Внимание! Данная статья основана на последних изменениях, инициированных Минтрудом России и закреплённых в актуальных постановлениях Правительства РФ. Термин «42 правила» часто используется в кадровой практике для обозначения полного перечня требований, хотя официально они сформулированы в едином документе, Правилах ведения и хранения трудовых книжек.

Что регулируют Правила? Ключевые понятия

Правила устанавливают единый порядок для всех работодателей — как юридических, так и физических лиц, использирующих труд наёмных работников. Они регламентируют:

• Форму трудовой книжки и вкладыша к ней (утверждена Минтрудом).
• Порядок заполнения всех разделов (обложка, ьный лист, основные записи, вкладыши).
• Правила хранения как самих книжек, так и бланков.
• Обеспечение работодателей бланками.
• Ведение учёта движения книжек и бланков.

Основные правила ведения (актуальные требования)

Ниже представлен структурированный свод ключевых предписаний, которые и составляют тот самый «полный перечень» для кадровика.

Общие положения и приобретение книжек

1. Обязательность. Трудовая книжка оформляется на каждого работника, принимаемого на работу сроком более 5 дней, за исключением случаев, когда трудовая книжка не ведётся по закону (например, для некоторых категорий самозанятых или по специальным договорам).
2. Источник бланков. Работодатель обязан приобретать бланки трудовых книжек и вкладышей только у официальных поставщиков, уполномоченных Минтрудом РФ. Подделка бланков преследуется по закону.
3. Учёт бланков. Ведутся две отдельные книги учёта (на бумажном носителе, как прямо указано в письмах Минтруда):
   • Книга учёта движения трудовых книжек (заполняется при выдаче книжки работнику, её возврате при увольнении, утере, изъятии).
   • Книга учёта бланков трудовых книжек (учёт поступления и расходования чистых бланков).

Порядок заполнения (самое важное!)

4. Первичное заполнение. При приёме на работу кадровик обязан в течение недели со дня издания приказа о приёме сделать первую запись в трудовой книжке. Запись содержит:
   • Дату приёма на работу.
   • Наименование организации-работодателя (с указанием структурного подразделения, если есть).
   • Основание приёма (номер и дата приказа).
   • Профессию/должность в соответствии со штатным расписанием.
5. Запись об увольнении — ключевое изменение. По последним инициативам Минтруда, при увольнении работника запись может заверяться не только печатью организации, но и подписью руководителя (или уполномоченного лица) и подписью самого работника. Это упрощает процедуру для малых предприятий и ИП. Однако если работник отказывается ставить подпись, это должно быть отражено в приказе, а печать остаётся обязательной.
6. Запрещённые записи. В трудовой книжке не допускается:
   • Исправления, помарки, зачёркивания.
   • Записи, не соответствующие действительности.
   • Сокращения, неясные сокращения, неразборчивый почерк.
   • Записи о disciplinary взысканиях, если они не были оформлены в установленном порядке (приказ, объявление);
7. Смена наименования организации. При реорганизации, изменении названия или типа организации в трудовой книжке делается сводная запись с указанием нового наименования и даты изменения. Старая запись не зачёркивается.
8. Переводы внутри организации. Каждый перевод оформляеться отдельной записью с указанием нового структурного подразделения или наименования организации (если меняется) и основанием (приказ).
9. Вкладыши. Используются только при недостатке места в основной книжке. Вкладыш не является самостоятельным документом, он сшивается с основной книжкой и имеет ту же нумерацию. Запись на вкладыше ведётся по тем же правилам.
10. Заполнение ьного листа. Все графы заполняются разборчиво, чернилами (синего или чёрного цвета), без исправлений. ФИО, дата рождения, образование указываются по документам (паспорт, диплом).

Правила хранения и выдачи

12. Хранение у работодателя. Трудовые книжки сотрудников, находящихся в отпуске, командировке или временно не выполняющих работу, хранятся у кадровой службы в запертом шкафу (сейфе). Доступ ограничен.
13. Выдача работнику. Книжка выдаётся работнику только при увольнении или по его письменному заявлению (например, для предъявления в другие организации). При этом делается отметка в книге учёта движения о выдаче (дата, кому, под роспись).
14. Возврат при увольнении. При увольнении (по любому основанию) трудовая книжка обязательно возвращается работнику в день увольнения (или в день предъявления им заявления о выдаче). Факт возврата фиксируется в книге учёта движения и в самой книжке (отметка «Трудовая книжка выдана» с датой и подписью сотрудника кадров).
15. Хранение после увольнения. Если работник не забрал книжку в день увольнения, работодатель обязан хранить её 3 года (общий срок хранения кадровых документов). По истечении срока невостребованные книжки уничтожаются по акту.
16. Утеря или порча. При утере или порче книжки работодатель обязан по заявлению работника оформить дубликат. Порядок выдачи дубликата строго регламентирован: запись в дубликате воспроизводится со всех записей из подлинника на основании имеющихся в организации документов (приказы, личные карточки). Если документов нет — запись не делается. Дубликат оформляеться на новом бланке с пометкой «Дубликат».

Учёт и отчётность

17. Ведение книг учёта. Книги учёта движения и учёта бланков ведут на бумажном носителе. Они должны быть пронумерованы, прошнурованы, с описью. Записи делаются ежедневно, без исправлений.
18. Сроки хранения. Сами трудовые книжки (подлинники) хранятся у работодателя только в период действия трудового договора. После увольнения и выдачи книжки — 3 года (если не забрана). Книги учёта и все кадровые документы, на основании которых делались записи, хранятся 75 лет (если речь идёт о документах по труду, пенсионному обеспечению).
19. Ответственность. За нарушения правил ведения и хранения трудовых книжек (неправильное оформление, порча, утрата) работодатель и виновные должностные лица несут административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы).

Что меняется? Перспективы упрощения

Как следует из информации, Минтруд России активно работает над упрощением системы. Основные направления будущих изменений:

• Исключение избыточных требований. Возможное сокращение обязательных записей, которые дублируют информацию из других документов.
• Упрощение процедуры заверения. Расширение возможности заверять записи подписью без печати (уже частично реализовано).
• Цифровизация. Обсуждается возможность ведения электронных трудовых книжек (ЭТК) в более широком масштабе, что в перспективе может изменить саму парадигму хранения.

Важно: пока изменения не приняты в окончательном виде и не вступили в силу, действует действующий порядок, утверждённый Постановлением № 132.

Краткий чек-лист для кадровика (42 правила в сжатом виде)

1. Используйте только официальные бланки Минтруда.
2. Ведите две бумажные книги учёта (движения и бланков).
3. Заполняйте ьный лист чётко, по документам.
4. Делайте первую запись в течение 7 дней после приёма.
5. Записывайте все перемещения (переводы, смены названия).
6. Не делайте исправлений, помарок, зачёркиваний.
7. Используйте вкладыши только при нехватке места, сшивайте с книжкой.
8. При увольнении заверяйте запись печатью ИЛИ подписью рук-ля + подписью работника.
9. Обязательно возвращайте книжку работнику в день увольнения.
10. Фиксируйте факт выдачи в книге учёта движения и на последней странице книжки.
11. Храните книжки уволенных, не забранных в срок, 3 года.
12. При утере оформляйте дубликат на основании имеющихся документов.
13. В дубликате воспроизводите все старые записи.
14. На дубликате обязательно пишите «Дубликат».
15. Храните кадровые документы (приказы, листки) -5 лет.
16. Не допускайте записей о взысканиях без оформленного приказа.
17. Указывайте в записях точные даты и полные наименования.
18. Заполняйте записи синими или чёрными чернилами/шариковой ручкой.
19. Не используйте карандаш.
20. При смене руководителя организации не переоформляйте старые записи.
21. При смене ФИО (в случае перемены имени) делайте новую запись с указанием «Ранее (старое ФИО)».
22. Запись об увольнении должна содержать точную формулировку основания (приказ, ст. ТК РФ).
23. Не вставляйте в книжку посторонние бумаги, фотографии.
24. Не переплетайте и не перешивайте книжку самостоятельно.
25. При повреждении книги (порча) оформите дубликат.
26. При восстановлении утраченной книги оформите дубликат.
27. Дубликат выдаётся взамен утраченного подлинника.
28. При увольнении по собственному желанию запись делается на основании заявления работника.
29. При увольнении по соглашению сторон запись делается на основании соглашения.
30. При увольнении по истечении срока договора запись делается на основании приказа.
31. Запись об увольнении не должна содержать оценку работы.
32. При увольнении по сокращению штата указывайте именно это основание.
33. При увольнении за прогул указывайте «Уволен за прогул (ст. 81 ТК РФ)».
34. Запись о приёме на работу должна содержать профессию/должность.
35. При переводе на другую работу в той же организации — новая запись с указанием новой должности.
36. При временной работе (сезонные работы, надомный труд) также ведётся трудовая книжка.
37. Для работников, совмещающих профессии, каждая работа оформляется отдельной записью.
38. При увольнении и последующем приёме на работу в ту же организацию — две отдельные записи.
39. Не заполняйте графы «Зарплата» и «Примечания» (они устарели и не используются).
40. При увольнении по решению суда запись делается на основании вступившего в силу решения суда.
41. При увольнении в связи с выходом на пенсию указывайте «Уволен в связи с выходом на пенсию».
42. При увольнении по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ) обязательно указывать конкретную часть статьи.
43. При увольнении по собственному желанию в период испытательного срока — «Уволен по собственному желанию (в период испытательного срока)».
44. При увольнении в связи с отказом от продолжения работы при изменении условий трудового договора — «Уволен в связи с отказом от продолжения работы в связи с изменением условий трудового договора (ст. 72.1 ТК РФ)».
45. При увольнении в связи с истечением срока действия трудового договора — «Уволен в связи с истечением срока действия трудового договора (ст. 79 ТК РФ)».
46. При увольнении по соглашению сторон, «Уволен по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)».
47. При увольнении по иным основаниям — точная ссылка на статью ТК РФ или иного НПА.

Примечание: Нумерация выше приведена для удобства запоминания и соответствует сложившейся практике «42 правил». Официальный документ содержит единый свод требований без такой нумерации;

Ведение и хранение трудовых книжек — это не формальность, а важнейшая кадровая и юридическая обязанность работодателя. Несоблюдение правил ведёт к административной ответственности, а также может стать основанием для судебных споров с работником о неправильном оформлении увольнения. Ключевой принцип 2026 года: записи должны быть точными, чёткими, соответствовать действительности и заверяться в установленном порядке (печатью или подписью + подписью работника).

Следите за обновлениями на официальном сайте Минтруда России, так как процесс упрощения правил продолжается.