Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника․ Правильное ведение‚ учет и хранение этого документа строго регламентированы законодательством Российской Федерации․ В настоящее время основным нормативным актом в этой сфере является Приказ Минтруда России от № 320н‚ который утвердил актуальные формы‚ правила ведения и хранения трудовых книжек․
В данной статье мы подробно разберем весь процесс: от закупки чистых бланков до выдачи книжки при увольнении сотрудника․
Общие положения и нормативная база
Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника‚ проработавшего у него свыше 5 дней‚ если данная работа является для сотрудника основной․ Исключение составляют совместители — на них трудовые книжки по месту совместительства не заводятся․
С 2021 года в России действует переходный период: работники могут выбрать между бумажной и электронной трудовой книжкой (ЕФС-1)․ Однако за работодателем сохраняется обязанность вести бумажные книжки на тех сотрудников‚ которые до конца 2020 года подали соответствующее заявление и не перешли на электронный формат․
Приобретение и учет бланков трудовых книжек
Обеспечение сотрудников бланками трудовых книжек и вкладышей в них, это обязанность работодателя․ Бланки должны приобретаться исключительно через официальные каналы (Гознак или распространителей‚ имеющих соответствующую лицензию)․ Использование неустановленных бланков строго запрещено․
Учет бланков
Для контроля за поступлением и расходованием чистых бланков работодатель обязан вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (для прихода и расхода бланков) и Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее․
- Приходно-расходная книга — фиксирует закупку бланков у поставщиков и их выдачу кадровым работникам для заполнения․
- Книга учета движения — фиксирует принятие трудовых книжек от сотрудников при их поступлении на работу и выдачу при увольнении;
Важно: Согласно разъяснениям Минтруда‚ обе эти книги должны вестись на бумажном носителе․ Электронный формат для данных журналов не допускается‚ так как они должны быть пронумерованы‚ прошнурованы‚ подписаны руководителем организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы․
Правила ведения трудовой книжки
Заполнение трудовой книжки должно производиться аккуратно‚ без помарок и исправлений (официально разрешенных зачеркиваний)․ Все записи вносятся перьевой‚ гелевой или капиллярной ручкой черного‚ синего или фиолетового цвета․
Заполнение ьного листа
ьный лист заполняется на основании паспорта и документа об образовании работника․ Указываются:
- Фамилия‚ имя‚ отчество (полностью‚ без сокращений)․
- Дата рождения․
- Образование‚ специальность‚ профессия․
- Дата заполнения․
- Подпись работника и подпись лица‚ ответственного за выдачу трудовых книжек‚ а также печать организации (при наличии)․
Заполнение сведений о работе
В разделе «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации․ Под этим заголовком вносятся записи:
- О приеме на работу с указанием структурного подразделения и должности (профессии‚ специальности)․
- О переводах на другую постоянную работу․
- Об увольнении с указанием причин и со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ․
Каждая запись должна иметь свой порядковый номер и дату внесения․ После внесения записи об увольнении работник должен быть ознакомлен с ней под роспись в самой трудовой книжке и в личной карточке․
Исправление ошибок
Если в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» была допущена неточность‚ исправление производится по месту работы‚ где была внесена ошибочная запись‚ либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя‚ допустившего ошибку․
Исправление вносится следующим образом:
- В графе 1 ставится очередной порядковый номер․
- В графе 2 указывается дата внесения исправления․
- В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна»‚ после чего вносится правильный текст․
- В графе 4 повторяется ссылка на приказ (дата и номер)․
Внимание: Зачеркивание неправильных записей в этих разделах не допускается․ Зачеркивать можно только данные на ьном листе (например‚ при смене фамилии)‚ при этом старые данные зачеркиваются одной чертой‚ а новые записываются рядом‚ с указанием ссылки на документ (паспорт‚ свидетельство о браке)․
Учет и хранение трудовых книжек
Трудовые книжки и их дубликаты‚ не полученные работниками при увольнении‚ хранятся в течение 50 лет в архиве организации․
Для обеспечения сохранности документов работодатель обязан:
- Хранить трудовые книжки в несгораемых шкафах или сейфах․
- Выдавать трудовые книжки на руки работникам только при увольнении или в случае необходимости предоставления документа в Пенсионный фонд / Социальный фонд (по письменному заявлению работника с возвратом в течение 3 рабочих дней)․
- В случае утраты‚ порчи или выдачи на руки по заявлению‚ работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней с момента подачи работником соответствующего заявления․
Выдача трудовой книжки при увольнении
В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести расчет․
Если в день увольнения выдать документ невозможно (работник отсутствует или отказывается от получения)‚ работодатель должен:
- Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте․
- Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки․
- Сделать соответствующую запись в Книге учета движения трудовых книжек․
Соблюдение инструкции о порядке учета и ведения трудовых книжек — это не просто формальность‚ а важнейшая обязанность работодателя․ Нарушение правил ведения‚ хранения или выдачи этого документа может привести к серьезным штрафам со стороны трудовой инспекции (до 50 000 рублей за каждое нарушение) и судебным искам от сотрудников‚ чьи права были ущемлены․ Ответственность за организацию работы по ведению‚ учету и хранению трудовых книжек всегда несет руководитель организации․