Трудовая книжка, это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), традиционные бумажные бланки по-прежнему остаются в обороте и требуют строгого соблюдения правил их ведения. Работодателю крайне важно знать, какую информацию можно и нужно вносить в этот документ, а какая строго запрещена законодательством.
Переход на электронный формат: что изменилось?
С 2021 года в России действует электронная трудовая книжка. Сегодня возможны три варианта:
- У работника есть на руках бумажная трудовая книжка по старой деятельности, но она больше не ведется, а по текущей деятельности подаются сведения для ЭТК.
- У работника есть только ЭТК (он отказался от бумажной).
- Ведется одновременно и бумажная, и электронная книжка (если работник в 2020 году подал соответствующее заявление).
Однако, если за работником сохраняется бумажная трудовая книжка, работодатель обязан вести её по всем правилам, установленным Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и нормативными актами Минтруда (в частности, Приказом Минтруда России от 10 ноября 2022 г. № 713н).
Основные сведения, подлежащие внесению
Согласно статье 66 ТК РФ, в трудовую книжку вносятся строго определенные сведения. К ним относятся:
- Сведения о работнике: личные данные (ФИО, дата рождения, образование, профессия).
- Сведения о выполняемой им работе: прием на работу, указание должности, специальности, профессии или квалификации.
- Сведения о переводах: перевод на другую постоянную работу, присвоение нового разряда (квалификации).
- Сведения об увольнении: факт увольнения и основания прекращения трудового договора.
- Сведения о награждениях: награждения за успехи в работе, производимые работодателем.
Раздел «Сведения о работе»
Это самый объемный раздел трудовой книжки. В нем отражается информация о работодателе и обо всех кадровых перемещениях работника. Записи должны точно соответствовать приказу (распоряжению) работодателя. В этот раздел вносятся:
- Прием работника в организацию.
- Перевод на другую постоянную должность.
- Присвоение нового разряда или изменение квалификации.
- Увольнение с указанием статьи ТК РФ.
Сведения о работе по совместительству
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку. При этом запись делается по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (справка или копия приказа от второго работодателя).
Сведения о награждениях
Вносятся все поощрения и награждения за успехи в работе, предусмотренные законодательством или уставом организации. Важно отличать награждения от обычных премий — регулярные премии (как часть системы оплаты труда) в трудовую книжку не заносятся.
Какие сведения вносить КАТЕГОРИЧЕСКИ НЕЛЬЗЯ?
Законодательство устанавливает четкие ограничения на внесение определенной информации. Это необходимо знать каждому кадровику и работодателю:
- Сведения о взысканиях: в трудовую книжку никогда не вносятся записи о дисциплинарных взысканиях (замечание, выговор). Единственное исключение — когда дисциплинарным взысканием является увольнение (в этом случае вносится запись об увольнении по соответствующей статье).
- Сведения о долгах и обязательствах: даже если в исторических аналогах трудовых книжек прошлого содержались сведения о долгах работника перед работодателем, сейчас это категорически запрещено.
Сроки внесения записей
Соблюдение сроков — важнейшее требование трудового права:
- Все записи о выполняемой работе, переводе, квалификации и награждении вносятся на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока.
- Запись об увольнении вносится в день увольнения работника.
Кто имеет право делать записи?
Не каждый работодатель может вносить записи в бумажную трудовую книжку. Согласно нормам ТК РФ и разъяснениям Государственной инспекции труда:
Работодатель, физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовые книжки работников. Такой работодатель лишь заключает трудовой договор, а стаж подтверждается иным образом.
Право ведения трудовых книжек имеют юридические лица и индивидуальные предприниматели (ИП).
Предоставление сведений работнику
В соответствии со статьей 66.1 ТК РФ, работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя. Это касается случаев, когда на работника не ведется бумажная трудовая книжка. Сведения предоставляются способом, указанным в заявлении работника:
- На бумажном носителе (заверенные надлежащим образом).
- В электронном виде (в форме, утвержденной Приказом Минтруда России от № 713н).
Ведение трудовой книжки — это серьезная юридическая процедура. Любая неточность или ошибочная запись могут лишить работника части пенсионного стажа или создать проблемы при трудоустройстве. Работодатель должен помнить: вносить нужно только сведения о работе, переводах, увольнениях и награждениях, строго опираясь на приказы и соблюдая недельный срок. Сведения о взысканиях (кроме увольнения) вносить запрещено. При переходе на ЭТК обязанность по предоставлению выписок из электронной базы также лежит на работодателе.