Трудовая книжка – это главный документ, фиксирующий трудовую деятельность и стаж работника. В соответствии с законодательством РФ работодатель обязан завести и вести её на каждого сотрудника, выполнившего определённые условия. Ниже подробно рассмотрены правовые основания, порядок ведения, содержание записей и особенности хранения трудовых книжек.

Нормативная база

• Статья 66 ТК РФ – определяет трудовую книжку как основной документ о трудовой деятельности и стаже.
• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» – утверждает формы книжек, вкладышей, правила ведения, хранения, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей.
• Дополнительные разъяснения Роструда и методические рекомендации (например, материалы сайта e‑xecutive.ru).

Кто обязан вести трудовые книжки?

1. Организации и индивидуальные предприниматели (ИП) – обязаны завести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у них свыше пяти дней, если данная работа является для сотрудника основной.
2. Физические лица, не являющиеся ИП – не имеют права делать записи в трудовых книжках и оформлять их для newly принятых работников.

Важно: если работа у данного работодателя является совместительством (дополнительной), трудовая книжка ведётся по месту основной работы, а сведения о совместительстве вносятся по желанию работника на основании подтверждающего документа.

Что вносится в трудовую книжку?

• Личные данные работника: фамилия, имя, отчество, дата рождения (по паспорту или другому документу, удостоверяющему личность).
• Образование, профессия, специальность (по документам об образовании, квалификации или наличию специальных знаний).
• Сведения о выполняемой работе: должность, структурное подразделение, дата приёма.
• Записи о переводах на другую постоянную работу (с указанием даты и основания).
• Информация об увольнении: дата, основание прекращения трудового договора (по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работодателя и т.д.).
• Сведения о награждениях за успехи в работе (премии, благодарности, почётные грамоты и т.п.).

Что не вносится в трудовую книжку?

• Сведения о дисциплинарных взысканиях, за исключением случаев, когда взыскание выражается в виде увольнения.
• Информация о больничных листах, отпусках, надбавках и других выплатах, не связанных с записью о трудовой деятельности.

Порядок оформления и выдачи трудовой книжки

1. Оформление при приёме на работу – производится работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приёма.
2. Выдача копии или выписки – по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать копию трудовой книжки или заверенную выписку не позднее трёх рабочих дней с момента подачи заявления.
3. Хранение – трудовые книжки хранятся у работодателя в условиях, обеспечивающих их сохранность (сухое, защищённое от света место, доступ ограничен уполномоченным лицам).

Особенности ведения трудовых книжек в разных организациях

Организации (юридические лица)

Обязаны вести трудовые книжки на всех сотрудников, соответствующих критериям (более 5 дней работы, основная работа). Ведение осуществляется кадровой службой или уполномоченным сотрудником.

Индивидуальные предприниматели

ИП также обязаны завести трудовые книжки на своих работников в общем порядке, установленном ТК РФ и Постановлением № 225. Отличий в содержании записей нет.

Физические лица, не являющиеся ИП

Не имеют права оформлять трудовые книжки. Если такой работодатель принимает человека на работу, трудовая книжка оформляется у предыдущего работодателя (если она уже есть) либо работник получает её впервые при устройстве к новому работодателю‑организации или ИП.

Права работника в отношении трудовой книжки

• Получить копию трудовой книжки или заверенную выписку по своему требованию (в течение трёх рабочих дней).
• Требовать внесения сведений о работе по совместительству по месту основной работы (по желанию).
• Оспаривать неправильные или недостоверные записи в судебном порядке.

Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

Нарушение установленного порядка ведения, хранения или выдачи трудовых книжек может повлечь:

• Административные штрафы для должностных лиц и организации (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Возможность признания записей недействительными, что затрудняет подтверждение трудового стажа при назначении пенсии или получении социальных выплат.

Ведение трудовых книжек – обязательная процедура для большинства работодателей, направленная на документирование трудовой деятельности сотрудников и обеспечение их прав на социальные гарантии. Соблюдение требований статьи 66 ТК РФ, Постановления Правительства № 225 и иных нормативных актов позволяет избежать штрафов и защищает интересы как работника, так и работодателя. Рекомендуется регулярно проводить внутренний аудит ведения трудовых книжек, обучать ответственных сотрудников и актуализировать внутренние нормативные документы в соответствии с изменениями законодательства.