Трудовая книжка — это главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. От правильности ее заполнения зависит будущая пенсия сотрудника, его стаж и подтверждение профессионального пути. Одним из ключевых элементов записей в разделе «Сведения о работе» является наименование работодателя. Ошибки в этом поле могут привести к серьезным проблемам при назначении пенсии, поэтому кадровикам и бухгалтерам важно знать все нюансы.
Общие правила указания наименования
Согласно действующему законодательству (в частности, пункту 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от № 320н), наименование организации вносится в графу 3 раздела «Сведения о работе».
Самое главное правило звучит так: в графе 3 в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Это означает, что:
- Полное наименование должно строго соответствовать учредительным документам (уставу). Например: Общество с ограниченной ответственностью «Премьер-Консалт».
- Сокращенное наименование указывается только в том случае, если оно прописано в уставе. Например: ООО «Премьер-Консалт».
Оба варианта пишутся в виде заголовка, без порядкового номера и даты (номер и дата проставляются уже при внесении конкретной записи о приеме на работу или переводе). Если сокращенного названия в уставе нет, писать только аббревиатуру (например, просто ООО) нельзя.
Использование штампов: можно ли автоматизировать процесс?
В организациях с большой численностью сотрудников (например, более 1000 человек) заполнение наименования от руки занимает много времени. Законодательство разрешает использовать наборный штамп для проставления наименования организации в трудовой книжке.
Штамп должен содержать полное и сокращенное (при наличии) наименование работодателя. Использование такого штампа значительно ускоряет работу отдела кадров и минимизирует риск описок. При этом важно следить за состоянием штампа: оттиск должен быть четким, читаемым и не размазанным.
Особенности заполнения при вахтовом методе
Если сотрудник принимается на работу вахтовым методом, наименование организации указывается по общим правилам (полное и сокращенное). А вот в самой записи о приеме на работу под заголовком с названием компании в графе 3 делается специальная отметка.
Пример такой записи: «Принят на должность электромеханика судового для выполнения работ вахтовым методом». Остальные графы заполняются в стандартном порядке.
Запись о переименовании организации
Если компания сменила свое название (например, по решению общего собрания участников, оформленного протоколом), в трудовые книжки всех сотрудников необходимо внести соответствующие изменения.
Делается это следующим образом:
- В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается новое полное (и сокращенное) наименование организации.
- Под этим заголовком вносится запись о переименовании. Например: «Общество с ограниченной ответственностью Премьер-Консалт с переименовано в Общество с ограниченной ответственностью Консалтинговая компания Премьер».
- В графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 — дата переименования, а в графе 4 — ссылка на документ-основание (протокол или приказ).
Как исправить ошибку в наименовании организации
Человеческий фактор никто не отменял, и иногда в трудовой книжке неверно указывают наименование компании (опечатка, лишний символ, неправильная организационно-правовая форма). Считается ли это ошибкой? Безусловно, и ее необходимо исправить!
Порядок исправления ошибки в заголовке (наименовании) немного отличается от исправления ошибок в обычных записях:
- Не зачеркивать! В трудовых книжках перечеркивание неверных записей строго запрещено (за исключением ьного листа).
- После последней записи в разделе «Сведения о работе» (без указания порядкового номера и основания внесения) делается отметка о том, что в наименовании организации допущена ошибка.
- Затем указывается правильный вариант наименования.
- Далее вносится правильная запись о приеме на работу (или ином кадровом событии) с присвоением ей очередного порядкового номера.
Такой алгоритм позволяет сохранить хронологию и не запутать будущего работодателя или специалиста Пенсионного фонда.
Частые вопросы и ответы
Можно ли указывать только сокращенное наименование (например, ООО «Ромашка»)?
Нет, нельзя. Требование закона однозначно: сначала указывается полное наименование, а затем (в скобках или через запятую) — сокращенное. Указание только аббревиатуры является нарушением.
Можно ли напечатать наименование на принтере и вклеить?
Нет. В трудовую книжку запрещено вклеивать распечатки. Допускается заполнение от руки (гелевой, шариковой или перьевой ручкой чернилами синего, фиолетового или черного цвета) или проставление оттиска штампа. Вносить записи на принтере можно только в том случае, если это предусмотрено специализированным программным обеспечением и бланками, однако на практике наименование всегда вписывается вручную или штампом.
Правильное заполнение наименования организации в трудовой книжке, это залог чистоты стажа сотрудника. Главное правило, которое нужно запомнить: всегда указывайте полное, а при наличии — и сокращенное наименование в виде заголовка в графе 3. Не бойтесь использовать штампы для ускорения работы, но всегда проверяйте их читаемость. А если ошибка все-таки закралась, исправляйте ее законным путем — без зачеркиваний, с помощью признания записи недействительной.