Тема «страница трудовой книжки заполненная» вызывает много вопросов как у сотрудников, так и у кадровиков․ Что считается заполненной страницей? Как её правильно оформить? Что делать при переходе на электронные трудовые книжки? В этой статье мы разберем все нюансы на основе актуальных правил ведения трудовых книжек, включая изменения, вступающие в силу с 2026 года․

Что такое «заполненная страница» трудовой книжки?

Под заполненной страницей понимается любой лист трудовой книжки (как бумажной, так и электронной), в который была внесена хотя бы одна запись, удостоверяющая трудовую деятельность работника․ Это не обязательно должна быть страница, полностью исписанная текстом․ Даже одна запись на чистом листе делает страницу «заполненной» и подлежащей учету․

Какие записи делают страницу «заполненной»?

• Запись о приеме на работу (столбцы 1-4)․
• Запись об увольнении (столбцы 1-4)․
• Запись о переводе (временном или постоянном)․
• Запись о совместительстве․
• Запись «Работает по настоящее время» на последней странице для действующих сотрудников․
• Любая иная запись, вносимая на основании приказа (распоряжения) работодателя․

Ключевое правило на 2026 год: сканирование ВСЕХ заполненных страниц

С 01 января 2026 года для предприятий, начавших оцифровку трудовых книжек, вступает в силу обязательное требование:

Необходимо сканировать и загружать в электронную систему ВСЕ страницы трудовой книжки, в которые внесены записи, включая страницы с записями, сделанными после 10 июня 2021 года․

Это требование установлено пунктом 5 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного постановлением Правления Пенсионного фонда Украины (ПФУ) от № 11-1․ Важно: оно не зависит от того, отображены ли данные об этих записях в Реестре застрахованных лиц․

Почему это важно?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) должна быть полной и достоверной копией бумажного документа․ Пропуск даже одной заполненной страницы при сканировании является нарушением․ Это может привести к проблемам при оформлении пенсии, подтверждении стажа или при трудоустройстве работника в будущем․

Как правильно заполнить «заполненную страницу»? Образцы и правила

Общий алгоритм заполнения (столбцы 1-4)

1. Столбец 1: Порядковый номер записи (просто 1, 2, 3․․․)․
2. Столбец 2: Дата записи (день, месяц, год)․
3. Столбец 3: Текст записи․ Формулировка должна быть четкой и соответствовать основанию (приказу);
   Пример приема: «Принят на работу по совместительству в отдел маркетинга на должность специалиста․»
4. Столбец 4: Номер и дата основного документа (приказа, распоряжения)․
   Пример: «Копия приказа № 45-к от ․»
   Важно: Расписываться и ставить печать под записью в столбце 4 не нужно․

Запись «Работает по настоящее время»

Для заверения копии трудовой книжки (как бумажной, так и электронной) на последней заполненной странице в свободной графе (обычно ниже последней записи) необходимо внести:

• Текущую дату․
• Текст: «Работает по настоящее время»․

Эта запись завершает документ и подтверждает, что информация актуальна на момент выдачи копии․

Заполнение при совместительстве и переводах

• При внешнем совместительстве запись вносится на основании приказа принимающей организации․ Формулировка: «Принят на работу по совместительству․․․»․
• При переводе (временном или постоянном) в графе 3 указывается основание перевода, а в графе 4, номер и дата приказа о переводе․ Если временный перевод признается постоянным, вносится новая запись с соответствующим основанием․

Особенности заполнения титульного листа и дубликата

На титульном листе новой бумажной трудовой книжки (или дубликата) в верхней части пишется слово «Дубликат»․ Дату заполнения титульного листа вносят после всех сведений о работнике․ Сам работник проверяет данные и расписывается в соответствующей графе․

Электронная трудовая книжка (ЭТК): что считается «заполненной страницей»?

В ЭТК, ведущейся на сайте Пенсионного фонда (ПФР), «страница» — это условная единица․ При переносе данных из бумажной книжки или при внесении записей напрямую в ЭТК:

• Каждое событие (прием, увольнение, перевод) фиксируется как отдельная запись․
• При сканировании бумажной книжки для прикрепления к ЭТК необходимо загрузить сканы ВСЕХ листов, содержащих записи, даже если они сделаны после ․
• Доступ к своей ЭТК гражданин получает через Личный кабинет на Госуслугах или на сайте ПФР․

Частые ошибки при работе с «заполненными страницами»

• Пропуск страниц при сканировании (самая критичная ошибка с 2026 года)․
• Некорректное заполнение графы 4 (отсутствие номера или даты приказа)․
• Дублирование записей (например, и в бумажной, и в электронной книжке без необходимости)․
• Ненанесение записи «Работает по настоящее время» на последней странице при выдаче копии․
• Использование неактуальных бланков (форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 225)․

Заполненная страница — это любая страница с хотя бы одной официальной записью о трудовой деятельности;

С 2026 года для организаций, ведущих оцифровку, — обязательно сканирование всех заполненных страниц, без исключений․

Заполнение должно быть четким, на основании приказов, с правильным указанием данных в четырех столбцах․

Для действующих сотрудников на последней странице обязательно делается запись «Работает по настоящее время» с датой․

Строгое соблюдение этих правил гарантирует сохранность трудового стажа и избежание проблем с пенсионным обеспечением и трудоустройством в будущем․

Примечание: Статья составлена на основе анализа актуальных нормативных документов и практик ведения трудовых книжек․ Для решения конкретных спорных ситуаций всегда обращайтесь к официальным источникам или юридическому консультанту․