С 1 января 2021 года в России действует новая система ведения сведений о трудовой деятельности, установленная Федеральным законом № 439-ФЗ. Работодатели обязаны корректно оформлять документы, связанные с выбором формата трудовой книжки (бумажной или электронной), и подавать сведения в фонд. Несоблюдение правил влечет административную ответственность.

Основные понятия и правовая база

Ключевые нормативные акты:

• Трудовой кодекс РФ (ст; 66.1, ст. 84.1).
• Федеральный закон от № 439-ФЗ (часть 2 ст. 2), основной документ, регулирующий электронные трудовые книжки.
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Постановлением Правительства РФ).

Два формата ведения

1. Бумажная трудовая книжка — традиционный формат. Работодатель продолжает ее заполнять, хранит и выдает при увольнении.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) — сведения формируются в электронном виде и передаются в Фонд социального страхования (ФСС). Работнику выдается только свидетельство (или бумажная книжка с отметкой о переходе на ЭТК).

Обязанности работодателя: пошаговый алгоритм

Уведомление работников (до 31 октября 2020 года)

Для сотрудников, уже работавших на момент вступления закона в силу, работодатель должен был до 31 октября 2020 года направить каждому письменное уведомление об изменениях и о праве выбора формата.

На практике: если сотрудник не подал заявление до этой даты, по умолчанию для него ведется ЭТК. Но при первом приеме на работу после 2020 года процедура уведомления и заявления обязательна всегда.

Получение письменного заявления от работника

Работник должен подать одно из двух заявлений:

• О сохранении бумажной трудовой книжки.
• О ведении трудовой книжки в электронном виде (или о предоставлении сведений о трудовой деятельности).

Заявление подается в письменной форме при приеме на работу или в любое время в течение трудовых отношений.

Действия после получения заявления

• При выборе бумажного формата: работодатель продолжает вести и хранить книжку, выдает ее при увольнении.
• При выборе электронного формата:
  1. Работодатель формирует сведения о трудовой деятельности (прием, перевод, увольнение) и передает их в Фонд.
  2. Если у сотрудника уже есть бумажная книжка, в нее вносится специальная отметка о переходе на ЭТК (образец см. выше). После этого бумажная книжка выдается работнику на руки, и работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение (п. 5 ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ).
  3. Если книжки не было (новый сотрудник), бумажный документ не оформляется.

Особые ситуации и практические рекомендации

Прием на работу

При заключении трудового договора обязательно:

1. Проверить, есть ли у кандидата бумажная трудовая книжка.
2. Получить от него письменное заявление о выборе формата.
3. Если выбран бумажный формат — начать вести имеющуюся книжку или выдать новую.
4. Если выбран электронный формат — передать сведения о приеме в Фонд. Если была бумажная книжка — сделать в ней отметку и выдать.

Увольнение

В день увольнения:

• Для бумажной книжки — выдать ее работнику под расписку.
• Для электронной книжки — работнику выдается свидетельство (если оно было оформлено) или сообщаются данные для доступа к ЭТК. Если бумажная книжка была выдана ранее с отметкой о переходе на ЭТК, выдача не требуется.

Если в день увольнения выдать документ невозможно, необходимо направить работнику уведомление о необходимости явиться за книжкой/свидетельством или дать согласие на отправку по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Интеграция с 1С

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть стандартный документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Через него можно:

• Сформировать и распечатать заявление для сотрудника.
• Зафиксировать выбор формата в базе.
• Автоматизировать передачу данных в Фонд (при наличии настроек).

Частые вопросы (FAQ)

В: Что, если работник не подает заявление?

О: Если сотрудник уже работал до и не подал заявление до , для него автоматически ведется ЭТК. Для вновь принятых — отсутствие заявления не снимает обязанности с работодателя. Рекомендуется напоминать и фиксировать факт уведомления.

В: Можно ли менять выбор формата?

О: Да, работник вправе в любой момент подать новое заявление об изменении формата. Например, с электронного на бумажный. Работодатель обязан выполнить требование.

В: Куда передаются сведения при электронном формате?

О: Сведения передаются в Фонд социального страхования (ФСС), который является оператором Единой государственной системы электронных трудовых книжек.

В: Какие санкции за нарушение?

О: По ст. 5.27 КоАП РФ — штрафы для должностных лиц (от 5 000 до 50 000 руб.) и для юридических лиц (от 50 000 до 100 000 руб.). Нарушение может выражаться в отсутствии уведомлений, непередаче сведений в Фонд, непредоставлении работнику выбранного формата.

Правильная подача сведений о ведении трудовых книжек — это не просто бюрократия, а защита прав работника и минимизация рисков для работодателя. Алгоритм действий прост:

1. Уведомить сотрудника об изменениях (для действовавших на ).
2. Получить письменное заявление о выборе формата.
3. Действовать в соответствии с заявлением: вести бумажную книжку или передавать данные в Фонд для ЭТК.
4. Фиксировать все действия в журнале учета движения трудовых книжек.
5. Использовать типовые формы и возможности 1С для автоматизации.

При возникновении сложных ситуаций (споры с сотрудником, исторические данные) всегда обращайтесь к актуальным редакциям ТК РФ и ФЗ № 439-ФЗ или консультируйтесь со специалистом по трудовому праву.