Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Правильное ведение записей о приеме на работу и увольнении критически важно для будущего пенсионного обеспечения, получения кредитов и подтверждения опыта при трудоустройстве в новые организации. В данной статье мы подробно разберем правила оформления этих записей согласно актуальному законодательству РФ.
Общие правила ведения трудовых книжек
Прежде чем переходить к конкретным записям, необходимо помнить о фундаментальных принципах, нарушение которых может привести к признанию записи недействительной:
- Все записи вносятся чернилами черного или синего цвета (шариковой, гелевой или перьевой ручкой).
- Запрещено использование сокращений (например, нельзя писать «приказ» как «пр.» или «ст.» вместо «статья»).
- Записи должны быть разборчивыми и четкими.
- Каждая запись нумеруется в пределах соответствующего раздела.
- Даты указываются арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными).
Запись о приеме на работу
Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе». Она должна быть сделана в течение 5 рабочих дней со дня фактического начала работы сотрудника, но не позднее даты издания приказа.
Алгоритм заполнения:
- Графа 1 (№ записи): Указывается порядковый номер записи (сквозная нумерация).
- Графа 2 (Дата): Дата приема на работу (обычно совпадает с первым рабочим днем).
- Графа 3 (Сведения о приеме): Вносится текст записи. Обязательно указывается:
- Наименование должности (профессии) в соответствии со штатным расписанием.
- Структурное подразделение (если оно указано в трудовом договоре).
- Основание для записи (приказ).
Пример: «Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам. Приказ от № 5-к».
- Графа 4 (Документ-основание): Указывается вид документа, его номер и дата издания (например, «Приказ от № 5-к»).
Важно помнить, что если сотрудник переводится на другую должность внутри той же организации, это также фиксируется отдельной записью о переводе, а не как новый прием.
Запись об увольнении
Запись об увольнении вносится в день прекращения трудового договора. Это последний рабочий день сотрудника. Запись должна быть заверена подписью работодателя и печатью организации (если она используется), а также подписью самого работника.
Порядок оформления увольнения:
- Графа 1: Следующий порядковый номер.
- Графа 2: Дата увольнения (последний рабочий день).
- Графа 3: Текст записи об увольнении. Здесь обязательно указывается:
- Причина увольнения.
- Ссылка на соответствующую статью Трудового кодекса РФ.
Пример: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Графа 4: Реквизиты приказа об увольнении.
Важные нюансы при увольнении:
После внесения записи об увольнении необходимо:
- Заверить запись подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (обычно руководитель или кадровик).
- Поставить печать организации (если она имеется и используется для заверения трудовых).
- Дать работнику возможность ознакомиться с записью и подтвердить это своей подписью в графе «Подпись работника».
Типичные ошибки и как их избежать
Некорректное заполнение трудовой книжки может создать проблемы работнику в будущем. Вот чего следует избегать:
- Ошибки в датах: Дата в графе 2 должна строго соответствовать дате в приказе.
- Неверная формулировка причины увольнения. Например, вместо «по собственному желанию» иногда ошибочно пишут «по своей воле», что юридически неверно.
- Отсутствие подписи работника. Без подписи сотрудника запись об увольнении считается незавершенной.
- Использование корректирующих средств (замазок). Если допущена ошибка, она исправляется путем признания записи недействительной и внесения новой правильной записи, а не зачеркиванием.
Электронные трудовые книжки
Стоит отметить, что с 2020 года в России внедрена система электронных трудовых книжек. Для работников, которые не подали заявление о ведении бумажной трудовой, все записи о приеме и увольнении вносятся только в электронном виде. Работодатель обязан передавать эти данные в Социальный фонд России (СФР) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Однако бумажные трудовые книжки сохраняют свою силу для тех, кто сделал выбор в их пользу, и правила их заполнения остаются неизменными.
Правильное оформление записей о приеме и увольнении, это обязанность работодателя и право работника на достоверную информацию о своем стаже. Внимательность к деталям, знание требований Трудового кодекса и аккуратность при заполнении помогут избежать юридических конфликтов и проблем с начислением пенсии в будущем.