Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Правильное оформление записей в ней имеет критическое значение для формирования пенсионных прав и подтверждения стажа работы. В данной статье мы подробно рассмотрим, как правильно делать записи при приеме на работу, переводе или увольнении бухгалтера и кассира.
Общие правила оформления записей в трудовой книжке
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225), записи в трудовую книжку вносятся:
- На основании приказа (распоряжения) работодателя;
- Чернилами, пастой черного, синего или фиолетового цвета;
- Разборчивым почерком без помарок и исправлений;
- С обязательным указанием даты приема/перевода/увольнения;
- С подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).
Запись при приеме на работу бухгалтера
Пример 1: Прием на должность бухгалтера
В графе 1 проставляется порядковый номер записи (например, 1);
В графе 2 указывается дата приема на работу (например, );
В графе 3 делается запись:
«Принята на должность бухгалтера с окладом согласно штатному расписанию»
В графе 4 указывается реквизиты приказа о приеме на работу (например, Приказ № 45 от ).
Пример 2: Прием на должность кассира
В графе 3 делается запись:
«Принята на должность кассира с окладом согласно штатному расписанию»
Примечание: Кассир относится к категории служащих, поэтому запись оформляется аналогично другим должностям служащих.
Запись при переводе с должности кассира на должность бухгалтера
Если сотрудник сначала был принят на должность кассира, а затем переведен на должность бухгалтера, оформляются две записи:
Первая запись: Прием на должность кассира
В графе 3:
«Принята на должность кассира с окладом согласно штатному расписанию»
В графе 4: Приказ № 33 от
Вторая запись: Перевод на должность бухгалтера
В графе 1: Следующий порядковый номер (например, 2);
В графе 2: Дата перевода (например, );
В графе 3:
«Переведена на должность бухгалтера с окладом согласно штатному расписанию»
В графе 4: Приказ № 45 от
Запись при увольнении
Пример: Увольнение бухгалтера
В графе 1: Следующий порядковый номер;
В графе 2: Дата увольнения;
В графе 3:
«Уволена по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
В графе 4: Приказ № 78 от
Особенности заполнения трудовой книжки бухгалтером
Вопрос: Может ли бухгалтер заполнять трудовые книжки?
Ответ: Да, может, если на него возложены соответствующие обязанности приказом руководителя организации. Однако, согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, ведение трудовых книжек относится к функциям кадровой службы. Если в организации нет отдела кадров, ответственность за правильность ведения трудовых книжек может быть возложена на бухгалтера.
- Знать Правила ведения и хранения трудовых книжек;
- Уметь правильно оформлять записи;
- Подписывать записи с указанием должности и расшифровкой подписи;
- Ознакомлять работника с каждой записью под роспись в его личной карточке (форма Т-2).
Ошибки при оформлении записей и их последствия
Неправильное оформление записей в трудовой книжке может привести к:
- Потере трудового стажа;
- Проблемам при оформлении пенсии;
- Возникновению споров с Пенсионным фондом;
- Административной ответственности работодателя.
Запись при переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2020 года в России внедряются электронные трудовые книжки. При переходе на ЭТК:
- Запись о приеме/переводе/увольнении оформляется аналогично бумажной трудовой книжке;
- Главное отличие — в графе 3 указывается, что запись внесена в электронную трудовую книжку;
- Работник должен быть ознакомлен с записью в электронном виде.
Пример записи при переходе на ЭТК:
«Сведения о приеме на работу внесены в электронную трудовую книжку»
Практические рекомендации
Проверка записей перед выдачей трудовой книжки
Перед выдачей трудовой книжки работнику необходимо:
- Проверить правильность всех записей;
- Убедиться, что все подписи и печати проставлены;
- Ознакомить работника с записью под роспись.
Исправление ошибок
Если ошибка обнаружена:
- Нельзя замазывать корректором или зачеркивать записи;
- Ошибка исправляется путем признания ее недействительной и внесения правильной записи;
- В графе 4 указывается: «Запись № __ недействительна, см. запись № __».
Пример исправления ошибки:
Неправильно: «Принят на должность бугалтера» (с ошибкой в слове «бухгалтер»)
Правильно:
В графе 3:
«Принята на должность бухгалтера с окладом согласно штатному расписанию»
В графе 4:
«Запись № 1 недействительна, см. запись № 2»
В графе 1 (следующий номер):
«Запись № 2 недействительна, см. запись № 3»
Хранение трудовых книжек
Трудовые книжки должны храниться:
- В сейфе или металлическом шкафу;
- Под ответственностью лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- С обеспечением конфиденциальности информации.
Правильное оформление записей в трудовой книжке при приеме на работу, переводе или увольнении бухгалтера и кассира — это залог сохранения трудового стажа работника и избежания споров с контролирующими органами. Следуйте установленным правилам, внимательно проверяйте записи и своевременно исправляйте ошибки.
Помните: Трудовая книжка — это документ строгой отчетности. Ошибки в ней могут привести к серьезным последствиям для работника и работодателя; При возникновении сомнений в правильности оформления записей рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому делопроизводству или юристу.