Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ Её ведение строго регламентировано законодательством РФ․ Несоблюдение правил может привести к административной ответственности работодателя и создать проблемы для работника при оформлении пенсии или других социальных выплат․
Кто и когда обязан вести трудовую книжку?
Согласно части 8 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ, с 1 января 2020 года для лиц, впервые поступающих на работу, бумажный бланк трудовой книжки не заполняется․ Вместо этого сведения о трудовой деятельности вносятся в электронную базу данных (Единую государственную информационную систему учёта трудовых книжек)․
Однако работодатель обязан:
- Вести учёт сведений о трудовой деятельности всех работников (за исключением отдельных категорий, например, военнослужащих)․
- По письменному заявлению работника выдать ему дубликат трудовой книжки (в бумажном виде) или вкладыш к ней, если у работника уже есть такая книжка․
- При выдаче дубликата или вкладыша заполнять ьный лист с данными работника․
Что именно вносится в трудовую книжку?
В документ (бумажный или электронный) вносятся обязательные сведения:
- ФИО, дата и место рождения работника․
- Сведения о работодателе (наименование, ОГРН, дата и номер приказа о приёме)․
- Дата и основание начала работы (приказ, договор)․
- Сведения о переводах на другую постоянную работу (с указанием нового работодателя или структурного подразделения)․
- Дата и основание увольнения (приказ, статья Трудового кодекса)․
- Сведения о награждениях (поощрениях) за успехи в работе․
Порядок оформления записей
Каждая запись о работе или увольнении:
- Имеет порядковый номер, начиная с первой․
- Содержит точные формулировки из нормативных актов (приказов, договоров)․
- Заверяется подписью должностного лица (обычно руководителя или начальника отдела кадров) и печатью организации․
- Оформляется без исправлений, помарок и сокращений․
Что делать, если в записи ошибка?
Исправлять ошибочные записи в трудовой книжке запрещено! Правильный порядок действий:
- Вычеркнуть ошибочную запись одной жирной чертой, чтобы было видно исходный текст․
- Рядом сделать отметку: «Недействительная запись от (дата) № (номер)»․
- Внести верную запись с новым порядковым номером․
- Заверить новую запись подписью и печатью․
Пример: Если в записи об увольнении указана неверная дата, старую запись зачёркивают, делают пометку «Недействительная запись от № 5», а затем вносят новую верную запись с актуальной датой и новым номером․
Дубликат и вкладыш: особенности
При утере или порче трудовой книжки работодатель обязан выдать дубликат․ При этом:
- В дубликат переносятся все имевшиеся записи на основании предоставленных работником документов (справки с места работы, копии приказов)․
- На первом листе дубликата делается надпись: «Дубликат», указывается номер и дата выдачи;
- Если у работника была бумажная книжка, а теперь он работает в организации, ведущей электронный учёт, ему может быть выдан вкладыш․ ьный лист вкладыша заполняется с данными работника и работодателя․
Важные изменения и упрощения
В 2021 году Минтруд РФ упростил процедуру:
- Утверждён новый бланк бумажной трудовой книжки (Приказ Минтруда № 320н от )․
- Обновлена Инструкция по заполнению, которая стала более понятной․
Однако основные принципы (неизменность записей, обязательное заверение, нумерация) остались прежними․
Краткий итог: что помнить обязательно
- Для новых работников (с 2020 г․) бумажная книжка не выдаётся, ведётся электронный учёт․
- Для имеющих бумажную книжку все записи делаются чётко, без исправлений, с подписью и печатью․
- Ошибки исправляются только путём зачёркивания и создания новой записи с пометкой «Недействительная»․
- Дубликат выдается при утере, все записи в него переносятся на основе документов․
- ьный лист заполняется только при выдаче дубликата или вкладыша․
Соблюдение этих правил защищает и работника, и работодателя․ Работник должен следить за правильностью записей, а работодатель — за аккуратным и законным их оформлением․ В спорных ситуациях стоит обращаться к тексту Трудового кодекса РФ (ст․ 66-66․1) и официальным разъяснениям Минтруда․