Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника․ В этой статье мы подробно рассмотрим правила ведения и хранения трудовых книжек в Российской Федерации, актуальные на 2024 год и далее․ Важно понимать, что соблюдение этих правил – обязанность как работодателя, так и работника․
I․ Общие положения
Кто ведет трудовую книжку? Работодатель обязан вести трудовую книжку каждого работника, принятого на работу по трудовому договору (гражданскому договору, предусматривающему исполнение трудовых обязанностей)․ Исключения составляют случаи, предусмотренные Трудовым кодексом РФ (например, для работников, занятых на работах, не связанных с выполнением физического труда)․
Сроки ведения трудовой книжки․ Трудовая книжка ведется непрерывно на протяжении всего периода трудовых отношений с работником․ Работодатель обязан вести трудовую книжку с момента приема работника на работу и до момента его увольнения․
Форма трудовой книжки․ Используется утвержденный Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации бланк трудовой книжки․ С 2024 года действует новый бланк, который отличается от предыдущего․ Важно использовать только утвержденный бланк!
II․ Заполнение трудовой книжки
A․ Сведения о работнике
В трудовую книжку вносятся следующие сведения о работнике:
- Фамилия, имя, отчество
- Дата и место рождения
- Дата и место заключения трудового договора
- Номер и дата выдачи паспорта (или другого документа, удостоверяющего личность)
- Номер и дата выдачи страхового номера индивидуального лицевого счета (СНИЛС)
- Дата и место регистрации по месту жительства
B․ Сведения о работе
В раздел «Сведения о работе, зафиксированные в трудовой книжке» вносятся сведения о каждом периоде работы у конкретного работодателя․ В каждой записи указываеться:
- Дата приема на работу
- Должность, замещаемая работником
- Наименование работодателя
- Дата увольнения (если применимо)
- Причина увольнения
C․ Изменения и дополнения
Изменения и дополнения в трудовую книжку вносятся только по письменному заявлению работника и/или работодателя․ Ошибки в трудовой книжке исправляются с указанием даты исправления и подписи ответственного лица․
III․ Хранение трудовых книжек
Где хранятся трудовые книжки? Работодатель обязан организовать хранение трудовых книжек и вкладышей в них в специально оборудованных помещениях․ Как правило, это отдел кадров․
Требования к хранению․ Трудовые книжки и вкладыши должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность от повреждений, утраты и несанкционированного доступа․ Важно обеспечить защиту от влаги, огня и других неблагоприятных факторов․
Сроки хранения․ Работодатель обязан хранить трудовые книжки в течение 5 лет после увольнения работника․ После этого трудовые книжки могут быть переданы в архив․
Хранение в период действия трудовых отношений․ По желанию работника, трудовая книжка в период действия трудовых отношений хранится у работодателя․
IV․ Особенности ведения трудовых книжек в 2024 году и далее
Новый бланк трудовой книжки․ С 2024 года используется новый бланк трудовой книжки, который отличается от предыдущего․ Работодатели обязаны перейти на использование нового бланка․
Изменения в правилах ведения․ Минтруд планирует внести изменения в правила ведения трудовых книжек, исключив избыточные требования и устаревшие сведения․ Эти изменения направлены на упрощение процесса ведения и хранения трудовых книжек․
Электронные трудовые книжки․ В настоящее время ведется работа по внедрению электронных трудовых книжек․ В будущем электронные трудовые книжки могут заменить бумажные, но пока они не являются обязательными․
V․ Ответственность за нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек
За нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель несет административную ответственность․ Нарушения могут быть выявлены в ходе проверок государственными органами․
Соблюдение правил ведения и хранения трудовых книжек – это важная задача для работодателя․ Это не только обязанность, но и гарантия прав работника на защиту его трудовой истории․ Рекомендуется регулярно проверять правильность ведения трудовых книжек и своевременно вносить необходимые исправления․