С 2021 года в России работодатели обязаны вести только электронные трудовые книжки (ЭТК)․ С 1 января 2026 года переходный период по внедрению ЭТК завершён‚ и бумажный вариант больше не требуется․ При увольнении сотрудника важно правильно закрыть запись в ЭТК‚ чтобы работник получил подтверждение стажа‚ а компания соблюдала законодательство․
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК – это цифровой документ‚ хранящийся в системе «Электронная цифровая запись» (ЭЦЗ) и доступный через портал «Мой персональный кабинет» (МПК) и «Портал государственных услуг»․ Он содержит:
- ФИО сотрудника‚ дату рождения‚ паспортные данные;
- Сведения о месте работы‚ должности‚ окладе;
- Стаж работы‚ даты начала и окончания трудового договора;
- Причину увольнения и дату его завершения․
Юридические основы оформления увольнения в ЭТК
В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст․ 122–124) и Постановлением Правительства РФ № 1082 (от 30 июня 2019 г․) о порядке ведения ЭТК‚ при увольнении необходимо:
- Сформировать электронный акт увольнения;
- Провести расчёт всех обязательных выплат;
- Записать в ЭТК дату увольнения и причину (например‚ «по инициативе работодателя» или «по инициативе работника»);
- Подтвердить запись подписью руководителя и сотрудника (если применимо)․
Практический порядок оформления
Подготовка документов
- Акт увольнения (электронный формат);
- Справка о расчёте заработной платы и компенсаций;
- Согласие сотрудника на передачу данных (если требуется);
- Сведения о социальном страховании (страховые взносы)․
Вход в систему ЭЦЗ
Для доступа к ЭЦЗ необходимо:
- Войти в «Мой персональный кабинет» через Портал государственных услуг;
- Выбрать раздел «Трудовые книжки»;
- Найти запись сотрудника по ФИО или ИНН․
Заполнение поля «Дата увольнения»
В форме записи укажите:
- Дата фактического увольнения (день‚ месяц‚ год);
- Причину увольнения (выберите из выпадающего списка);
- Подтвердите запись подписью руководителя (электронная подпись)․
Проверка и подтверждение
После внесения данных система автоматически проверит:
- Согласованность даты начала и окончания трудового договора;
- Наличие всех обязательных выплат;
- Соответствие данных с ЕГРЮЛ/ЕГРП․
Если проверка пройдена‚ запись считается закрытой․ Сотрудник получает доступ к своей электронной трудовой книжке и может скачать PDF‑копию;
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильная дата увольнения: проверьте‚ что дата совпадает с датой подписания акта․
- Отсутствие подписи руководителя: используйте электронную подпись‚ иначе запись не будет подтверждена․
- Несоответствие данных с ЕГРЮЛ: убедитесь‚ что название организации и ИНН совпадают․
- Необновленные сведения о соц․ страховании: проверьте‚ что все взносы зафиксированы․
Что делать‚ если возникли проблемы?
В случае ошибок в записи сотруднику необходимо:
- Обратиться в службу поддержки «МПК» (телефон 8 800 200‑02‑02);
- Подать запрос на исправление через портал госуслуг;
- При необходимости – обратиться в отдел кадров для внесения корректировок․
Как сотрудник проверяет свою ЭТК?
- Войти в «Мой персональный кабинет»;
- Перейти в раздел «Трудовые книжки»;
- Найти свою запись и скачать PDF‑копию․
Сотрудник может проверить‚ что дата увольнения и причина корректны‚ а также убедиться‚ что стаж подсчитан правильно․
- Соблюдайте сроки: оформление в ЭТК должно быть завершено в течение 5 рабочих дней с даты увольнения․
- Проверяйте данные перед записью – это экономит время и устраняет ошибки․
- Используйте электронную подпись – это обязательный элемент подтверждения․
- Сохраняйте копии всех электронных актов – они пригодятся при проверках со стороны налоговых и трудовых органов․
Правильное оформление электронной трудовой книжки при увольнении обеспечивает законность трудовых отношений‚ защищает права сотрудника и упрощает работу работодателя․ Следуя приведённым шагам‚ вы избежите ошибок и гарантируете корректную передачу всех данных в систему․