Трудовая книжка – один из главных документов‚ фиксирующих трудовое правоотношение между работником и работодателем. Правильное заполнение и своевременное обновление её записей – обязательное требование трудового законодательства РФ. В статье подробно рассматриваются правила ведения трудовых книжек в 2026 году‚ основные нюансы и примеры оформления.
Правовая основа
Ведение трудовых книжек регулируется:
- Кодексом Российской Федерации об труде;
- Постановлением Правительства РФ № 1
- Положением о порядке ведения и хранения трудовых книжек (обновлённым в 2025‑2026 гг.);
- Требованиями Минтруда и социальной защиты к оформлению кадровых документов.
Все записи в книжке должны быть подтверждены подписью работодателя или уполномоченного лица и заверены печатью организации.
Нормативные акты‚ актуальные в 2026 году
- «Порядок ведения и хранения трудовых книжек» (вступивший в силу с ).
- Письмо Министерства труда от № 12‑2026 «О внесении уточнений в правила оформления записей о переводах».
- КонсультантПлюс: «Записи о переводах на другую работу в трудовых книжках: вопросы от новичков (Ливена С.В.‚ 2024)».
Основные принципы заполнения записей
Записи вводятся в хронологическом порядке‚ начиная с самого старого места работы и заканчивая текущим местом работы. При этом соблюдаются следующие правила:
- Графа 1. – дата начала работы (ГГГГ‑ММ‑ДД).
- Графа 2. – наименование организации‑работодателя.
- Графа 3. – должность‚ ставка‚ тарифный тариф (оклад).
- Графа 4. – сведения о стаже (общий и страховой);
- При переводе‚ переводе на другую постоянную работу или изменении условий – вносится отдельная запись с указанием даты и основания (приказ‚ распоряжение).
Запись о приеме на работу
При приёме сотрудника в организацию необходимо оформить запись в следующем виде:
Запись № 1 (2026‑02‑18) Приём на работу ООО «Пример» – 1234567890 Должность: Инженер‑конструктор Ставка: 45 000 руб. Стаж: 0 лет 0 месяцев 0 дней
Если в предыдущей книжке сотрудника уже есть запись о переходе на ЭТК (электронный трудовой договор) – её необходимо закрыть соответствующей отметкой.
Запись о переводе на другую работу
Перевод на другую постоянную работу оформляется отдельной записью‚ подписанной руководителем и заверенный печатью организации.
Запись № 5 (2026‑08‑05) Перевод на другую постоянную работу Приказ № 123 от Смена должности: Старший инженер Основание: Перевод по требованию службы
В Порядке ведения и хранения трудовых книжек не требуется указывать слово «постоянно»‚ однако в практике часто используется для ясности.
Запись о переходе на другую работу (непостоянную)
Если сотрудник переводится на работу‚ не являющуюся постоянной (например‚ временный проект)‚ в книжке вносят запись с указанием срока действия и основания.
Запись № 7 (2026‑11‑12) Перевод на временную работу Договор № 456 от Срок: – Должность: Специалист по маркетингу
Специфика оформления стажа и стажных записей
Стаж вносится в графу «Стаж работы» и рассчитывается на основании подтверждающих документов (трудовой договор‚ выписка из соцфондов и т.д.). Пример оформления:
- Общий стаж: 8 лет‚ 4 месяца‚ 12 дней.
- Стаж по условиям‚ указанным в предыдущей книжке‚ учитывается только при наличии её оригинала.
Пример записи:
Запись № 3 (2025‑08‑05) Общий стаж: 8 лет 4 месяца 12 дней Подтверждающие документы: выписка из ПФР‚ трудовая книжка бывшего места работы
Исправление ошибок и уточнений
Ошибки в записи могут быть исправлены только в следующих случаях:
- При наличии официального приказа о корректировке данных.
- При подписи работодателя и ставии «Исправление» рядом с ошибочной записью.
- При необходимости – вводятся новые записи с указанием даты исправления.
Важно: исправления не допускаются без подписи и печати организации‚ иначе запись считается недействительной.
Электронные трудовые книжки
С 2026 года трудовые книжки могут вестись как в бумажном‚ так и в электронном виде. При ведении электронного документа:
- Все записи подписываются электронной подписью работодателя.
- Система автоматически фиксирует дату и время внесения записи.
- Электронный вариант должен быть доступен для просмотра работнику в любой момент.
Пример электронного ввода:
Запись № 12 (2026‑04‑15 12:03:53) Перевод на другую работу Приказ № 2026‑04‑15 Должность: Руководитель отдела
Примеры типовых записей
Приём на работу
Запись № 1 (2026‑01‑13 22:47:30)
Приём на работу ООО «ТехноСервис» – 7890123456 Должность: Менеджер по продажам Ставка: 35 000 руб. Стаж: 0 лет 0 месяцев 0 дней
Перевод на другую постоянную работу
Запись № 4 (2026‑03‑27 00:00:00)
Перевод на другую постоянную работу Приказ № 89 от Смена должности: Главный бухгалтер Основание: Перевод по инициативе руководства
Перевод на другую работу (временно)
Запись № 9 (2026‑06‑20 15:14:52)
Перевод на временную работу Договор № 345 от Срок: – Должность: Специалист по ИТ‑поддержке
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Нужно ли указывать слово «постоянно» в записи о переводе?
Ответ: В официальных документах слово «постоянно» не обязательно‚ однако в практике часто используется для большей ясности. - Вопрос: Как оформить запись‚ если в прежней книжке уже есть закрывающая отметка о переходе на ЭТК?
Ответ: Запись о переходе на ЭТК закрывается отдельным документом‚ после чего в новой книжке продолжается ведение с первой записи о приёме. - Вопрос: Можно ли вносить записи в электронный формат без подписи?
Ответ: Нет. Электронные записи должны быть подписаны электронной подписью работодателя или уполномоченного лица.
Правильное оформление записей в трудовой книжке – залог юридической чистоты трудовых отношений и защита прав как работодателя‚ так и работника. Соблюдение изложенных выше правил позволяет избежать ошибок‚ упростить процесс аудита и обеспечить соответствие требованиям законодательства.
Для более детального ознакомления с примерами заполнения рекомендуется скачать официальные образцы‚ опубликованные на портале КонсультантПлюс и в материалах Бухонлайн.