В 2021‑2026 годах в России произошло значительное изменение в системе учета трудовой деятельности сотрудников. Новые правила, нормативные акты и формы документов требуют от работодателей тщательного соблюдения регламентов. Ниже приведена подробная информация о том, какие документы необходимо использовать, как их заполнять и какие изменения произошли в системе ведения трудовых книжек.

Исторический контекст и ключевые нормативы

• Порядок ведения и хранения трудовых книжек – основной нормативный документ, регулирующий порядок оформления, хранения и передачи трудовых книжек.
• Правила ведения и хранения трудовых книжек – дополнение к порядку, в котором уточняются конкретные требования к заполнению записей.
• Приказ Минтруда № 320Н от – утверждает новую форму трудовой книжки, применяемую с 1 января 2023 года.
• Приказ Минтруда 320Н от – содержит требования к электронным трудовым книжкам, которые введены с 2021 года.

Переход на электронные трудовые книжки

С 2021 года специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки. Это решение было принято в целях повышения эффективности работы с кадровыми данными, обеспечения прозрачности и снижения бумажной нагрузки.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровая запись трудовой деятельности сотрудника, доступная в системе «Единый кадровый реестр» (ЕКР). Она содержит все сведения, которые обычно фиксируются в бумажной трудовой книжке: даты начала и окончания работы, должности, начисления, увольнения и т.д.

Когда допускается ведение бумажной трудовой книжки?

В некоторых ситуациях, например, при работе с иностранными гражданами, в определенных отраслях (судебная, военная) или в случае отказа сотрудника от электронного формата, работодателю разрешается вести бумажную трудовую книжку. Однако в таких случаях необходимо оформить соответствующее согласие и уведомить о выбранном способе ведения.

Основные документы, связанные с выбором способа ведения трудовой книжки

CЗВ-ТД (Согласование выбора способа ведения трудовой книжки)

Это внутренний документ, который оформляется в компании при выборе способа ведения трудовой книжки. Он содержит:

1. Форму CЗВ-ТД (см. шаблон ниже).
2. Согласование с руководством и отделом кадров.
3. Указание выбранного способа (электронный/бумажный).
4. Дата и подписи ответственных лиц.

СТД-Р (Справка о трудовой деятельности – Реквизиты)

При увольнении сотрудника, если он отказался от бумажной трудовой книжки, работодателю необходимо выдать форму СТД-Р. В ней фиксируются:

• Сведения о трудовом стаже.
• Причина увольнения.
• Дата увольнения.
• Подпись руководителя.

Форма СЗВ (Согласование выбора способа ведения трудовой книжки)

В случае отказа сотрудника от бумажной трудовой книжки, при увольнении, необходимо оформить форму СЗВ, подтверждающую, что сотрудник не получил бумажную трудовую книжку.

Как правильно заполнить документы

Шаблон CЗВ-ТД

Ниже приведён пример шаблона, который можно использовать в системе управления персоналом.

Согласование выбора способа ведения трудовой книжки (CЗВ-ТД)

ФИО сотрудника: _______________________________
Должность: ______________________________________
Дата начала работы: _______________________________
Выбранный способ ведения:
 ー ☐ Электронная трудовая книжка
 ー ☐ Бумажная трудовая книжка
Причина выбора (если применимо): _______________
Согласие руководителя: ___________________________
 Подпись: ______________________
Согласие специалиста по кадрам: __________________
 Подпись: ______________________

Шаблон СТД-Р

Справка о трудовой деятельности – Реквизиты (СТД-Р)

ФИО сотрудника: _______________________________
Должность: ______________________________________
Стаж работы: _______________________________
Причина увольнения: _____________________________
Дата увольнения: _______________________________
Подпись руководителя: ___________________________

Шаблон СЗВ

Согласование отказа от бумажной трудовой книжки (СЗВ)
ФИО сотрудника: _______________________________
Должность: ______________________________________
Дата увольнения: _______________________________
Причина отказа от бумажной трудовой книжки:
 _______________________________
Подтверждение работодателя:
 Подпись: ______________________

Практические рекомендации для работодателей

1. Проверьте актуальность форм – используйте только официальные шаблоны, утверждённые Минтрудом.
2. Обучите персонал – проведите инструктаж по заполнению электронных трудовых книжек и сопутствующих документов.
3. Ведите учёт согласований – храните копии CЗВ-ТД и СТД-Р в электронном архиве.
4. Соблюдайте сроки – при увольнении оформляйте СТД-Р в течение 3 дней.
5. Обеспечьте доступ к системе ЕКР – убедитесь, что все сотрудники, работающие с трудовыми книжками, имеют необходимые права доступа.