Неправильное указание названия должности.
• Отсутствие подписи руководителя.
• Не отправка отчёта ЕФС‑1 в ФСФР.

Как избежать ошибок: рекомендации для работодателей

• Проверьте наличие всех обязательных документов до начала оформления.
• Используйте шаблоны записей в трудовой книжке, чтобы не пропустить важные поля.
• Периодически проводите внутренний аудит оформления трудовых книжек.
• Обучайте бухгалтеров и кадровиков новым правилам работы с ЭТК.
• Обеспечьте доступ сотрудникам к их ЭТК через личный кабинет ФСФР.

Трудовая книжка остаётся важнейшим документом, подтверждающим стаж работы сотрудника. В 2026 году при приёме на работу необходимо предъявить паспорт, СНИЛС, а при отсутствии стажа – оформить новую трудовую книжку (бумажную или электронную). Особое внимание следует уделять требованиям к несовершеннолетним, иностранным гражданам и лицам с инвалидностью. Соблюдение всех правил оформления поможет избежать штрафов, ускорит процесс регистрации сотрудника в системе ФСФР и обеспечит надёжную защиту прав как работодателя, так и работника.