Трудовая книжка – это основной персональный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ Её ведение, хранение и оформление регламентируются рядом нормативных актов, среди которых особое место занимают Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г․ № 225, с изменениями и дополнениями, установленными Постановлением Правительства РФ от  г․ № 132)․ В данной статье мы подробно рассмотрим все 38 правил, установленных этим нормативным актом, а также актуальные изменения, вступившие в силу с 1 сентября 2021 года и действующие в 2026 году․

Нормативная база

• Постановление Правительства РФ от № 225 – основной документ, утверждающий Правила ведения и хранения трудовых книжек․
• Постановление Правительства РФ от № 132 – внесло изменения и дополнения в Правила № 225․
• Приказ Минтруда России от № 320н – утвердил форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек (зарегистрирован в Минюсте РФ № 63748)․
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (Постановление Госкомтруда СССР от № 620) – содержит пункт 38 о общественном контроле профсоюзных органов․
• ЕИСОТ – Единая общероссийская справочно‑информационная система по охране труда – предоставляет разъяснения и актуальные комментарии к указанным нормативным актам․

Все перечисленные документы совместно формируют единую правовую основу для работы с трудовыми книжками․

Краткое содержание 38 правил ведения и хранения трудовых книжек

Ниже представлен полный перечень правил, сгруппированных по логическим блокам для удобства восприятия․ Каждое правило выделено жирным шрифтом (…) для быстрого поиска․

1. Определение трудовой книжки – официальный персональный документ, фиксирующий сведения о работе, профессии, специальности, наградах и других важных событиях трудовой жизни․
2. Обязанность работодателя – обеспечить каждого принятого на работу сотрудника трудовой книжкой (или её дубликатом) в течение пяти рабочих дней с дня приёма․
3. Формат и внешний вид – трудовые книжки изготавливаются на специальном бланке, утверждённом Приказом Минтруда России № 320н․
4. Бланки трудовых книжек – изготавливаются типографским способом, имеют защитные элементы (водяные знаки, микротекст) и обязательные реквизиты․
5. Обеспечение работодателей бланками – работодатель обязан приобрести необходимое количество бланков у аккредитованных поставщиков или изготовить их самостоятельно при наличии лицензии․
6. Ведение книги учёта движения трудовых книжек – обязательно для всех организаций; ведётся на бумажном носителе․
7. Ведение книги учёта бланков трудовой книжки – также ведётся на бумажном носителе, фиксирует поступление и расход бланков․
8. Запрет на самостоятельную разработку формы журнала учёта – согласно п․ 40 Порядка ведения, форма журнала может быть утверждена работодателем только после покупки готового образца в типографии и подтверждения его целостности собственной печатью․
9. Заполнение ьного листа – указываются ФИО, дата рождения, место рождения, образование, профессия, специальность, серия и номер книжки․
10. Заполнение раздела «Сведения о работе» – вносится информация о каждом месте работы: дата приёма, дата увольнения, наименование организации, должность, основание приказа (№ и дата)․
11. Заполнение раздела «Сведения о награждениях» – фиксируются награды, почётные звания, благодарности и другие поощрения, связанные с трудовой деятельностью․
12. Внесение изменений и исправлений – допускается только путём аккуратного зачёркивания ошибочной записи, написания правильной информации сверху и заверения подписью ответственного лица и печатью организации․
13. Запрет на использование корректирующих средств (ластик, корректор) – любые исправления должны быть видимыми и подтверждёнными․
14. Дубликат трудовой книжки – выдаётся в случае утраты, порчи или уничтожения оригинала по заявлению работника после проведения внутренней проверки и оформления акта о утрате․
15. Срок изготовления дубликата – не более десяти рабочих дней с момента получения заявления․
16. Выдача трудовой книжки при увольнении – в день расторжения трудового договора работнику выдаётся трудовая книжка с записью об увольнении (дата, основание, номер приказа)․
17. Запись об увольнении – оформляется в соответствии с п․ 5 Инструкции по заполнению трудовых книжек: указывается дата увольнения, основание (ст․ ТК РФ), номер и дата приказа об увольнении․
18. Хранение трудовых книжек у работодателя – книжки хранятся в металлическом шкафу или сейфе с ограниченным доступом, обеспечивающим защиту от пожара, влаги и несанкционированного доступа․
19. Контроль за сохранностью – ответственный за хранение лица обязан вести журнал выдачи и приёма трудовых книжек, фиксируя даты, ФИО получателя и подписи․
20. Общественный контроль – согласно п․ 38 Инструкции Госкомтруда СССР от № 620, за правильностью ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях наблюдают профсоюзные органы․
21. Периодическая проверка – не реже одного раза в год проводится внутренняя проверка соответствия ведения трудовых книжек установленным правилам․
22. Ответственность за нарушения – нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек влечёт административную ответственность в соответствии с КоАП РФ (ст․ 5․27, 5․28 и др․)․
23. Электронные копии – допускается создание электронных резервных копий для обеспечения сохранности данных, однако они не заменяют оригинальный бумажный документ․
24. Запрет на передачу трудовой книжки третьим лицам без согласия работника – передача возможна только по письменному согласию работника или по требованию судебных и следственных органов․
25. Оформление при приёме на работу – при приёме работника в организацию необходимо проверить наличие трудовой книжки, при отсутствии – оформить новую в течение пяти рабочих дней․
26. Внесение сведений о совместительстве – при работе по совместительству в трудовой книжке делается отдельная запись с указанием места основной работы и места совместительства․
27. Запись о переводе на другую работу – при переводе внутри одной организации делается запись о изменении должности, структурного подразделения и дате перевода․
28. Учёт периодов простоя и простоев – периоды простоя, связанные с простоем производства, не отражаются в трудовой книжке, если они не привели к расторжению трудового договора․
29. Отпуск по уходу за ребёнком – периоды отпуска по уходу за ребёнком до достижения им полутора лет не вносятся в трудовую книжку, если работник не прерывал трудовой договор․
30. Военная служба – периоды службы в вооружённых силах РФ вносятся в трудовую книжку как период работы с указанием воинской части и звания․
31. Обучение и повышение квалификации – сведения о прохождении профессионального обучения, курсов повышения квалификации и получении удостоверений вносятся в раздел «Сведения о работе» с указанием названия учебного заведения и периода обучения․
32. Внесение сведений о совмещении должностей – если работник совмещает две должности в одной организации, каждая должность фиксируется отдельной записью․
33. Запрет на внесение ложных сведений – любые заведомо недостоверные записи являються основанием для привлечения к ответственности как работника, так и должностного лица, допустившего их внесение․
34. Хранение архивных трудовых книжек – после увольнения работника трудовая книжка хранится у бывшего работодателя в течение 50 лет, после чего подлежит уничтожению по акту․
35. Уничтожение трудовой книжки – осуществляется путем shredder‑разрезания или сжигания в присутствии комиссии, оформляется акт об уничтожении․
36. Использование бланков с истёкшим сроком годности – запрещено; бланки имеют срок годности, указанный на упаковке, и после его истечения не могут быть использованы․
37. Обучение ответственных лиц – работники, ответственные за ведение и хранение трудовых книжек, должны проходить инструктаж не реже одного раза в два года․
38. Ведение журнала учёта вкладышей – если организация использует вкладыши к трудовым книжкам (например, для записи о совместительстве), ведётся отдельный журнал учёта их движения․
39. Соблюдение конфиденциальности – все сведения, содержащиеся в трудовой книжке, являются конфиденциальными и не могут быть разглашены без согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных законом․
40. Использование только утверждённых форм – при заполнении трудовых книжек допускается использовать только бланки и формы, утверждённые Приказом Минтруда России № 320н и соответствующие инструкции․
41. Контроль за соблюдением сроков – все действия по выдаче, приёму, внесению записей и выдаче дубликатов должны выполняться в установленные сроки (пять рабочих дней на выдачу при приёме, десять рабочих дней на дубликат и т․д․)․
42. Документальное подтверждение операций – каждая операция с трудовой книжкой (выдача, приём, внесение записи, выдача дубликата) должна быть подтверждена соответствующим приказом, распоряжением или актом, подписанным ответственным лицом и заверенной печатью организации․

Особенности ведения трудовых книжек в 2026 году

На 2026 год актуальны следующие изменения, внесённые в нормативную базу:

• Самостоятельное определение содержания журнала учёта – с 1 сентября 2021 года работодатель может определять форму и содержание журнала учёта движения трудовых книжек и вкладышей, однако форма должна быть утверждена внутренним локальным нормативным актом и подтверждена печатью․
• Упрощение требований к бланкам – Постановлением Правительства РФ от № 132 уменьшено количество обязательных реквизитов на бланке, что снижает стоимость изготовления․
• Электронное взаимодействие с ЕИСОТ – организации могут направлять сведения о движении трудовых книжек в ЕИСОТ через защищённые каналы связи, однако оригинальный документ остаётся бумажным․
• Уточнение порядка выдачи дубликата – теперь при выдаче дубликата обязательно делается отметка в оригинальной трудовой книжке (если она сохранилась) о выдаче дубликата с указанием даты и номера дубликата․
• Требования к хранению в условиях удалённой работы – при переходе на удалённый формат работы работодатель обязан обеспечить хранение трудовых книжек в условиях, соответствующих требованиям пожарной безопасности и защиты от несанкционированного доступа (например, в арендованном архивном помещении с контролем доступа)․

Эти нововведения направлены на снижение административной нагрузки при сохранении юридической значимости трудовой книжки как главного доказательства трудовой деятельности․

Практические рекомендации для кадровых служб

1. Создайте внутренний регламент – на основе Приказа Минтруда России № 320н и локальных нормативных актов разработайте пошаговую инструкцию по ведению, хранению и выдаче трудовых книжек․
2. Обучите ответственных сотрудников – проведите вводный и периодический инструктаж, используя наглядные материалы (образцы заполнения, примеры исправлений)․
3. Ведите журналы учёта в электронном виде как вспомогательный инструмент – электронные журналы удобны для быстрого поиска, но не заменяют бумажные книги учёта․
4. Регулярно проверяйте состояние бланков – следите за сроком годности и целостностью бланков, своевременно пополняйте запасы․
5. Фиксируйте все операции документально – каждый приказ о приёме, переводе, увольнении, выдаче дубликата должен иметь номер и дату, а также ссылку на соответствующую запись в трудовой книжке․
6. Обеспечьте конфиденциальность – ограничьте доступ к шкафу/сейфу с трудовыми книжками только уполномоченным лицам; ведите журнал доступа․
7. Взаимодействуйте с профсоюзными органами – предоставляйте им по запросу доступ к журналам учёта и возможность проведения проверок в соответствии с п․ 38 Инструкции Госкомтруда СССР․
8. Архивируйте трудовые книжки уволенных сотрудников – после истечения срока хранения (50 лет) оформите акт об уничтожении и проведите процедуру в присутствии комиссии․

Ведение трудовых книжек – это не просто формальность, а важный элемент кадрового документооборота, обеспечивающий защиту прав работников и прозрачность трудовых отношений․ Знание и строгое соблюдение всех 38 правил ведения и хранения трудовых книжек позволяет организации избежать административных штрафов, обеспечить достоверность трудовой истории сотрудников и поддерживать доверие со стороны профсоюзных органов и государственных инспекций․

Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, и регулярно обновляя внутренние нормативные акты в соответствии с последними изменениями законодательства (в т․ч․ с учётом актуальных положений на 2026 год), кадровая служба сможет эффективно выполнять свои функции и минимизировать риски, связанные с оформлением и хранением трудовых книжек․

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников, действующих на ․