Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат продолжает действовать, и работодатели обязаны вести его корректно․ Ошибки в записях могут привести к проблемам при назначении пенсии или трудоустройстве на новое место․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи в трудовую книжку, опираясь на актуальные правила 2026 года, и приведем наглядные образцы․

Общие правила ведения трудовых книжек в 2026 году

Прежде чем приступить к заполнению документа, важно учесть ключевые требования законодательства:

• Новые бланки: С 2024 года выпускать бланки трудовых книжек имеет право не только Гознак, но и другие предприятия, отвечающие установленным требованиям;
• Запрет на записи со слов: Если какой-либо период работы документально не подтвержден, вносить запись со слов работника категорически недопустимо․
• Электронная трудовая книжка: Если сотрудник перешел на ЭТК, в бумажной делается закрывающая запись․ При этом работодатель обязан выдать бумажную книжку на руки в последний день работы с записью об увольнении и внести сведения о выдаче в книгу учета․
• Печать: Если в организации используется печать, она не должна закрывать подпись владельца трудовой книжки и подпись лица, которое ее оформило․

Заполнение ьного листа

ьный лист заполняется на сотрудников, которые трудоустраиваются впервые․ Здесь указываются ФИО, дата рождения, образование, профессия и дата заполнения․ Подпись владельца и подпись ответственного лица ставятся внизу листа․

Раздел «Сведения о работе»

Это самый объемный раздел, в котором фиксируются данные о приеме, переводах и увольнении․ Разберем каждую операцию подробнее․

Запись о приеме на работу

При трудоустройстве первичного работника (впервые в жизни) до внесения записи о приеме на работу отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов работодатель должен внести данные об образовании, службе в армии и т․д․

Для всех сотрудников запись о приеме вносится следующим образом:

• Графа 1: ставится порядковый номер записи;
• Графа 2: указывается дата приема на работу;
• Графа 3: в виде заголовка пишется полное и сокращенное наименование организации (или ИП)․ Под ним вносится сама запись о приеме с указанием структурного подразделения и должности;
• Графа 4: указываются реквизиты приказа о приеме на работу (дата и номер)․

Образец записи о приеме на работу:

Предположим, сотрудник принят 22 марта 2024 года․

• Графа 1: 11
• Графа 2:
• Графа 3: Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»)
  Принят в отдел кадров на должность специалиста по кадрам
• Графа 4: Приказ от № 12-к

Запись о приеме на работу директора

Запись в трудовой о приеме директора имеет свои особенности․ В графе 3, после наименования организации, указывается: «Принят на должность директора»․ Основанием для записи служит протокол общего собрания учредителей (или решение единственного учредителя), а также приказ о вступлении в должность․

Запись о переводе

Важно помнить: в трудовой книжке фиксируются только постоянные переводы․ Временные переводы (например, на время декрета другого сотрудника) в бумажную книжку не вносятся․

• Графа 1: порядковый номер;
• Графа 2: дата перевода;
• Графа 3: «Переведен в отдел продаж на должность старшего менеджера»;
• Графа 4: реквизиты приказа о переводе․

Запись о совместительстве

Записи о работе по совместительству вносятся по желанию работника․ Основанием будет являться документ, подтверждающий работу по совместительству (справка с основного места работы или копия приказа внешнего работодателя)․

Запись об увольнении

Запись об увольнении вносится в последний рабочий день сотрудника․ В графе 3 указывается причина увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ, а в графе 4 — реквизиты приказа об увольнении․

Образец записи об увольнении по собственному желанию:

• Графа 1: 12
• Графа 2:
• Графа 3: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
• Графа 4: Приказ от № 45-у

После внесения записи об увольнении работник должен расписаться в трудовой книжке и в личной карточке․

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель обязан:

1. Внести в бумажную трудовую книжку закрывающую запись․ Образец записи: «Подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде»․
2. Внести запись о выдаче книжки в книгу учета движения трудовых книжек․
3. Выдать бумажную трудовую книжку сотруднику на руки в последний день работы (или в день подачи заявления, если это предусмотрено внутренним регламентом)․
4. Сдать форму ЕФС-1 (подразделы 1 и 1․1 раздела 1) с датой получения заявления сотрудника․

Оформление дубликата трудовой книжки

Если трудовая книжка утеряна, выдается дубликат․ При заполнении первого листа дубликата в правом верхнем углу ставится отметка «Дубликат»․ Записи о предыдущих местах работы вносятся только на основании официальных документов (справок, выписок из приказов)․ Как уже упоминалось, вносить записи со слов работника недопустимо․

Ведение трудовых книжек требует от кадровика предельной внимательности․ Любая неточность может повлечь за собой необходимость выдачи дубликата или внесения исправлений․ Всегда сверяйтесь с актуальными образцами заполнения, следите за изменениями в законодательстве (особенно в части взаимодействия с ЕФС-1 и ЭТК) и помните, что печать не должна перекрывать подписи сотрудника и работодателя․