Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Порядок её ведения строго регламентирован, и ключевую роль в этом играет статья 66 Трудового кодекса Российской Федерации. В последние годы правила претерпели значительные изменения, связанные с переходом на электронный документооборот. Данная статья объясняет, как правильно вести трудовую книжку в современных условиях.

Что регулирует статья 66 ТК РФ?

Статья 66 Трудового кодекса устанавливает основные правила ведения трудовых книжек. Она определяет:

• Кто обязан вести трудовую книжку (работодатель).
• В какие сроки вносятся записи о приёме на работу, увольнении, переводе.
• Форму трудовой книжки (установленный образец).
• Порядок замены утраченной книжки.
• Ответственность за нарушение правил ведения.

Ключевые изменения: электронные трудовые книжки с 2021 года

С 1 января 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 439-ФЗ, который кардинально изменил систему ведения трудовых книжек. Его суть:

1. Для впервые поступающих на работу с 1 января 2021 года работодатель обязан формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде (в информационной системе Минтруда). Бумажная трудовая книжка не выдается.
2. Для работников, уже имеющих бумажную книжку, с 1 января 2021 года ведение продолжается в бумажном виде по старым правилам. Однако у работника есть право добровольно отказаться от бумажного документа и перевести свои сведения в электронный формат. При этом старая книжка изымается и уничтожается, а работнику выдается форма СТД-Р (справка о трудовой деятельности) — это не замена, а подтверждение перехода.

Важно: С 2023 года (с 1 января) применяется новая форма трудовой книжки (приказ Минтруда № 320н от ). Она имеет изменённый внешний вид и защитные элементы, но суть правил ведения осталась прежней.

Порядок действий работодателя по статье 66 ТК РФ (на практике)

Работодатель (или уполномоченное кадровое подразделение) должен соблюдать чёткий алгоритм:

• При приёме на работу: Внести запись о приёме в трудовую книжку (бумажную или электронную) не позднее дня фактического допуска к работе. В электронном формате сведения формируются автоматически на основе данных из заявления и трудового договора.
• При увольнении: Внести запись об увольнении с указанием основания (статья ТК РФ или иной нормативный акт) и даты. В бумажную книжку запись вносится на основании приказа об увольнении.
• При переводе: Внести запись о переводе с указанием новой должности/структурного подразделения и даты.
• Хранение: Бумажные трудовые книжки хранятся у работодателя (в кадровом архиве) в течение 75 лет после увольнения работника. Электронные сведения хранятся в ИС Минтруда бессрочно.
• Выдача при увольнении: Бумажную трудовую книжку (с последней записью) работнику выдают в день увольнения под расписку. Если книжка утрачена, выдается дубликат.

Что НЕ вносится в трудовую книжку (важные нюансы)

Нормативными актами не предусмотрено внесение записей о:

• Приостановлении трудового договора (например, по инициативе работника, в связи с испытанием, по болезни). Факт приостановления не отражается в книжке.
• Временном переводе на другую работу по инициативе работодателя (если это не смена работодателя).
• Совместительстве (записи ведутся в отдельной трудовой книжке, если основное место работы — другое юридическое лицо).

Внесение таких записей может считаться нарушением и быть оспорено работником.

Форма СТД-Р: когда и зачем она нужна?

Форма СТД-Р (Справка о трудовой деятельности), это документ, который выдается работнику при:

1. Добровольном отказе от бумажной трудовой книжки в пользу электронной.
2. Утрате бумажной трудовой книжки и оформлении дубликата (вместо дубликата может быть выдана СТД-Р, если сведения уже есть в электронном виде).

Справка СТД-Р содержит полные сведения о трудовой деятельности за все периоды, но не является заменой трудовой книжки в классическом понимании. Она подтверждает стаж, но не имеет той же юридической «силы» для некоторых целей (например, для назначения пенсии по старости достаточно и справки).

Практические рекомендации для работодателя

• Информируйте работников об их праве выбора способа ведения трудовой книжки (бумажный или электронный) при первом трудоустройстве.
• Разработайте внутренний регламент по работе с трудовыми книжками, учитывающий как бумажный, так и электронный формат.
• Контролируйте сроки внесения записей (в день приёма/увольнения).
• Обеспечьте сохранность бумажных книжек и правильное оформление передаточных актов при смене собственника имущества или реорганизации.
• Используйте актуальные формы документов (новая форма ТК с 2023 года, форма СТД-Р).

Статья 66 ТК РФ — это фундаментальная норма, обеспечивающая защиту трудовых прав граждан через точный учёт их стажа. Современный порядок ведения трудовых книжек — это гибридная система, сочетающая традиционную бумажную форму и обязательный электронный формат для новых работников. Для работодателя критически важно понимать эти правила, чтобы избежать административной ответственности (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ) и обеспечить корректное отражение трудовой истории каждого сотрудника.

Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных кадровых ситуаций необходимо обращаться к актуальным редакциям Трудового кодекса РФ, Федерального закона № 439-ФЗ и иным нормативным правовым актам, а также консультироваться с юристом.