Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональный путь гражданина Российской Федерации․ Несмотря на активный переход к цифровым форматам (электронным трудовым книжкам) и сдаче отчетности по форме СЗВ-ТД, который стал массовым с 2021 года, правила внесения записей сохраняют свою юридическую силу․ В данной статье мы подробно разберем, какие именно сведения подлежат внесению, как оформляется раздел о награждениях и что делать в случае утери документа․
Основные сведения, подлежащие внесению
Согласно действующему законодательству и Порядку ведения и хранения трудовых книжек, работодатель обязан вносить в документ следующую информацию:
- Сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование (вносятся при первичном оформлении)․
- Сведения о работе:
- Прием на работу (с указанием должности, структурного подразделения и даты)․
- Переводы на другую постоянную работу;
- Изменение квалификации (разряда, класса, категории)․
- Увольнение (с указанием основания и статьи Трудового кодекса РФ)․
- Сведения о награждении: информация о поощрениях за трудовые заслуги․
Важно помнить, что с 2021 года при приеме на работу впервые гражданам оформляются только электронные трудовые книжки․ Для тех, кто вел бумажные книжки ранее, они сохраняются и заполняются параллельно с передачей данных в Пенсионный фонд (СФР), если работник не отказался от бумажного формата в пользу электронного․
Раздел «Сведения о награждении»: что вносить?
Один из самых часто задаваемых вопросов в Минтруд касается раздела о награждениях․ Многие работодатели ошибочно вносят туда любые премии или материальные поощрения․ Однако правила строги:
В раздел «Сведения о награждении» вносятся только:
- Государственные награды и звания․
- Награды, полученные от органов государственной власти, органов местного самоуправления․
- Награды от организаций, если они предусмотрены законодательством или уставом организации как высшая форма поощрения за трудовые заслуги (например, занесение на Доску почета, награждение почетными грамотами с вручением ценного подарка, если это прописано в локальных актах как значимое достижение)․
Важно: Ежемесячные или квартальные премии, бонусы за выполнение плана и иные выплаты стимулирующего характера в трудовую книжку не вносятся․ В письмах Минтруда (включая разъяснения 2025 года) подчеркивается, что раздел о награждении заполняется только за выдающиеся трудовые заслуги перед государством или обществом․
Особенности ведения в период цифровизации
Цифровизация коснулась всех сфер трудовых отношений․ С 2021 года основным источником информации о стаже для Пенсионного фонда (СФР) стала форма СЗВ-ТД․ Именно данные из этой формы формируют электронную трудовую книжку․
При заполнении бумажной версии необходимо строго следить за соответствием записей тем данным, которые были переданы в СФР․ Любая ошибка может привести к проблемам при подтверждении стажа для пенсии․
Типичные ошибки при внесении записей:
- Использование сокращений (должно быть написано полностью: «принят», «переведен», «уволен»)․
- Внесение записей о дисциплинарных взысканиях (в трудовую книжку вносятся только сведения о приеме, переводе, увольнении и награждении; штрафы и выговоры не пишутся)․
- Нечеткий почерк или использование карандаша (записи ведутся только чернилами черного, синего или фиолетового цвета)․
Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?
Если трудовая книжка утеряна работником, он обязан немедленно сообщить об этом работодателю․ В этом случае оформляется дубликат трудовой книжки․
Процедура восстановления:
- Работник пишет заявление о выдаче дубликата․
- В дубликат вносится общая продолжительность стажа на основании документов (справки с предыдущих мест работы, архивные выписки), но без детализации по должностям, если нет точных данных․
- Если документы утеряны и восстановить их невозможно, стаж может быть установлен через суд или на основании показаний свидетелей (в рамках пенсионного законодательства)․
Если трудовая книжка испорчена (замазана, порвана, залита), она также подлежит замене на дубликат, в который переносятся все читаемые и подтвержденные записи․
Подтверждение электронной трудовой книжки
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки? Работник может получить выписку о своей трудовой деятельности:
- Через портал Госуслуги․
- В клиентской службе Социального фонда России (СФР)․
- У работодателя (по последнему месту работы)․
Эта выписка имеет ту же юридическую силу, что и бумажная трудовая книжка, и принимается во всех инстанциях для подтверждения стажа․
Правильное ведение трудовой книжки — это ответственность работодателя и гарантия защиты прав работника․ В 2026 году, когда цифровые реестры стали нормой, особенно важно следить за корректностью вносимых данных, особенно в части награждений и оснований увольнения․ Помните: в раздел о награждении вносятся только заслуженные государственные и корпоративные отличия, а не обычные премиальные выплаты․ Бережное отношение к этому документу обеспечит беспроблемное оформление пенсии и подтверждение профессионального опыта в будущем․