Важно! Данная статья посвящена исключительно записям о переводе работника на другую должность или в другое подразделение в рамках одного работодателя. Это отдельный вид записи, отличающийся от приёма на работу (нового найма) или увольнения.

Что такое запись о переводе?

Запись о переводе фиксирует изменение трудовых отношений без их прекращения. Работник продолжает работать у того же работодателя, но меняет:

• Должность (профессию, специальность);
• Подразделение (структурное подразделение, филиал, представительство);
• Условия труда (например, режим работы, характер работы), если это предусмотрено переводом.

Ключевое правило: Перевод оформляется на основании приказа (распоряжения) работодателя. Если с приказ о приёме не обязателен, то для перевода приказ (или иной документ-основание) требуется всегда.

Правила оформления записи о переводе

Согласно действующим правилам (Приказ Минтруда России, Положение о трудовых книжках), запись вносится в раздел «Сведения о работе» (вторая часть книжки после титульного листа).

Структура записи:

1. Графа 1 (N записи): Порядковый номер записи в разделе.
2. Графа 2 (Дата): Дата издания приказа о переводе (число, месяц, год цифрами).
3. Графа 3 (Период и место работы):
   • Указывается с какого числа работник переведён.
   • Далее пишется: «переведён» (или «переведена»).
   • Затем указывается наименование структурного подразделения (если меняется).
   • Затем указывается наименование должности (профессии, специальности) с учётом квалификации, если она меняется.
   • Пример: «с переведён в отдел продаж на должность менеджера по работе с клиентами».
4. Графа 4 (Основание):
   • Наименование документа: «Приказ» (или «Распоряжение»).
   • Дата и номер документа.
   • Пример: «Приказ от № 45-к».

Ключевые моменты и отличия

• Не путать с приёмом! Если перевод сопровождается увольнением по одному основанию и приёмом по другому (например, переход в другую организацию той же группы компаний с новым работодателем), это не перевод, а прекращение и начало новых трудовых отношений. Записываются два отдельных акта: увольнение и приём.
• Совместительство: Если работник, оставаясь на основной должности, принимается на дополнительную работу у того же работодателя, это также оформляется записью о переводе (чаще всего с формулировкой «с … по совместительству на должность …»).
• Изменение условий трудового договора: Перевод всегда оформляется при изменении существенных условий труда (должность, подразделение). Простое изменение зарплаты или графика без перехода на другую должность оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору, но не записью в трудовую книжку.

Образцы записей о переводе (с пояснениями)

Образец 1: Стандартный перевод на другую должность в том же подразделении

Графа 3: с переведён на должность старшего инженера
Графа 4: Приказ от № 120

Образец 2: Перевод в другое подразделение с сохранением должности

Графа 3: с переведён в отдел логистики на должность инженера
Графа 4: Приказ от № 205-к

Образец 3: Перевод с изменением и должности, и подразделения

Графа 3: с переведён в департамент маркетинга на должность руководителя группы digital-маркетинга
Графа 4: Приказ от № 315

Образец 4: Перевод по совместительству (дополнительная работа)

Графа 3: с по совместительству на должность бухгалтера-кассира
Графа 4: Приказ от № 410

Образец 5: Перевод с изменением квалификации (профессии)

Графа 3: с переведён на должность техника (после повышения квалификации)
Графа 4: Приказ от № 550

Как и где вносится запись?

Запись о переводе вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки (начиная со страницы после титульного листа). Она ставится после записи о приёме на работу и до записи об увольнении (если оно произойдёт).

Если переводов было несколько, они вносятся строго в хронологическом порядке, каждый со своим порядковым номером в графе 1.

Требования к оформлению

• Запись делается разборчиво, чернилами (синего или чёрного цвета).
• Не допускаются сокращения слов (кроме общепринятых, например, «т.д.»), кроме случаев, когда они указаны в самом наименовании документа или должности.
• Дата указывается в формате число.месяц.год (например, ).
• После внесения записи работник должен быть ознакомлен с ней под подпись. Подпись ставится в личной карточке работника (форма Т-2) в соответствующем разделе, где запись дублируется.

Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)

При ведении ЭТК информация о переводе вносится в электронную систему работодателя. Логика и реквизиты (дата, основание, текст записи) остаются такими же, как для бумажного носителя. Главное — корректное отражение в сведениях, передаваемых в Пенсионный фонд.

Типичные ошибки, которых следует избегать

1. Указание «Принят на работу» вместо «Переведён». Это грубая ошибка, меняющая смысл записи.
2. Отсутствие слова «переведён» или его неправильная форма («перевод», «переводят»).
3. Неточное указание даты. Дата в записи должна соответствовать дате издания приказа о переводе.
4. Неправильное указание основания. Нужно указать именно «Приказ» (или «Распоряжение»), его номер и дату, а не ссылку на трудовой договор.
5. Смешение с записью об изменении фамилии. Смена фамилии оформляется отдельной записью с указанием «Фамилия изменена» и основанием (например, «Свидетельство о регистрации…» или «Приказ…»). Перевод и смена фамилии, разные события.

Правильное оформление записи о переводе — это защита трудовых прав работника и соблюдение работодателем норм Трудового кодекса. Запись должна быть чёткой, полной и юридически точной. При наличии сомнений всегда сверяйтесь с текстом приказа и действующими методическими рекомендациями по заполнению трудовых книжек.

Настоящая статья носит справочно-информационный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом по трудовому праву.