В трудовую книжку вносятся сведения о всех значимых событиях трудовой деятельности сотрудника. Правильное оформление позволяет избежать споров при проверках, ускорит оформление кадровых документов и обеспечит юридическую силу записям. Ниже – подробный гайд, основанный на актуальных нормативных актах и практике 2026 года.

Общие требования к оформлению записи

Инструменты и материал

• Записи вносятся рукой синими, фиолетовыми или черными чернилами.
• Разборчивый почерк – обязательное условие.
• Можно использовать печать или штамп (полностью или частично).
• Запрещено использовать сокращения, аббревиатуры и «записные» обозначения.

Форма записи

Запись должна содержать:

1. Дата (дд.мм.гггг).
2. Номер и тип документа, на основании которого вносится запись (приказ, договор, распоряжение и т.п.).
3. Точную формулировку события, соответствующую ТК РФ (например, «принят на работу», «переведен», «увольняется»).
4. Подпись ответственного лица, заверяющая запись.
5. При необходимости – печать организации.

Где вносить запись

Записи размещаются в соответствующих разделах:

• Раздел «Сведения о работе» – основной блок для всех кадровых событий.
• Раздел «Сведения о награждении» – только при наличии премий, званий и т.д.
• На титульном листе вносятся сведения о наименовании организации, ФИО сотрудника, дата рождения и др.

Пошаговая инструкция по вносе записей

Приём на работу

Пример оформления записи о приёме:

№ документа: Приказ № 154 от 
Запись: Принят на работу в должности «Менеджер по продажам» с .
Подпись: ___________________ (Ф.И.О. руководителя)
Печать: [печать организации]

Важно:

• Указать дату и номер трудового договора (если он оформлен отдельно).
• Запись вносится в графу 4 «Дата и номер трудового договора».
• Подпись ставит лицо, ответственное за ведение трудовой книжки.

Перевод, перевод в другое подразделение

Формулировка должна содержать:

• Место работы и должность, на которую переводят сотрудника (графа 3).
• Ссылку на приказ о переводе с датой и номером документа (графа 4).

Пример:

№ документа: Приказ № 78 от 
Запись: Перевод в отдел «Маркетинг» на позицию «Специалист по маркетингу» с .
Подпись: ___________________ (Ф.И.О. руководителя)
Печать: [печать организации]

Воинская служба по контракту

Сведения о военной службе вносятся в соответствии с Приказом Минобороны и ФЗ 439‑ФЗ. Пример записи:

№ документа: Приказ Минобороны РФ № 123 от 
Запись: Сотрудник прошёл военную службу по контракту с по .
Подпись: ___________________ (Ф.И.О. руководителя)
Печать: [печать организации]

Награждения и премирование

Запись о премировании оформляется так:

№ документа: Приказ № 250 от 
Запись: Начислен премирующий платеж в размере 15 000 руб. за выдачу проекта «Альфа».
Подпись: ___________________ (Ф.И.О. руководителя)
Печать: [печать организации]

Исправления и дополнения

Если в первоначальной записи допущена ошибка, её можно исправить только через дополнительный документ (приказ, распоряжение). В книжке вносят отметку о корректировке, подпись и дату исправления.

Увольнение

Запись об увольнении должна быть сделана в день увольнения и полностью совпадать с текстом приказа об увольнении. Пример:

№ документа: Приказ № 31 от 
Запись: Уволен по собственному желанию с .
Подпись: ___________________ (Ф.И.О. руководителя)
Печать: [печать организации]

Электронная трудовая книжка

С 2025 года многие организации переходят на электронный формат. Порядок внесения записей аналогичен бумажному, но:

• Записи вносятся в электронный документ в системе ЕИСОТ или в корпоративный HR‑портал.
• Подтверждение ввода – электронная подпись ответственного лица.
• После выдачи бумажной копии в неё вносятся те же сведения, что и в электронной версии.

Частые ошибки и как их избежать

1. Сокращения и аббревиатуры. – используйте полные названия должностей и документов.
2. Неправильный инструмент. – чернила должны быть синими, черными или фиолетовыми.
3. Отсутствие подписи. – каждая запись должна быть подписана ответственным лицом.
4. Несоответствие даты и номера документа. – указывайте точную дату и номер приказа/распоряжения.
5. Запись в неверном разделе. – проверяйте, в какой графу нужно вносить информацию (см. таблицу разделов).

Практические рекомендации для работодателей

• Обучайте персонал правильному заполнению трудовой книжки – проведите внутренний инструктаж.
• Храните копии всех приказов и распоряжений, на основании которых вносятся записи.
• Регулярно проверяйте актуальность записей (не реже одного раза в квартал).
• При переходе на электронную форму убедитесь в совместимости данных с ЕИСОТ и ФЗ 439‑ФЗ.

Правильное оформление записей в трудовой книжке – это гарантия юридической защищённости компании и удобства для сотрудника. Соблюдая требования ТК РФ, ФЗ 439‑ФЗ и внутренние регламенты, вы избежите ошибок, упростите работу с кадровыми инспекциями и обеспечите прозрачность всех кадровых событий.